Нові правила апостилізації документів для використання за кордоном у 2026 році: що зміниться для українців

Україна оновлює правила апостилізації документів для використання за кордоном з 2026 року. Дізнайтеся, як працюватиме Електронний реєстр апостилів, скільки коштуватиме послуга та що зміниться для фізичних та юридичних осіб

Отримайте свої документи апостилізованими та перекладеними без жодних клопотів з юристами Visit Ukraine!

ЗАМОВИТИ

Міністерство юстиції України оновлює процедуру проставлення апостиля на офіційних документах, які використовуються за межами країни. Новий порядок затверджено наказом Мін’юсту від 20 листопада 2025 року № 3177/5. Він набере чинності з 1 лютого 2026 року, але не раніше дня його офіційного опублікування.

Які документи втрачають чинність?

З моменту набрання чинності нового порядку більше не застосовуватиметься Порядок проставлення апостиля, затверджений наказом Мін’юсту від 11 листопада 2015 року № 2268/5. Також втратить чинність наказ Міністерства юстиції України від 30 листопада 2015 року № 2452/5, який регламентував подання відомостей про зразки підписів, печаток і штампів.

Таким чином, процедура апостилювання повністю переходить на нові правила з урахуванням цифровізації та централізованого обліку даних.

Електронний реєстр апостилів: ключова зміна

Однією з головних новацій є те, що проставлення апостиля відтепер здійснюватиметься із застосуванням програмних засобів Електронного реєстру апостилів. Саме через цей реєстр відбуватиметься облік усіх операцій, а також перевірка повноважень посадових осіб.

Новий порядок детально регламентує наповнення реєстру, зокрема внесення:

● зразків підписів посадових осіб;

● відбитків печаток та/або штампів;

● відомостей про сертифікати відкритих ключів.

Відповідальність за наповнення Електронного реєстру апостилів розподілена між кількома органами:

● Міністерство юстиції України — щодо посадових осіб Мін’юсту;

● територіальні органи Мін’юсту — щодо працівників відділів державної реєстрації актів цивільного стану, державних реєстраторів юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців і громадських формувань, а також нотаріусів;

● Державна архівна служба України — щодо посадових осіб архівних установ і самої служби;

● суди — щодо суддів.

Такий розподіл має спростити перевірку документів і зменшити кількість відмов через технічні або формальні помилки.

Не хочете пропускати важливі оновлення та корисні матеріали? Підпишіться на нашу щотижневу розсилку!

Строки розгляду заяв

Новий порядок чітко визначає строки ухвалення рішень. Проставлення апостиля або відмова в його проставленні здійснюються протягом трьох робочих днів. Відлік цього строку починається з наступного дня після реєстрації заяви в Електронному реєстрі апостилів.

Це правило є однаковим для всіх заявників і має зробити процедуру більш прогнозованою, що особливо важливо для тих, хто готує документи для навчання, роботи або переїзду за кордон.

Процедури, врегульовані новим порядком

Документ також системно описує всі етапи взаємодії заявника з органами влади. Зокрема, врегульовано процедури:

● прийняття документів для проставлення апостиля;

● їх розгляду;

● видачі результатів;

● отримання відомостей з Електронного реєстру апостилів про вже проставлений апостиль.

На практиці це означає більш чіткий алгоритм дій і зменшення ризиків непорозумінь під час подання документів.

Скільки коштує апостиль у 2026 році

Розмір плати за проставлення апостиля прив’язаний до прожиткового мінімуму для працездатних осіб, встановленого законом на 1 січня відповідного року. Сума округлюється до найближчих 10 гривень.

Оскільки Законом України «Про Державний бюджет України на 2026 рік» прожитковий мінімум для працездатних осіб визначено на рівні 3328 грн, з 1 січня 2026 року діють такі тарифи:

● для фізичних осіб (0,2 прожиткового мінімуму) — 670 грн;

● для юридичних осіб (0,35 прожиткового мінімуму) — 1160 грн.

Що варто врахувати українцям, які готують документи за кордон

Оновлення правил апостилювання особливо важливе для громадян, які планують навчання, працевлаштування, реєстрацію бізнесу або оформлення сімейних питань за кордоном. У таких випадках правильність і своєчасність проставлення апостиля часто є критичною.

Щоб уникнути затримок і помилок, багато українців звертаються по фахову допомогу. На платформі Visit Ukraine можна скористатися послугами юристів, які супроводжують процес проставлення апостиля та допомагають підготувати документи відповідно до нових вимог, що особливо актуально після запровадження Електронного реєстру апостилів.

Нагадаємо! З початку 2026 року українцям доведеться враховувати оновлені тарифи на оформлення паспортних документів і дозволів на проживання. Зміни торкнулися як ID-карт і закордонних паспортів, так і документів для тимчасового та постійного проживання, що безпосередньо впливає на витрати при плануванні заміни або отримання нових документів. Читайте, скільки тепер коштує оформити паспорт в Україні і які ціни діють у 2026 році.

Фото: shutterstock