Gli ucraini devono digitalizzare i loro libretto di lavoro: entro quale data e cosa succederà se non lo fanno?

L'Ucraina sta attivamente passando dai libretti di lavoro cartacei a quelli elettronici. Non si tratta solo di una formalità, ma di un passo importante per preservare i registri assicurativi e garantire pagamenti pensionistici tempestivi. Scopri quali scadenze sono stabilite dalla legge, come funziona la digitalizzazione e quali documenti devi presentare per garantire che la tua storia lavorativa venga presa in considerazione per intero

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L'Ucraina sta gradualmente abbandonando i registri di lavoro cartacei e passando a un formato elettronico. Questo processo è iniziato il 10 giugno 2021 e dovrebbe essere completato entro il 10 giugno 2026, secondo la Legge n. 1217. Il Fondo Pensione dell'Ucraina (PFU) consiglia ai cittadini di non ritardare il processo di digitalizzazione, poiché la presentazione tardiva dei documenti può comportare la perdita di parte del periodo assicurativo o ritardi nell'assegnazione di una pensione.

Come funziona la digitalizzazione?

Le copie scansionate del libretto di lavoro possono essere fornite sia dal dipendente che dal suo assicuratore. Per fare ciò, è necessario caricare immagini chiare e a colori di tutte le pagine completate del documento nel proprio account personale sul portale PFU (portal.pfu.gov.ua).

Requisiti per i file:

▪️ formato — .jpg o .pdf;

▪️ risoluzione — preferibilmente almeno 300 dpi;

▪️ dimensione — fino a 1 MB per file;

▪️ tutte le pagine devono essere presentate in ordine cronologico con dettagli visibili: timbri, firme, date, numero di serie.

Oltre al libretto di lavoro stesso, è possibile allegare un diploma, il certificato di nascita del bambino (per le donne), la carta d'identità militare e altri documenti che influenzano il calcolo dell'anzianità. Ad esempio, l'istruzione nelle istituzioni di istruzione superiore prima del 2004 è stata presa in considerazione anche nel libretto di lavoro.

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Istruzioni per datori di lavoro e dipendenti

I datori di lavoro devono:

▪️ accedere al portale PFU tramite KEP, BankID o Diya.Signature;

▪️ selezionare la sezione ‘Informazioni sul rapporto di lavoro del dipendente’;

▪️ caricare documenti scansionati.

I dipendenti possono presentare documenti attraverso la sezione ‘Comunicazioni con il PFU’, dove viene creato un record elettronico e vengono allegati file scansionati.

Come controllare la digitalizzazione?

Dopo l'elaborazione dei documenti, le informazioni sul lavoro verranno visualizzate nel proprio account personale sul portale PFU, nella sezione ‘Libretto di lavoro elettronico’. Ci sono tre schede disponibili:

▪️ ‘Dati ETC’ — informazioni automatiche dai rapporti dei datori di lavoro dal 1998;

▪️ ‘ETC digitalizzato’ — dati aggiunti da documenti scansionati;

▪️ ‘Copie scansionate del libretto di lavoro’ — immagini caricate.

È possibile controllare anche la propria esperienza assicurativa totale nella sezione ‘Dati assicurativi’. In caso di errori, gli specialisti del PFU lasciano commenti sulle discrepanze.

Importante ricordare!

1. Il libretto di lavoro elettronico visualizza automaticamente i dati sul lavoro dal 2004, ma le informazioni sull'esperienza precedente devono essere aggiunte manualmente.

2. Prima del 1 gennaio 2004, l'esperienza veniva conteggiata come esperienza lavorativa e viene confermata da annotazioni nel libretto di lavoro o altri documenti.

3. Gli imprenditori individuali non devono inserire registrazioni sulle proprie attività, ma i dati sui dipendenti degli imprenditori individuali devono essere caricati.

Promemoria! L'Ucraina sta vivendo una crescente carenza di manodopera: ci sono due posti di lavoro per ogni candidato. Scopri quali professioni sono più richieste, perché c'è carenza di lavoratori, come la situazione varia tra le regioni e quali sono le previsioni per il mercato del lavoro fino al 2027.

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