Neue Regeln für die Apostillierung von Dokumenten zur Verwendung im Ausland ab 2026: Was sich für Ukrainer ändern wird

Die Ukraine aktualisiert die Regeln für die Apostillierung von Dokumenten zur Verwendung im Ausland ab 2026. Erfahren Sie, wie das Elektronische Register der Apostillen funktionieren wird, wie viel der Service kosten wird und was sich für Privatpersonen und juristische Personen ändern wird

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Das Justizministerium der Ukraine aktualisiert das Verfahren zur Anbringung von Apostillen auf offiziellen Dokumenten, die außerhalb des Landes verwendet werden. Das neue Verfahren wurde durch den Erlass des Justizministeriums Nr. 3177/5 vom 20. November 2025 genehmigt. Es tritt am 1. Februar 2026 in Kraft, jedoch nicht vor dem Datum seiner offiziellen Veröffentlichung.

Welche Dokumente werden ungültig?

Mit Inkrafttreten des neuen Verfahrens verliert das Verfahren zur Anbringung von Apostillen, das mit Erlass des Justizministeriums Nr. 2268/5 vom 11. November 2015 genehmigt wurde, seine Gültigkeit. Die Verordnung Nr. 2452/5 des Justizministeriums der Ukraine vom 30. November 2015, die die Übermittlung von Informationen über Muster von Unterschriften, Siegeln und Stempeln regelte, wird ebenfalls ungültig.

Somit wird das Apostille-Verfahren unter Berücksichtigung der Digitalisierung und der zentralisierten Datenspeicherung vollständig auf die neuen Regeln umgestellt.

Elektronisches Register für Apostillen: eine wichtige Änderung

Eine der wichtigsten Neuerungen besteht darin, dass Apostillen nun mit Hilfe der Softwaretools des elektronischen Apostillenregisters angebracht werden. Über dieses Register werden alle Vorgänge aufgezeichnet und die Befugnisse der Beamten überprüft.

Das neue Verfahren regelt detailliert den Inhalt des Registers, insbesondere die Eintragung von:

● Unterschriftsproben von Beamten;

● Abdrucken von Siegeln und/oder Stempeln;

● Informationen über öffentliche Schlüsselzertifikate.

Die Verantwortung für die Führung des elektronischen Apostille-Registers teilen sich mehrere Stellen:

● das Justizministerium der Ukraine – für Beamte des Justizministeriums;

● die territorialen Stellen des Justizministeriums – für Mitarbeiter von Standesämtern, staatlichen Registrierungsstellen für juristische Personen, Einzelunternehmer und öffentliche Organisationen sowie Notare;

● der staatliche Archivdienst der Ukraine – für Beamte von Archivinstitutionen und den Dienst selbst;

● Gerichte – für Richter.

Diese Aufteilung soll die Überprüfung von Dokumenten vereinfachen und die Anzahl der Ablehnungen aufgrund technischer oder formaler Fehler reduzieren.

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Bearbeitungszeiten für Anträge

Das neue Verfahren legt klare Fristen für die Entscheidungsfindung fest. Die Anbringung einer Apostille oder die Ablehnung ihrer Anbringung muss innerhalb von drei Arbeitstagen erfolgen. Diese Frist beginnt am Tag nach der Registrierung des Antrags im elektronischen Register für Apostillen.

Diese Regel gilt für alle Antragsteller gleichermaßen und soll das Verfahren berechenbarer machen, was insbesondere für diejenigen wichtig ist, die Dokumente für ein Studium, eine Arbeit oder einen Umzug ins Ausland vorbereiten.

Durch das neue Verfahren geregelte Abläufe

Das Dokument beschreibt außerdem systematisch alle Phasen der Interaktion des Antragstellers mit den Behörden. Insbesondere werden folgende Abläufe geregelt:

● Annahme von Dokumenten zur Beglaubigung mit einer Apostille;

● deren Prüfung;

● Ausstellung der Ergebnisse;

● Einholung von Informationen aus dem elektronischen Register für Apostillen über eine bereits angebrachte Apostille.

In der Praxis bedeutet dies einen klareren Handlungsalgorithmus und eine Verringerung des Risikos von Missverständnissen bei der Einreichung von Dokumenten.

Wie viel kostet eine Apostille im Jahr 2026?

Die Gebühr für die Anbringung einer Apostille ist an den gesetzlichen Mindestlebensunterhalt für arbeitsfähige Personen gebunden, der am 1. Januar des jeweiligen Jahres festgelegt wird. Der Betrag wird auf die nächsten 10 Griwna gerundet.

Da das Gesetz der Ukraine „Über den Staatshaushalt der Ukraine für 2026” das Existenzminimum für arbeitsfähige Personen auf 3.328 UAH festlegt, gelten ab dem 1. Januar 2026 folgende Sätze:

● für natürliche Personen (0,2 des Existenzminimums) – 670 UAH;

● für juristische Personen (0,35 des Existenzminimums) – 1.160 UAH.

Was Ukrainer beachten sollten, die Dokumente für das Ausland vorbereiten

Die Aktualisierung der Apostille-Regeln ist besonders wichtig für Bürger, die im Ausland studieren, arbeiten, ein Unternehmen registrieren oder Familienangelegenheiten regeln möchten. In solchen Fällen ist die Richtigkeit und Rechtzeitigkeit der Anbringung einer Apostille oft von entscheidender Bedeutung.

Um Verzögerungen und Fehler zu vermeiden, suchen viele Ukrainer professionelle Hilfe. Auf der Plattform „Visit Ukraine“ können Sie die Dienste von Rechtsanwälten in Anspruch nehmen, die Sie beim Apostille-Verfahren begleiten und Ihnen bei der Vorbereitung der Dokumente gemäß den neuen Anforderungen helfen, was nach der Einführung des elektronischen Apostille-Registers besonders wichtig ist.

Wir erinnern Sie daran! Ab Anfang 2026 müssen Ukrainer die aktualisierten Tarife für die Bearbeitung von Passdokumenten und Aufenthaltsgenehmigungen berücksichtigen. Die Änderungen betreffen Personalausweise und ausländische Pässe sowie Dokumente für den vorübergehenden und dauerhaften Aufenthalt, was sich direkt auf die Kosten bei der Planung des Ersatzes oder der Beschaffung neuer Dokumente auswirkt. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie viel es jetzt kostet, einen Reisepass in der Ukraine zu erhalten, und welche Preise 2026 gelten werden.

Foto: shutterstock

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