Ukrainer müssen ihre Arbeitsbuchaufzeichnungen digitalisieren: bis wann und was passiert, wenn sie es nicht tun?

Die Ukraine wechselt aktiv von papierbasierten Arbeitsbuchaufzeichnungen zu elektronischen. Dies ist nicht nur eine Formalität, sondern ein wichtiger Schritt zur Erhaltung von Versicherungsunterlagen und zur Sicherstellung pünktlicher Rentenzahlungen. Erfahren Sie, welche Fristen gesetzlich festgelegt sind, wie die Digitalisierung funktioniert und welche Dokumente Sie einreichen müssen, um sicherzustellen, dass Ihre Beschäftigungsgeschichte vollständig berücksichtigt wird.

Rechtsberatung für Ukrainer

HOLEN SIE SICH

Die Ukraine verzichtet nach und nach auf Papierarbeitsbücher und stellt auf ein elektronisches Format um. Dieser Prozess begann bereits am 10. Juni 2021 und soll gemäß Gesetz Nr. 1217 bis zum 10. Juni 2026 abgeschlossen sein. Die Pensionskasse der Ukraine (PFU) rät den Bürgern, die Digitalisierung nicht aufzuschieben, da eine verspätete Einreichung der Unterlagen zum Verlust eines Teils der Versicherungszeit oder zu Verzögerungen bei der Rentenzahlung führen kann.

Wie läuft die Digitalisierung ab?

Gescannt Kopien des Arbeitsbuchs können sowohl vom Arbeitnehmer selbst als auch von seinem Versicherer vorgelegt werden. Dazu müssen farbige und klare Bilder aller ausgefüllten Seiten des Dokuments in das persönliche Konto auf dem Portal des PFU (portal.pfu.gov.ua) hochgeladen werden.

Anforderungen an die Dateien:

▪️ Format – .jpg oder .pdf;

▪️ Auflösung – vorzugsweise mindestens 300 dpi;

▪️ Größe – bis zu 1 MB pro Datei;

▪️ Alle Seiten müssen in chronologischer Reihenfolge mit sichtbaren Angaben wie Stempeln, Unterschriften, Daten und Seriennummern vorgelegt werden.

Neben dem Arbeitsbuch selbst können Sie auch Ihr Bildungsdiplom, die Geburtsurkunde Ihres Kindes (für Frauen), Ihren Militärausweis und andere Dokumente, die sich auf die Berechnung der Arbeitszeit auswirken, beifügen. Beispielsweise wurde auch die Ausbildung an Hochschulen bis 2004 in der Arbeitszeit berücksichtigt.

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Anleitung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Arbeitgeber müssen:

▪️ sich über KEP, BankID oder Diya.Sign auf dem Portal der PFU anmelden;

▪️ den Abschnitt „Informationen über das Arbeitsverhältnis des Arbeitnehmers” auswählen;

▪️ die gescannten Dokumente hochladen.

Arbeitnehmer können Dokumente über den Abschnitt „Kommunikation mit der PFU” einreichen, wo ein elektronischer Eintrag erstellt und gescannte Kopien angehängt werden.

Wie kann man die Digitalisierung überprüfen?

Nach der Bearbeitung der Dokumente werden die Angaben zur Berufstätigkeit im persönlichen Konto auf dem Portal der PFU im Abschnitt „Elektronisches Arbeitsbuch” angezeigt. Dort stehen drei Registerkarten zur Verfügung:

▪️ „Daten des elektronischen Arbeitsbuchs“ – automatische Informationen aus den Berichten der Arbeitgeber seit 1998;

▪️ „Digitalisiertes elektronisches Arbeitsbuch“ – Daten, die aus gescannten Dokumenten hinzugefügt wurden;

▪️ „Scans des Arbeitsbuchs“ – hochgeladene Bilder.

Sie können auch Ihre gesamte Versicherungsdauer im Abschnitt „Versicherungsdaten” überprüfen. Bei Fehlern hinterlassen die Spezialisten der PFU Kommentare zu den Unstimmigkeiten.

Wichtig zu beachten!

1. Im elektronischen Arbeitsbuch werden automatisch Daten über die Beschäftigung seit 2004 angezeigt, aber Informationen über frühere Beschäftigungsverhältnisse müssen manuell hinzugefügt werden.

2. Vor dem 1. Januar 2004 wurde die Dienstzeit als Arbeitszeit angerechnet und durch Einträge im Arbeitsbuch oder andere Dokumente bestätigt.

3. Einzelunternehmer müssen keine Einträge über ihre eigene Tätigkeit vornehmen, aber die Daten über die Beschäftigten des Einzelunternehmers müssen unbedingt hochgeladen werden.

Zur Erinnerung! In der Ukraine wächst der Personalmangel: Auf einen Bewerber kommen zwei Arbeitsplätze. Erfahren Sie, welche Berufe am meisten gefragt sind, warum es an Arbeitskräften mangelt, wie sich die Situation in den verschiedenen Regionen unterscheidet und wie die Prognosen für den Arbeitsmarkt bis 2027 aussehen.

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