Services de notaire numérique du MFA pour les Ukrainiens à l'étranger : comment émettre une procuration en ligne via le système e-Consul

Les Ukrainiens à l'étranger peuvent émettre des documents notariés en ligne dans 40 missions diplomatiques à travers le monde. Découvrez comment fonctionnent les services de notaire numérique du Ministère des Affaires Étrangères et qui peut déjà utiliser le nouveau service e-Consul

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En juillet 2025, le ministère des Affaires étrangères de l'Ukraine a franchi une étape importante vers la simplification de l'accès des citoyens aux services consulaires à l'étranger en lançant un projet pilote de services notariaux numériques. Selon le ministre des Affaires étrangères de l'Ukraine, à partir du 1er juillet, les Ukrainiens dans 40 ambassades et consulats à travers le monde peuvent soumettre des documents pour des services notariaux en ligne — sans files d'attente, dépenses inutiles ou visites répétées aux missions diplomatiques.

Quels changements ont eu lieu : quel est le service notarial numérique du MFA ?

Le service notarial numérique fait partie de la réforme des services consulaires, qui vise à fournir aux citoyens ukrainiens à l'étranger un accès pratique, moderne et sécurisé aux documents notariaux.

La principale innovation est l'automatisation de toutes les étapes du processus de demande : au lieu d'avoir à être présent en personne à plusieurs étapes, les citoyens remplissent tout en ligne via le système e-Consul et ne visitent la mission diplomatique que pour signer et recevoir le document final.

Auparavant, les Ukrainiens à l'étranger devaient soumettre physiquement des demandes, rédiger des textes à la main, payer des frais séparément à une banque ou par courrier, et coordonner les textes des procurations avec le consul — tout cela prenait plusieurs jours et nécessitait parfois une visite répétée.

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Comment fonctionne le nouveau système de soumission de documents pour une procuration notariée à l'étranger ?

1. Demande en ligne via e-Consul. Les Ukrainiens sélectionnent l'action notariée nécessaire dans le système e-Consul, remplissent un formulaire, téléchargent les documents nécessaires et joignent un document modèle.

2. Vérification et approbation des documents. Le système invite automatiquement à indiquer quels documents sont requis pour l'action sélectionnée. Un agent consulaire vérifie l'exactitude et l'exhaustivité des données soumises.

3. Retour du consulat. Si des erreurs ou des documents manquants sont trouvés, le demandeur reçoit une lettre avec des commentaires et des recommandations pour des corrections.

4. Préparation du document et paiement. Après l'approbation de la demande, le système génère un document notarié. Le citoyen reçoit une notification concernant les frais consulaires et la possibilité de s'inscrire dans la e-Queue.

5. Réception du document. Au moment convenu, la personne se rend au consulat uniquement pour signer le document. Le consul fait une entrée dans le registre, et le document est officiellement considéré comme traité.

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Dans quels pays le notariat numérique est-il déjà opérationnel ?

À partir du 1er juillet 2025, le nouveau système a déjà été mis en œuvre dans 40 ambassades et consulats ukrainiens à travers le monde. Parmi eux :

● Europe : Lettonie, Italie (Milan), Allemagne (Hambourg, Gdansk)

● Asie : Chine (Pékin, Guangzhou, Shanghai), Inde, Vietnam, Corée, Thaïlande, Japon

● Afrique : Algérie, Kenya, Sénégal, Rwanda, Maroc, Angola, Éthiopie

● Moyen-Orient : Émirats Arabes Unis, Qatar, Oman, Koweït, Arabie Saoudite

● Amérique : Argentine, Cuba, Pérou, Mexique, Chili

● Australie et autres régions : Australie, Botswana, Ghana, Congo, Côte d'Ivoire, Malaisie, Mozambique, Afrique du Sud

Il est prévu qu'après l'achèvement réussi de la phase pilote, le service sera étendu à toutes les missions diplomatiques ukrainiennes.

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Pourquoi le service notarial numérique du MFA est-il important pour les Ukrainiens à l'étranger ?

Pour des millions de citoyens vivant ou séjournant temporairement en dehors de l'Ukraine, le besoin de documents notariaux est régulier. Cela peut inclure :

● délivrance d'une procuration pour représenter des intérêts en Ukraine (par exemple, concernant des biens, des pensions ou des banques) ;

● autorisation pour un enfant de quitter le pays ;

● certification de déclarations pour le tribunal ou d'autres institutions.

Auparavant, cette procédure nécessitait non seulement du temps libre mais aussi beaucoup de patience. Le nouveau système évite des coûts et des temps d'attente inutiles — tout est soumis à distance, et la visite au consulat est réduite à 15-20 minutes.

Comment le processus de légalisation ou d'enregistrement des documents peut-il être simplifié ?

Dans de nombreux cas, l'enregistrement d'une procuration ou d'autres documents à l'étranger est associé à des problèmes de formulation correcte, au choix du type d'action notariée ou à l'utilisation ultérieure du document. Il est important d'éviter les erreurs qui pourraient compliquer la situation ou rendre le document invalide.

C'est pourquoi les Ukrainiens à l'étranger se tournent de plus en plus vers les avocats en migration de Visit Ukraine. Nos spécialistes aident à préparer correctement les modèles de documents, conseillent sur la préparation des demandes, assistent dans la communication avec les institutions diplomatiques et fournissent un soutien juridique complet.

Donc, si vous vivez à l'étranger et avez besoin de faire rédiger des documents notariés, n'oubliez pas : si vous rencontrez des difficultés juridiques, les avocats de Visit Ukraine sont toujours prêts à aider.

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Nous vous rappelons ! L'Ukraine reconnaît officiellement la double nationalité. Lisez les conditions dans lesquelles il est permis d'avoir deux passeports, qui perdra la nationalité ukrainienne, et comment la nouvelle loi affectera les Ukrainiens à l'étranger et les étrangers qui souhaitent devenir citoyens ukrainiens dans notre article précédent.

Photo : Stringer/Anadolu Agency via Getty Images

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