Servicios de notaría digital del MFA para ucranianos en el extranjero: cómo emitir un poder notarial en línea a través del sistema e-Consul

Los ucranianos en el extranjero pueden emitir documentos notarizados en línea en 40 misiones diplomáticas alrededor del mundo. Descubre cómo funcionan los servicios de notaría digital del Ministerio de Relaciones Exteriores y quiénes pueden utilizar ya el nuevo servicio e-Consul

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En julio de 2025, el Ministerio de Relaciones Exteriores de Ucrania dio un paso importante hacia la simplificación del acceso de los ciudadanos a los servicios consulares en el extranjero al lanzar un proyecto piloto para servicios notariales digitales. Según el Ministro de Relaciones Exteriores de Ucrania, a partir del 1 de julio, los ucranianos en 40 embajadas y consulados de todo el mundo pueden presentar documentos para servicios notariales en línea, sin colas, gastos innecesarios o visitas repetidas a las misiones diplomáticas.

¿Qué cambios han tenido lugar: qué es el servicio notarial digital del MFA?

El servicio notarial digital es parte de la reforma de los servicios consulares, que tiene como objetivo proporcionar a los ciudadanos ucranianos en el extranjero un acceso conveniente, moderno y seguro a documentos notariales.

La principal innovación es la automatización de todas las etapas del proceso de solicitud: en lugar de tener que estar presente en persona en varias etapas, los ciudadanos completan todo en línea a través del sistema e-Consul y solo visitan la misión diplomática para firmar y recibir el documento terminado.

Anteriormente, los ucranianos en el extranjero tenían que presentar físicamente las solicitudes, escribir textos a mano, pagar tarifas por separado en un banco o por correo, y coordinar los textos de los poderes notariales con el cónsul, lo que tomaba varios días y a veces requería una visita repetida.

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¿Cómo funciona el nuevo sistema para presentar documentos para un poder notarial en el extranjero?

1. Solicitud en línea a través de e-Consul. Los ucranianos seleccionan la acción notarial necesaria en el sistema e-Consul, completan un formulario, cargan los documentos necesarios y adjuntan un documento de muestra.

2. Verificación y aprobación de documentos. El sistema solicita automáticamente qué documentos son necesarios para la acción seleccionada. Un funcionario consular verifica la exactitud y la integridad de los datos presentados.

3. Comentarios del consulado. Si se encuentran errores o documentos faltantes, el solicitante recibe una carta con comentarios y recomendaciones para correcciones.

4. Preparación del documento y pago. Después de que se aprueba la solicitud, el sistema genera un documento notarial. El ciudadano recibe una notificación sobre la tarifa consular y la posibilidad de registrarse en la e-Colas.

5. Recepción del documento. A la hora señalada, la persona acude al consulado solo para firmar el documento. El cónsul hace una entrada en el registro, y el documento se considera oficialmente procesado.

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¿En qué países ya está operando el notariado digital?

A partir del 1 de julio de 2025, el nuevo sistema ya se ha implementado en 40 embajadas y consulados ucranianos en todo el mundo. Entre ellos:

● Europa: Letonia, Italia (Milán), Alemania (Hamburgo, Gdansk)

● Asia: China (Pekín, Cantón, Shanghái), India, Vietnam, Corea, Tailandia, Japón

● África: Argelia, Kenia, Senegal, Ruanda, Marruecos, Angola, Etiopía

● Medio Oriente: EAU, Qatar, Omán, Kuwait, Arabia Saudita

● América: Argentina, Cuba, Perú, México, Chile

● Australia y otras regiones: Australia, Botsuana, Ghana, Congo, Costa de Marfil, Malasia, Mozambique, Sudáfrica

Se espera que, tras la finalización exitosa de la fase piloto, el servicio se amplíe a todas las misiones diplomáticas ucranianas.

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¿Por qué es importante el servicio notarial digital del MFA para los ucranianos en el extranjero?

Para millones de ciudadanos que viven o se encuentran temporalmente fuera de Ucrania, la necesidad de documentos notariales es regular. Esto puede incluir:

● emitir un poder notarial para representar intereses en Ucrania (por ejemplo, en relación con propiedades, pensiones o bancos);

● permiso para que un niño salga del país;

● certificar declaraciones para el tribunal u otras instituciones.

Anteriormente, este procedimiento requería no solo tiempo libre, sino también una gran cantidad de paciencia. El nuevo sistema evita costos y tiempos de espera innecesarios: todo se presenta de forma remota, y la visita al consulado se reduce a 15-20 minutos.

¿Cómo se puede simplificar aún más el proceso de legalización o registro de documentos?

En muchos casos, el registro de un poder notarial u otros documentos en el extranjero está asociado con problemas de redacción correcta, la elección del tipo de acción notarial o el uso posterior del documento. Es importante evitar errores que puedan complicar el asunto o invalidar el documento.

Por eso, los ucranianos en el extranjero recurren cada vez más a los abogados de migración de Visit Ukraine. Nuestros especialistas ayudan a preparar correctamente las plantillas de documentos, asesoran sobre la preparación de solicitudes, asisten en la comunicación con instituciones diplomáticas y brindan apoyo legal completo.

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Foto: Stringer/Agencia Anadolu a través de Getty Images

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