Los ucranianos necesitan digitalizar sus libros de registro de empleo: ¿para qué fecha y qué pasará si no lo hacen?

Ucrania está en transición activa de libros de registro de empleo en papel a electrónicos. Esto no es solo una formalidad, sino un paso importante hacia la preservación de los registros de seguros y la garantía de pagos de pensiones a tiempo. Descubre qué plazos establece la ley, cómo funciona la digitalización y qué documentos necesitas presentar para asegurar que tu historial laboral se tenga en cuenta en su totalidad

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Ucrania está abandonando gradualmente los libros de registro de empleo en papel y cambiando a un formato electrónico. Este proceso comenzó el 10 de junio de 2021 y debería completarse para el 10 de junio de 2026, según la Ley No. 1217. El Fondo de Pensiones de Ucrania (PFU) aconseja a los ciudadanos no retrasar el proceso de digitalización, ya que la presentación tardía de documentos puede resultar en la pérdida de parte del período de seguro o retrasos en la asignación de una pensión.

¿Cómo funciona la digitalización?

Las copias escaneadas del libro de registro de empleo pueden ser proporcionadas por el empleado o su asegurador. Para ello, es necesario subir imágenes claras y a color de todas las páginas completadas del documento a su cuenta personal en el portal del PFU (portal.pfu.gov.ua).

Requisitos del archivo:

▪️ formato — .jpg o .pdf;

▪️ resolución — preferiblemente al menos 300 dpi;

▪️ tamaño — hasta 1 MB por archivo;

▪️ todas las páginas deben presentarse en orden cronológico con detalles visibles: sellos, firmas, fechas, número de serie.

Además del libro de registro de empleo en sí, puede adjuntar un diploma, el certificado de nacimiento del niño (para mujeres), la identificación militar y otros documentos que afecten el cálculo de la antigüedad. Por ejemplo, la educación en instituciones de educación superior antes de 2004 también se tuvo en cuenta en el registro de empleo.

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Instrucciones para empleadores y empleados

Los empleadores deben:

▪️ iniciar sesión en el portal del PFU a través de KEP, BankID o Diya.Signature;

▪️ seleccionar la sección ‘Información sobre la relación laboral del empleado’;

▪️ subir documentos escaneados.

Los empleados pueden presentar documentos a través de la sección ‘Comunicaciones con el PFU’, donde se crea un registro electrónico y se adjuntan copias escaneadas.

¿Cómo verificar la digitalización?

Después de procesar los documentos, la información sobre el empleo se mostrará en su cuenta personal en el portal del PFU, en la sección ‘Libro de registro de empleo electrónico’. Allí hay tres pestañas disponibles:

▪️ ‘Datos ETC’ — información automática de los informes del empleador desde 1998;

▪️ ‘ETC digitalizado’ — datos añadidos de documentos escaneados;

▪️ ‘Copias escaneadas del libro de registro de empleo’ — imágenes subidas.

También puede verificar su experiencia total de seguro en la sección ‘Datos de seguro’. En caso de errores, los especialistas del PFU dejan comentarios sobre discrepancias.

¡Importante recordar!

1. El libro de registro de empleo electrónico muestra automáticamente datos sobre el empleo desde 2004, pero la información sobre la experiencia anterior debe añadirse manualmente.

2. Antes del 1 de enero de 2004, la experiencia se contaba como experiencia laboral y se confirma con entradas en el libro de registro de empleo u otros documentos.

3. Los emprendedores individuales no necesitan ingresar registros sobre sus propias actividades, pero los datos sobre los empleados de emprendedores individuales deben ser subidos.

¡Recordatorio! Ucrania está experimentando una creciente escasez de mano de obra: hay dos trabajos por cada solicitante. Descubre qué profesiones son las más demandadas, por qué hay escasez de trabajadores, cómo varía la situación entre regiones y cuáles son las previsiones para el mercado laboral hasta 2027.

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