Rechazo de apostilla: razones, errores comunes y cómo volver a enviar documentos con éxito

¿Qué debes hacer si tu solicitud de apostilla ha sido denegada? En este artículo, hemos recopilado las principales razones de denegación, así como instrucciones sobre cómo proceder para obtener una apostilla. Aprende más sobre las razones comunes de denegación y cómo preparar correctamente los documentos para la apostilla

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Una apostilla es un sello especial que confirma la autenticidad de un documento oficial para su uso en el extranjero, particularmente en países que son parte de la Convención de La Haya de 1961. A veces, se les niega a los solicitantes una apostilla. Esta situación causa estrés y retrasos en el procesamiento de documentos para trabajo, estudio, viajes al extranjero o la obtención de estatus. En este artículo, hemos recopilado las razones más comunes para la denegación, formas de resolverlas, así como consejos sobre qué hacer en caso de denegación y a quién contactar para obtener ayuda.

Razones comunes para la denegación de la apostilla y errores típicos

Entre las razones más comunes para la denegación de la apostilla se encuentran las siguientes:

1. Los documentos no pueden ser apostillados

La primera y más común razón para la denegación es que el documento en sí no está sujeto al procedimiento de apostilla. Esto se aplica, en particular, a:

● documentos emitidos por entidades privadas (no pueden ser apostillados sin notarización);

● documentos que deben ser presentados a países que no reconocen apostillas (por ejemplo, Canadá o los EAU) — en tales casos, se requiere legalización consular.

Qué hacer: verifica los requisitos del país donde planeas presentar los documentos. Si una apostilla no es adecuada, solicita el procedimiento de legalización con traducción y certificación en el consulado.

2. Inconsistencia en la forma o contenido del documento

Si el documento tiene algún daño, correcciones, manchas, impresión borrosa, firmas o sellos faltantes, es muy probable que se te niegue una apostilla. Tales documentos se consideran mal ejecutados.

Solución: debes reemplazar el documento por uno nuevo de la autoridad correspondiente o, si es permisible, hacer una copia notarizada de una muestra de alta calidad.

3. El documento no ha sido pre-certificado

Muchos documentos deben someterse a una certificación adicional antes de ser presentados para una apostilla. Por ejemplo, los certificados de instituciones de educación superior deben ser confirmados por el Ministerio de Educación.

Cómo evitar errores: antes de la presentación, averigua si se requiere confirmación previa. Su ausencia es una de las razones clave para la denegación.

4. Presentar una copia en lugar del original

Otro error común es intentar apostillar una copia de un documento que no está notarizado o que no cumple con los requisitos establecidos. Una apostilla se coloca exclusivamente:

● en el documento original;

● o en una copia notarizada (donde esté permitido).

Consejo: no te arriesgues: es mejor verificar el formato en el que se aceptará el documento para la apostilla.

5. Presentación ante la autoridad incorrecta

En Ucrania, las apostillas son colocadas por los siguientes ministerios:

● Ministerio de Justicia — decisiones judiciales, extractos, documentos notariales;

● Ministerio de Educación y Ciencia — diplomas, certificados, otros documentos educativos;

● Ministerio de Relaciones Exteriores — referencias, poderes notariales, otros documentos oficiales.

La presentación ante la autoridad incorrecta resultará en un rechazo automático.

Solución: verifica qué autoridad es responsable de la certificación de apostilla de tu tipo de documento.

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Qué hacer si no se coloca la apostilla: pasos a seguir

Si tu solicitud de apostilla ha sido rechazada, los abogados de Visit Ukraine te aconsejan seguir estos pasos:

1. Analiza cuidadosamente la razón del rechazo. Debes recibir una explicación escrita o verbal. Esto te permitirá determinar exactamente qué estaba mal con los documentos presentados.

2. Verifica que el documento cumpla con los requisitos de la Convención de La Haya. Averigua si la apostilla es reconocida por el país donde planeas usar el documento y si está bajo la Convención.

3. Asegura que el documento cumpla con los requisitos de las autoridades estatales. Dependiendo de la situación, es posible que necesites:

● solicitar un nuevo documento;

● hacer que una copia sea certificada por un notario;

● obtener confirmación preliminar del ministerio correspondiente.

4. Vuelve a presentar o contacta a especialistas. Si el asunto es urgente o hay riesgo de rechazo repetido, es aconsejable buscar la ayuda de expertos en migración. Un abogado sabe exactamente cómo preparar correctamente los documentos y volver a presentarlos para ahorrarte tiempo y evitar retrasos.

Asistencia profesional para la colocación de una apostilla: ¿cómo obtenerla?

El equipo de abogados de migración de Visit Ukraine ofrece servicios integrales de apostilla:

● análisis preliminar de documentos;

● instrucciones sobre cómo corregir deficiencias;

● preparación de copias notarizadas;

● presentación ante el ministerio correspondiente;

● apostilla acelerada, si es posible.

Nuestros especialistas también ayudan con traducciones y legalización consular de documentos para su uso posterior en el extranjero.

¿Aún tienes preguntas o recibiste una denegación? Contacta a nuestros profesionales: nuestros abogados te ayudarán a resolver la situación de manera rápida y sin estrés.

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