Nuove regole per l'apostille dei documenti da utilizzare all'estero nel 2026: cosa cambierà per gli ucraini

L'Ucraina sta aggiornando le regole per l'apostille dei documenti da utilizzare all'estero a partire dal 2026. Scopri come funzionerà il Registro Elettronico delle Apostille, quanto costerà il servizio e cosa cambierà per le persone fisiche e giuridiche

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Il Ministero della Giustizia dell'Ucraina sta aggiornando la procedura per l'apposizione di apostille su documenti ufficiali utilizzati all'estero. La nuova procedura è stata approvata con Ordine del Ministero della Giustizia n. 3177/5 del 20 novembre 2025. Entrerà in vigore il 1 febbraio 2026, ma non prima della data della sua pubblicazione ufficiale.

Quali documenti diventeranno non validi?

Una volta che la nuova procedura entrerà in vigore, la Procedura per l'Apposizione di Apostille, approvata con Ordine del Ministero della Giustizia n. 2268/5 dell'11 novembre 2015, non sarà più applicabile. L'Ordine n. 2452/5 del Ministero della Giustizia dell'Ucraina del 30 novembre 2015, che regolava la presentazione di informazioni sui campioni di firme, sigilli e timbri, diventerà anch'esso non valido.

Pertanto, la procedura di apostille sarà completamente trasferita alle nuove regole, tenendo conto della digitalizzazione e della conservazione centralizzata dei dati.

Registro elettronico delle apostille: un cambiamento chiave

Una delle principali novità è che le apostille saranno ora apposte utilizzando gli strumenti software del Registro Elettronico delle Apostille. È attraverso questo registro che tutte le operazioni saranno registrate e i poteri dei funzionari saranno verificati.

La nuova procedura regola in dettaglio il contenuto del registro, in particolare l'inserimento di:

● campioni di firme dei funzionari;

● impronte di sigilli e/o timbri;

● informazioni sui certificati di chiave pubblica.

La responsabilità per la compilazione del Registro Elettronico delle Apostille è condivisa tra diversi enti:

● il Ministero della Giustizia dell'Ucraina — per i funzionari del Ministero della Giustizia;

● enti territoriali del Ministero della Giustizia — per i dipendenti degli uffici di stato civile, registratori statali di persone giuridiche, imprenditori individuali e organizzazioni pubbliche, nonché notai;

● Servizio Archivistico di Stato dell'Ucraina — per i funzionari delle istituzioni archivistiche e il servizio stesso;

● tribunali — per i giudici.

Questa distribuzione dovrebbe semplificare la verifica dei documenti e ridurre il numero di rifiuti a causa di errori tecnici o formali.

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Tempi di elaborazione delle domande

La nuova procedura definisce chiaramente le scadenze per prendere decisioni. L'apposizione di un'apostille o il rifiuto di apporla devono essere effettuati entro tre giorni lavorativi. Questo periodo inizia il giorno successivo alla registrazione della domanda nel Registro Elettronico delle Apostille.

Questa regola è la stessa per tutti i richiedenti e dovrebbe rendere la procedura più prevedibile, il che è particolarmente importante per coloro che stanno preparando documenti per studio, lavoro o trasferimento all'estero.

Procedure regolate dalla nuova procedura

Il documento descrive anche sistematicamente tutte le fasi dell'interazione del richiedente con le autorità. In particolare, sono regolate le seguenti procedure:

● accettazione dei documenti per la certificazione dell'apostille;

● loro revisione;

● emissione dei risultati;

● ottenimento di informazioni dal Registro Elettronico delle Apostille su un'apostille già apposta.

In pratica, ciò significa un algoritmo di azioni più chiaro e una riduzione del rischio di malintesi durante la presentazione dei documenti.

Quanto costa un'apostille nel 2026

La tassa per l'apposizione di un'apostille è legata al livello minimo di sussistenza per le persone in età lavorativa, stabilito dalla legge il 1 gennaio dell'anno pertinente. L'importo è arrotondato al decimo più vicino.

Poiché la Legge dell'Ucraina "Sul Bilancio Statale dell'Ucraina per il 2026" stabilisce il livello minimo di sussistenza per le persone in età lavorativa a 3.328 UAH, le seguenti tariffe si applicheranno dal 1 gennaio 2026:

● per le persone fisiche (0,2 del livello minimo di sussistenza) — 670 UAH;

● per le persone giuridiche (0,35 del minimo di sussistenza) — 1.160 UAH.

Cosa devono considerare gli ucraini che preparano documenti per l'estero

L'aggiornamento delle regole per l'apostille è particolarmente importante per i cittadini che pianificano di studiare, lavorare, registrare un'attività o risolvere questioni familiari all'estero. In tali casi, la correttezza e la tempestività dell'apposizione di un'apostille è spesso critica.

Per evitare ritardi e errori, molti ucraini cercano aiuto professionale. Sulla piattaforma Visit Ukraine, puoi utilizzare i servizi di avvocati che accompagnano il processo di apostille e aiutano a preparare documenti in conformità con i nuovi requisiti, che è particolarmente rilevante dopo l'introduzione del Registro Elettronico delle Apostille.

Ti ricordiamo! Dall'inizio del 2026, gli ucraini dovranno tenere conto delle tariffe aggiornate per l'elaborazione dei documenti di passaporto e dei permessi di soggiorno. Le modifiche riguardano le carte d'identità e i passaporti esteri, così come i documenti per la residenza temporanea e permanente, il che influisce direttamente sui costi quando si pianifica di sostituire o ottenere nuovi documenti.

Continua a leggere per scoprire quanto costa ora ottenere un passaporto in Ucraina e quali prezzi si applicheranno nel 2026.

Foto: shutterstock

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