Odmowa apostille: powody, powszechne błędy i jak skutecznie ponownie złożyć dokumenty

Co powinieneś zrobić, jeśli twoje podanie o apostille zostało odrzucone? W tym artykule zebraliśmy główne powody odmowy, a także instrukcje, jak postępować, aby uzyskać apostille. Dowiedz się więcej o powszechnych powodach odmowy i jak prawidłowo przygotować dokumenty do apostille

Certyfikacja apostille może być prosta i szybka – zamów usługę u profesjonalistów

ZAMÓW

A apostille to specjalny stempel potwierdzający autentyczność dokumentu urzędowego do użytku za granicą, szczególnie w krajach będących stronami Konwencji Haskiej z 1961 roku. Czasami wnioskodawcom odmawia się apostille. Sytuacja ta powoduje stres i opóźnienia w przetwarzaniu dokumentów do pracy, nauki, podróży za granicę lub uzyskania statusu. W tym artykule zebraliśmy najczęstsze powody odmowy, sposoby ich rozwiązania, a także wskazówki, co zrobić w przypadku odmowy i do kogo się zwrócić o pomoc.

Typowe powody odmowy nałożenia apostille i typowe błędy

Do najczęstszych powodów odmowy apostille należą:

1. Dokumenty nie mogą być apostillowane

Pierwszym i najczęstszym powodem odmowy jest to, że sam dokument nie podlega procedurze apostille. Dotyczy to w szczególności:

● dokumentów wydawanych przez podmioty prywatne (nie mogą być apostillowane bez notarialnego poświadczenia);

● dokumentów, które muszą być składane w krajach, które nie uznają apostille (np. Kanada lub ZEA) — w takich przypadkach wymagana jest legalizacja konsularna.

Co zrobić: sprawdź wymagania kraju, w którym planujesz złożyć dokumenty. Jeśli apostille nie jest odpowiednie, zamów procedurę legalizacji z tłumaczeniem i poświadczeniem w konsulacie.

2. Nieścisłość w formie lub treści dokumentu

Jeśli dokument ma jakiekolwiek uszkodzenia, poprawki, plamy, nieczytelny druk, brak podpisów lub pieczęci, najprawdopodobniej odmówią Ci apostille. Takie dokumenty uznawane są za niewłaściwie wykonane.

Rozwiązanie: musisz wymienić dokument na nowy z odpowiedniego organu lub, jeśli to możliwe, wykonać notarialnie poświadczoną kopię wysokiej jakości wzoru.

3. Dokument nie został wcześniej poświadczony

Wiele dokumentów musi przejść dodatkowe poświadczenie przed złożeniem wniosku o apostille. Na przykład, świadectwa z instytucji szkolnictwa wyższego muszą być potwierdzone przez Ministerstwo Edukacji.

Jak uniknąć błędów: przed złożeniem sprawdź, czy wymagane jest wcześniejsze potwierdzenie. Jego brak jest jednym z kluczowych powodów odmowy.

4. Składanie kopii zamiast oryginału

Kolejnym powszechnym błędem jest próba apostille kopii dokumentu, która nie jest notarialnie poświadczona lub nie spełnia ustalonych wymagań. Apostille nakłada się wyłącznie:

● na oryginalny dokument;

● lub na notarialnie poświadczoną kopię (gdzie to dozwolone).

Wskazówka: nie ryzykuj — lepiej sprawdzić format, w jakim dokument będzie akceptowany do apostille.

5. Składanie do niewłaściwego organu

Na Ukrainie apostille nakładają następujące ministerstwa:

● Ministerstwo Sprawiedliwości — orzeczenia sądowe, wypisy, dokumenty notarialne;

● Ministerstwo Edukacji i Nauki — dyplomy, świadectwa, inne dokumenty edukacyjne;

● Ministerstwo Spraw Zagranicznych — referencje, pełnomocnictwa, inne dokumenty urzędowe.

Składanie do niewłaściwego organu skutkuje automatyczną odmową.

Rozwiązanie: sprawdź, który organ jest odpowiedzialny za poświadczenie apostille Twojego typu dokumentu.

Nie chcesz przegapić ważnych aktualizacji i przydatnych artykułów? Zapisz się do naszego cotygodniowego newslettera!

Co zrobić, jeśli apostille nie zostało nałożone: kroki do podjęcia

Jeśli Twój wniosek o apostille został odrzucony, prawnicy Visit Ukraine zalecają podjęcie następujących kroków:

1. Dokładnie przeanalizuj powód odmowy. Powinieneś otrzymać pisemne lub ustne wyjaśnienie. Pozwoli to określić, co dokładnie było nie tak z złożonymi dokumentami.

2. Sprawdź, czy dokument spełnia wymagania Konwencji Haskiej. Dowiedz się, czy apostille jest uznawane przez kraj, w którym planujesz użyć dokumentu i czy podlega Konwencji.

3. Doprowadź dokument do zgodności z wymaganiami organów państwowych. W zależności od sytuacji, może być konieczne:

● zamówienie nowego dokumentu;

● poświadczenie kopii przez notariusza;

● uzyskanie wstępnego potwierdzenia od odpowiedniego ministerstwa.

4. Złóż ponownie lub skontaktuj się ze specjalistami. Jeśli sprawa jest pilna lub istnieje ryzyko ponownej odmowy, warto skorzystać z pomocy ekspertów ds. migracji. Prawnik dokładnie wie, jak prawidłowo przygotować dokumenty i złożyć je ponownie, aby zaoszczędzić Twój czas i uniknąć opóźnień.

Profesjonalna pomoc w nałożeniu apostille: jak ją uzyskać?

Zespół prawników ds. migracji w Visit Ukraine oferuje kompleksowe usługi apostille:

● wstępna analiza dokumentów;

● instrukcje dotyczące poprawy niedociągnięć;

● przygotowanie notarialnie poświadczonych kopii;

● złożenie do odpowiedniego ministerstwa;

● przyspieszone apostille, jeśli to możliwe.

Nasi specjaliści pomagają również w tłumaczeniach i legalizacji konsularnej dokumentów do dalszego użytku za granicą.

Masz jeszcze pytania lub otrzymałeś odmowę? Skontaktuj się z naszymi profesjonalistami — nasi prawnicy pomogą Ci szybko i bezstresowo rozwiązać sytuację.

Przypominamy! Na portalu Visit Ukraine możesz teraz zamówić profesjonalne tłumaczenie dokumentów o dowolnym stopniu skomplikowania z notarialnym poświadczeniem od doświadczonych tłumaczy w Ukrainie. Przeczytaj o pełnym zakresie usług tłumaczenia paszportów, dyplomów, świadectw i innych dokumentów, a także o terminach i cenach pod tym linkiem.

Chcesz wiedzieć więcej? Przeczytaj najnowsze wiadomości i przydatne materiały o Ukrainie i świecie w Sekcji wiadomości .

Nasza rekomendacja na bezpieczną i komfortową podróż: 

Ubezpieczenie Visit Ukraine - ubezpieczenie na bezpieczny pobyt za granicą bez zbędnych wydatków;

Zielona Karta - obowiązkowe ubezpieczenie samochodu na podróż za granicę;

Bilety Visit Ukraine - rezerwuj bilety na autobusy, pociągi i samoloty do/z Ukrainy oraz między miastami na całym świecie;

Usługa prywatnego prawnika - profesjonalne wsparcie prawne w sprawach wizowych i migracyjnych;

Visit Ukraine Merch - kup patriotyczną odzież i akcesoria z dostawą na całym świecie.

© 2018-2025, Visit Ukraine. Użycie, kopiowanie lub przedruk materiałów na tej stronie dozwolone jest tylko z linkiem (hiperlinkiem dla publikacji internetowych) do Visit Ukraine.

Wszelkie prawa zastrzeżone.