Nuevas reglas para apostillar documentos para su uso en el extranjero en 2026: qué cambiará para los ucranianos

Ucrania está actualizando las reglas para apostillar documentos para su uso en el extranjero a partir de 2026. Descubre cómo funcionará el Registro Electrónico de Apostillas, cuánto costará el servicio y qué cambiará para las personas físicas y jurídicas

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PEDIR

El Ministerio de Justicia de Ucrania está actualizando el procedimiento para la colocación de apostillas en documentos oficiales utilizados fuera del país. El nuevo procedimiento fue aprobado por la Orden del Ministerio de Justicia No. 3177/5 de fecha 20 de noviembre de 2025. Entrará en vigor el 1 de febrero de 2026, pero no antes de la fecha de su publicación oficial.

¿Qué documentos quedarán inválidos?

Una vez que el nuevo procedimiento entre en vigor, el Procedimiento para la Colocación de Apostillas, aprobado por la Orden del Ministerio de Justicia No. 2268/5 de fecha 11 de noviembre de 2015, ya no será aplicable. La Orden No. 2452/5 del Ministerio de Justicia de Ucrania de fecha 30 de noviembre de 2015, que regulaba la presentación de información sobre muestras de firmas, sellos y estampillas, también quedará inválida.

Así, el procedimiento de apostilla se trasladará completamente a las nuevas reglas, teniendo en cuenta la digitalización y el almacenamiento centralizado de datos.

Registro electrónico de apostillas: un cambio clave

Una de las principales innovaciones es que las apostillas ahora se colocarán utilizando las herramientas de software del Registro Electrónico de Apostillas. A través de este registro se registrarán todas las operaciones y se verificarán los poderes de los funcionarios.

El nuevo procedimiento regula en detalle el contenido del registro, en particular la entrada de:

● muestras de firmas de funcionarios;

● impresiones de sellos y/o estampillas;

● información sobre certificados de clave pública.

La responsabilidad de llenar el Registro Electrónico de Apostillas se comparte entre varios organismos:

● el Ministerio de Justicia de Ucrania — para funcionarios del Ministerio de Justicia;

● organismos territoriales del Ministerio de Justicia — para empleados de oficinas de registro civil, registradores estatales de personas jurídicas, emprendedores individuales y organizaciones públicas, así como notarios;

● Servicio Estatal de Archivos de Ucrania — para funcionarios de instituciones archivísticas y el propio servicio;

● tribunales — para jueces.

Esta distribución debería simplificar la verificación de documentos y reducir el número de rechazos debido a errores técnicos o formales.

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Tiempos de procesamiento de solicitudes

El nuevo procedimiento define claramente los plazos para tomar decisiones. La colocación de una apostilla o la negativa a colocarla se llevará a cabo dentro de tres días hábiles. Este período comenzará el día siguiente a la inscripción de la solicitud en el Registro Electrónico de Apostillas.

Esta regla es la misma para todos los solicitantes y debería hacer que el procedimiento sea más predecible, lo cual es especialmente importante para aquellos que están preparando documentos para estudiar, trabajar o mudarse al extranjero.

Procedimientos regulados por el nuevo procedimiento

El documento también describe sistemáticamente todas las etapas de la interacción del solicitante con las autoridades. En particular, se regulan los siguientes procedimientos:

● aceptación de documentos para certificación de apostilla;

● su revisión;

● emisión de resultados;

● obtención de información del Registro Electrónico de Apostillas sobre una apostilla que ya ha sido colocada.

En la práctica, esto significa un algoritmo de acciones más claro y una reducción en el riesgo de malentendidos al presentar documentos.

¿Cuánto cuesta una apostilla en 2026?

La tarifa por la colocación de una apostilla está vinculada al nivel mínimo de subsistencia para personas capaces de trabajar, establecido por ley el 1 de enero del año correspondiente. La cantidad se redondea al múltiplo de 10 grivnas más cercano.

Dado que la Ley de Ucrania "Sobre el Presupuesto Estatal de Ucrania para 2026" establece el nivel mínimo de subsistencia para personas capaces de trabajar en 3,328 UAH, las siguientes tarifas se aplicarán a partir del 1 de enero de 2026:

● para individuos (0.2 del nivel mínimo de subsistencia) — 670 UAH;

● para personas jurídicas (0.35 del mínimo de subsistencia) — 1,160 UAH.

Lo que los ucranianos que preparan documentos para el extranjero deben considerar

La actualización de las reglas de apostilla es especialmente importante para los ciudadanos que planean estudiar, trabajar, registrar un negocio o resolver asuntos familiares en el extranjero. En tales casos, la corrección y la puntualidad de la colocación de una apostilla son a menudo críticas.

Para evitar retrasos y errores, muchos ucranianos buscan ayuda profesional. En la plataforma Visit Ukraine, puedes utilizar los servicios de abogados que acompañan el proceso de apostilla y ayudan a preparar documentos de acuerdo con los nuevos requisitos, lo cual es especialmente relevante tras la introducción del Registro Electrónico de Apostillas.

¡Te recordamos! Desde principios de 2026, los ucranianos deberán tener en cuenta las tarifas actualizadas para el procesamiento de documentos de pasaporte y permisos de residencia. Los cambios afectan a las tarjetas de identificación y pasaportes extranjeros, así como a documentos para residencia temporal y permanente, lo que afecta directamente los costos al planear reemplazar o obtener nuevos documentos.

Lee más para descubrir cuánto cuesta ahora obtener un pasaporte en Ucrania y qué precios se aplicarán en 2026.

Foto: shutterstock

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