Українцям потрібно оцифрувати свої трудові книжки: до якого терміну і що буде, якщо вони цього не зроблять?

Україна активно переходить від паперових трудових книжок до електронних. Це не просто формальність, а важливий крок до збереження страхових записів та забезпечення своєчасних пенсійних виплат. Дізнайтеся, які терміни встановлені законом, як працює оцифрування та які документи потрібно подати, щоб ваша трудова історія була врахована в повному обсязі

Юридичні консультації для українців

ОТРИМАТИ

Україна поступово відмовляється від паперових трудових книжок і переходить на електронний формат. Такий процес стартував ще 10 червня 2021 року і повинен завершитися до 10 червня 2026 року, згідно із законом № 1217. У Пенсійному фонді України (ПФУ) радять громадянам не відкладати процедуру оцифрування, адже несвоєчасне подання документів може призвести до втрати частини страхового стажу або затримок у призначенні пенсії.

Як проходить оцифрування?

Скановані копії трудової книжки може надати як сам працівник, так і його страхувальник. Для цього необхідно завантажити кольорові та чіткі зображення всіх заповнених сторінок документа в особистий кабінет на порталі ПФУ (portal.pfu.gov.ua).

Вимоги до файлів:

▪️ формат — .jpg або .pdf;

▪️ роздільна здатність — бажано не менше 300 dpi;

▪️ розмір — до 1 Мб за файл;

▪️ всі сторінки повинні бути представлені в хронологічному порядку з видимими реквізитами: печатками, підписами, датами, серійним номером.

Крім самої трудової книжки, можна прикріпити диплом про освіту, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток та інші документи, які впливають на розрахунок стажу. Наприклад, навчання у вищих навчальних закладах до 2004 року також враховувалося в трудовому стажі.

Інструкція для роботодавців і працівників

Роботодавці повинні:

▪️ авторизуватися на порталі ПФУ через КЕП, BankID або Дія.Підпис;

▪️ вибрати розділ «Відомості про трудові відносини працівника»;

▪️ завантажити скановані документи.

Працівники можуть подати документи через розділ «Комунікації по ПФУ», де створюється електронний запис і прикріплюються сканкопії.

Не хочете пропускати важливі оновлення та корисні матеріали? Підпишіться на нашу щотижневу розсилку!

Як перевірити оцифрування?

Після обробки документів відомості про трудову діяльність будуть відображатися в особистому кабінеті на порталі ПФУ, в розділі «Електронна трудова книжка». Там доступні три вкладки:

▪️ «Дані ЕТК» — автоматична інформація за звітами роботодавців з 1998 року;

▪️ «Оцифрована ЕТК» — дані, додані зі сканованих документів;

▪️ «Скан-копії трудової книжки» — завантажені зображення.

Також можна перевірити підсумковий страховий стаж у розділі «Страхові дані». У разі помилок фахівці ПФУ залишають коментарі про невідповідності.

Важливо пам'ятати!

1. В електронній трудовій книжці автоматично відображаються дані про роботу з 2004 року, але інформацію про більш ранній стаж потрібно додавати вручну

2. До 1 січня 2004 року стаж враховувався як трудовий і підтверджується записами в трудовій книжці або іншими документами.

3. Фізичним особам-підприємцям не потрібно вносити записи про власну діяльність, але дані про найманих працівників ФОП завантажують обов'язково.

Нагадаємо! В Україні зростає дефіцит кадрів: на одного претендента припадає два робочих місця. Дізнайтеся, які професії найбільш затребувані, чому не вистачає робочих рук, як відрізняється ситуація по регіонах і які прогнози для ринку праці до 2027 року.