e-Doręczenia en Polonia: ¿qué es este sistema, cuándo se volverá obligatorio y qué deben hacer los ucranianos?

Polonia está cambiando a un sistema electrónico para recibir cartas oficiales, e-Doręczenia: todos los documentos se enviarán solo en línea. Descubre qué es este servicio, cuándo se volverá obligatorio y qué deben hacer los ucranianos para no perder mensajes importantes

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La transición de las agencias gubernamentales polacas a la comunicación electrónica está entrando en su etapa final. Según gov.pl, todas las agencias gubernamentales deben cambiar al sistema de entrega de documentos electrónicos e-Doręczenia, el canal oficial para recibir cartas legalmente significativas de las agencias gubernamentales, antes del 1 de enero. Para los extranjeros, incluidos los ucranianos, que se encuentran en Polonia con base en la protección temporal o que trabajan aquí legalmente, entender las nuevas reglas es de vital importancia.

¿Qué es e-Doręczenia y cómo reemplazará a ePUAP?

e-Doręczenia es un sistema estatal para la entrega electrónica de cartas oficiales, decisiones, documentos, citaciones y notificaciones administrativas. Reemplaza completamente la correspondencia tradicional en papel y el servicio ePUAP.

En términos de fuerza legal, los mensajes recibidos a través de e-Doręczenia son equivalentes a una carta registrada con confirmación de entrega. Esto significa que se considerarán entregados incluso si el destinatario no los ha leído, pero han aparecido en su buzón electrónico.

El sistema es administrado por el Ministerio de Asuntos Digitales de Polonia.

¿Cuándo hará Polonia la transición completa a e-Doręczenia?

Los cambios se llevarán a cabo en etapas, pero las fechas clave ya se han establecido:

● Hasta finales de 2025, tanto ePUAP como e-Doręczenia estarán en funcionamiento.

● A partir del 1 de enero de 2026, las cartas en papel y ePUAP dejarán de utilizarse oficialmente para la correspondencia gubernamental.

Después de esta fecha, todas las agencias gubernamentales están obligadas a utilizar la entrega electrónica como el método principal de correspondencia.

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Lo que deben hacer los extranjeros, incluidos los ucranianos

Para los ciudadanos de otros países que se encuentran en Polonia, crear una dirección electrónica es obligatorio si interactúan con agencias gubernamentales: presentar documentos, renovar su tarjeta de residencia, obtener un PESEL, legalizar su empleo, etc. Necesitan:

1. Ir al sitio web oficial de e-Doręczenia y crear una dirección (ADE).

2. Completar el formulario de registro con datos personales básicos.

3. Activar el buzón a través de Profil Zaufany, banca o otro método disponible.

4. Revisar su buzón electrónico regularmente, ya que todas las decisiones y cartas se enviarán allí.

Sin una dirección activada, una persona puede perder un mensaje importante. Y "no recepción de una carta" no será motivo de apelación, ya que el sistema registra automáticamente el momento de la entrega.

Por qué e-Doręczenia es importante para los ucranianos

Los ucranianos en Polonia reciben regularmente documentos oficiales relacionados con:

● la extensión de la protección temporal,

● procesos administrativos,

● permisos de trabajo,

● estado de residencia,

● decisiones sobre apoyo social,

● asuntos de Voievoda / Urząd,

● citaciones para revisar documentos.

Todas estas notificaciones pronto se enviarán solo electrónicamente. Un buzón no revisado puede llevar a perder plazos, cancelación de una solicitud o incluso rechazo de la legalización. Por eso es importante que los ucranianos que están en proceso de legalización o tienen situaciones complejas con su estatus reciban apoyo profesional.

Consejo: si necesitas extender tu tarjeta de residencia, presentar una apelación, solicitar un permiso de trabajo o tratar con una notificación recibida a través de e-Doręczenia, recomendamos consultar con abogados de inmigración. Visit Ukraine ofrece consultas en línea con expertos que explicarán los procedimientos, te ayudarán a preparar documentos y te aconsejarán sobre cómo actuar en caso de disputas.

¡Te recordamos! Ucrania ha abierto un nuevo viceconsulado en Rzeszów (Żeszów), que atenderá a aproximadamente 60,000 ciudadanos. Lee sobre los servicios que ofrecerá la institución.

Foto: Shutterstock

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