Отказ в апостиле: причины, распространенные ошибки и как успешно повторно подать документы

Что делать, если ваша заявка на апостиль была отклонена? В этой статье мы собрали основные причины отказа, а также инструкции о том, как действовать, чтобы получить апостиль. Узнайте больше о распространенных причинах отказа и о том, как правильно подготовить документы для апостиля

Сертификация апостиля может быть простой и быстрой – закажите услугу у профессионалов

ЗАКАЗАТЬ

Апостиль — это специальный штамп, который подтверждает действительность официального документа для его использования за рубежом, в частности в странах-участницах Гаагской конвенции 1961 года. И иногда заявители сталкиваются с отказом в его проставлении. Такая ситуация вызывает стресс и задержки в оформлении документов для работы, учебы, выезда за границу или оформления статуса. В этой статье мы собрали самые частые причины отказа, способы их устранения, а также советы, как действовать в случае отказа и к кому обратиться за помощью.

Распространенные причины отказа в проставлении апостиля и типичные ошибки

Среди наиболее распространенных причин отказа в апостилировании можно выделить следующие:

1. На документы нельзя поставить апостиль

Первая и самая распространенная причина отказа — сам документ не подпадает под процедуру апостилирования. Это касается, в частности:

● документов, выданных частными структурами (на них не ставится апостиль без нотариального заверения);

● документов, которые должны быть поданы в страны, не признающие апостиль (например, Канада или ОАЭ), — в таких случаях требуется консульская легализация.

Что делать: уточните требования страны, куда планируете подавать документы. Если апостиль не подходит, закажите процедуру легализации с переводом и заверением в консульстве.

2. Несоответствие формы или содержания документа

Если документ имеет какие-либо повреждения, исправления, пятна, нечеткий штамп, отсутствие подписи или печати — вам, скорее всего, откажут в проставлении апостиля. Такие документы считаются ненадлежащим образом оформленными.

Решение: необходимо заменить документ на новый в соответствующем органе или, если это допустимо, оформить нотариальную копию качественного образца.

3. Документ не прошел предварительную заверение

Многие документы перед подачей на апостиль должны проходить дополнительное заверение. Например: справки из вузов — должны быть подтверждены в Министерстве образования.

Как избежать ошибки: перед подачей выясните, нужно ли предварительное подтверждение. Его отсутствие — одна из ключевых причин отказа.

4. Подача копии вместо оригинала

Еще одна типичная ошибка — попытка апостилировать копию документа, которая не заверена нотариально или не соответствует установленным требованиям. Апостиль ставится исключительно:

● на оригинал документа;

● или на нотариально заверенную копию (в случаях, когда это разрешено).

Совет: не рискуйте — лучше уточнить формат, в котором именно документ примут для апостилирования.

5. Подача в неправильный орган

В Украине апостиль ставят следующие министерства:

● Министерство юстиции — судебные решения, выписки, нотариальные документы;

● Министерство образования и науки — дипломы, сертификаты, другие образовательные документы;

● Министерство иностранных дел — справки, доверенности, другие официальные документы.

Подача в неподходящий орган приводит к автоматическому отказу.

Решение: проверьте, какой именно орган отвечает за апостиль вашего типа документа.

Не хотите пропускать важные обновления и полезные материалы? Подпишитесь на нашу еженедельную рассылку!

Что делать, если апостиль не поставили: алгоритм действий

Если вы получили отказ в проставлении апостиля, юристы Visit Ukraine советуют придерживаться следующего алгоритма действий:

1. Внимательно проанализируйте причину отказа. Вы должны получить письменное или устное объяснение. Это позволит точно определить, что именно было не так в поданном пакете документов.

2. Проверьте соответствие документа требованиям Гаагской конвенции. Узнайте, признает ли апостиль страна, где вы планируете использовать документ, и подпадает ли он под действие Конвенции.

3. Приведите документ в соответствие с требованиями госорганов. В зависимости от ситуации, вам может быть необходимо:

● заказать новый документ;

● заверить копию у нотариуса;

● пройти предварительное подтверждение в соответствующем министерстве.

4. Подайте повторно или обратитесь к специалистам. Если вопрос срочный или есть риск повторного отказа, целесообразно обратиться за помощью к миграционным экспертам. Юрист точно знает, как правильно оформить документы и подать их повторно, чтобы сэкономить ваше время и избежать задержек.

Профессиональная помощь в проставлении апостиля: как получить?

Команда миграционных юристов Visit Ukraine предоставляет полное сопровождение услуг апостилирования:

● предварительный анализ документов;

● инструкции по устранению недостатков;

● подготовка нотариальных копий;

● подача в соответствующее министерство;

● ускоренное апостилирование, если это возможно.

Также наши специалисты помогают с переводами и консульской легализацией документов для их дальнейшего использования за границей.

Остались вопросы или получили отказ? Обратитесь к профессионалам — наши юристы помогут решить ситуацию быстро и без стресса.

Напомним! На портале Visit Ukraine теперь можно заказать профессиональный перевод документов любой сложности с нотариальным заверением от опытных переводчиков в Украине. Читайте о полном спектре услуг по переводу паспортов, дипломов, справок и других документов, а также об условиях и ценах по ссылке.