Відмова в апостилі: причини, поширені помилки та як успішно повторно подати документи

Що робити, якщо вашу заявку на апостиль було відхилено? У цій статті ми зібрали основні причини відмови, а також інструкції щодо подальших дій для отримання апостиля. Дізнайтеся більше про поширені причини відмови та як правильно підготувати документи для апостиля

Сертифікація апостиля може бути простою та швидкою – замовте послугу у професіоналів

ЗАМОВИТИ

Апостиль — це спеціальний штамп, який підтверджує дійсність офіційного документа для його використання за кордоном, зокрема у країнах-учасницях Гаазької конвенції 1961 року. Й іноді заявники стикаються з відмовою в його проставленні. Така ситуація викликає стрес і затримки в оформленні документів для роботи, навчання, виїзду за кордон чи оформлення статусу. У цій статті ми зібрали найчастіші причини відмови, способи їх усунення, а також поради як діяти у випадку відмови та до кого звернутись по допомогу.

Поширені причини відмови в проставленні апостилю та типові помилки

Серед найпоширеніших причин відмови у апостилюванні можна виділити наступні:

1. На документи не можна поставити апостиль

Перша та найпоширеніша причина відмови — сам документ не підпадає під процедуру апостилювання. Це стосується, зокрема:

● документів, виданих приватними структурами (на них не ставиться апостиль без нотаріального засвідчення);

● документів, які мають бути подані в країни, що не визнають апостиль (наприклад, Канада або ОАЕ), — у таких випадках потрібна консульська легалізація.

Що робити: уточніть вимоги країни, куди плануєте подавати документи. Якщо апостиль не підходить, замовте процедуру легалізації з перекладом і засвідченням у консульстві.

2. Невідповідність форми чи змісту документа

Якщо документ має будь-які пошкодження, виправлення, плями, нечіткий друк, відсутність підпису чи печатки — вам, скоріше за все, відмовлять у проставленні апостиля. Такі документи вважаються неналежно оформленими.

Рішення: необхідно замінити документ на новий у відповідному органі або, якщо це допустимо, оформити нотаріальну копію якісного зразка.

3. Документ не пройшов попереднє завірення

Багато документів перед подачею на апостиль мають проходити додаткове завірення. Наприклад: довідки з вишів — мають бути підтверджені в Міністерстві освіти.

Як уникнути помилки: перед подачею з’ясуйте, чи потрібне попереднє підтвердження. Його відсутність — одна з ключових причин відмови.

4. Подача копії замість оригіналу

Ще одна типова помилка — спроба апостилювати копію документа, яка не завірена нотаріально або не відповідає встановленим вимогам. Апостиль ставиться виключно:

● на оригінал документа;

● або на нотаріально завірену копію (у випадках, коли це дозволено).

Порада: не ризикуйте — краще уточнити формат, у якому саме документ приймуть для апостилювання.

5. Подання до неправильного органу

В Україні апостиль ставлять такі міністерства:

● Міністерство юстиції — судові рішення, витяги, нотаріальні документи;

● Міністерство освіти і науки — дипломи, сертифікати, інші освітні документи;

● Міністерство закордонних справ — довідки, довіреності, інші офіційні документи.

Подання до невідповідного органу призводить до автоматичної відмови.

Рішення: перевірте, який саме орган відповідає за апостилювання вашого типу документа.

Не хочете пропускати важливі оновлення та корисні матеріали? Підпишіться на нашу щотижневу розсилку!

Що робити, якщо апостиль не поставили: алгоритм дій

Якщо ви отримали відмову у проставленні апостилю, юристи Visit Ukraine радять дотримуватись наступного алгоритму дій:

1. Уважно проаналізуйте причину відмови. Ви маєте отримати письмове або усне пояснення. Це дасть змогу точно визначити, що саме було не так у поданому пакеті документів.

2. Перевірте відповідність документу вимогам Гаазької конвенції. Дізнайтеся, чи визнає апостиль країна, де ви плануєте використовувати документ, та чи підпадає він під дію Конвенції.

3. Приведіть документ до вимог держорганів. Залежно від ситуації, вам може бути необхідно:

● замовити новий документ;

● завірити копію у нотаріуса;

● пройти попереднє підтвердження у відповідному міністерстві.

4. Подайте повторно або зверніться до фахівців. Якщо питання термінове або є ризик повторної відмови, доцільно звернутись за допомогою до міграційних експертів. Юрист точно знає, як правильно оформити документи та подати їх повторно, щоб зекономити ваш час та уникнути затримок.

Професійна допомога у проставленні апостилю: як отримати?

Команда міграційних юристів Visit Ukraine надає повний супровід послуг апостилювання:

● попередній аналіз документів;

● інструкції щодо усунення недоліків;

● підготовка нотаріальних копій;

● подача до відповідного міністерства;

● прискорене апостилювання, якщо це можливо.

Також наші фахівці допомагають з перекладами та консульською легалізацією документів для їх подальшого використання за кордоном.

Залишились питання або отримали відмову? Зверніться до професіоналів — наші юристи допоможуть вирішити ситуацію швидко та без стресу.

Нагадаємо! На порталі Visit Ukraine тепер можна замовити професійний переклад документів будь-якої складності з нотаріальним засвідченням від досвідчених перекладачів в Україні. Читайте про повний спектр послуг з перекладу паспортів, дипломів, довідок та інших документів, а також умови та ціни за посиланням.