e-Doręczenia en Pologne : qu'est-ce que ce système, quand deviendra-t-il obligatoire et que doivent faire les Ukrainiens ?

La Pologne passe à un système électronique pour recevoir des lettres officielles, e-Doręczenia — tous les documents seront envoyés uniquement en ligne. Découvrez ce qu'est ce service, quand il deviendra obligatoire et ce que les Ukrainiens doivent faire pour ne pas manquer des messages importants

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La transition des agences gouvernementales polonaises vers la communication électronique entre dans sa phase finale. Selon gov.pl, toutes les agences gouvernementales doivent passer au système de livraison de documents électroniques e-Doręczenia, le canal officiel pour recevoir des lettres légalement significatives des agences gouvernementales, d'ici le 1er janvier. Pour les étrangers, y compris les Ukrainiens, qui se trouvent en Pologne sur la base d'une protection temporaire ou qui y travaillent légalement, comprendre les nouvelles règles est d'une importance cruciale.

Qu'est-ce que l'e-Doręczenia et comment remplacera-t-il l'ePUAP ?

L'e-Doręczenia est un système d'État pour la livraison électronique de lettres officielles, décisions, documents, convocations et notifications administratives. Il remplace complètement la correspondance papier traditionnelle et le service ePUAP.

En termes de force légale, les messages reçus via e-Doręczenia sont équivalents à une lettre recommandée avec accusé de réception. Cela signifie qu'ils seront considérés comme livrés même si le destinataire ne les a pas lus, mais qu'ils sont apparus dans sa boîte aux lettres électronique.

Le système est administré par le ministère polonais des Affaires numériques.

Quand la Pologne passera-t-elle complètement à l'e-Doręczenia ?

Les changements se feront par étapes, mais les dates clés ont déjà été fixées :

● Jusqu'à la fin de 2025, l'ePUAP et l'e-Doręczenia seront en fonctionnement.

● À partir du 1er janvier 2026, les lettres papier et l'ePUAP cesseront officiellement d'être utilisés pour la correspondance gouvernementale.

Après cette date, toutes les agences gouvernementales sont tenues d'utiliser la livraison électronique comme méthode principale de correspondance.

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Que doivent faire les étrangers, y compris les Ukrainiens

Pour les citoyens d'autres pays qui se trouvent en Pologne, la création d'une adresse électronique est obligatoire s'ils interagissent avec des agences gouvernementales — soumettre des documents, renouveler leur carte de séjour, obtenir un PESEL, légaliser leur emploi, etc. Vous devez :

1. Aller sur le site officiel d'e-Doręczenia et créer une adresse (ADE).

2. Remplir le formulaire d'inscription avec des données personnelles de base.

3. Activer la boîte aux lettres via Profil Zaufany, la banque ou une autre méthode disponible.

4. Vérifier régulièrement votre boîte aux lettres électronique, car toutes les décisions et lettres y seront envoyées.

Sans une adresse activée, une personne peut manquer un message important. Et "non-réception d'une lettre" ne sera pas un motif d'appel, car le système enregistre automatiquement le moment de la livraison.

Pourquoi l'e-Doręczenia est important pour les Ukrainiens

Les Ukrainiens en Pologne reçoivent régulièrement des documents officiels concernant :

● l'extension de la protection temporaire,

● les processus administratifs,

● les permis de travail,

● le statut de résidence,

● les décisions sur le soutien social,

● les questions de Voïvode / Urząd,

● les convocations pour examiner des documents.

Toutes ces notifications seront bientôt envoyées uniquement par voie électronique. Une boîte aux lettres non vérifiée peut entraîner des délais manqués, l'annulation d'une demande, voire un refus de légalisation. C'est pourquoi il est important pour les Ukrainiens qui sont en cours de légalisation ou qui ont des situations complexes avec leur statut de recevoir un soutien professionnel.

Conseil : si vous devez prolonger votre carte de séjour, déposer un recours, demander un permis de travail ou traiter une notification reçue via e-Doręczenia, nous vous recommandons de consulter des avocats spécialisés en immigration. Visit Ukraine propose des consultations en ligne avec des experts qui expliqueront les procédures, vous aideront à préparer des documents et vous conseilleront sur la manière d'agir en cas de litiges.

Nous vous rappelons ! L'Ukraine a ouvert un nouveau vice-consulat à Rzeszów (Żeszów), qui servira environ 60 000 citoyens. Lisez à propos des services que l'institution fournira.

Photo : Shutterstock

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