Servizi di notaio digitale del MFA per gli ucraini all'estero: come emettere una procura online attraverso il sistema e-Consul

Gli ucraini all'estero possono emettere documenti notarili online in 40 missioni diplomatiche in tutto il mondo. Scopri come funzionano i servizi di notaio digitale del Ministero degli Affari Esteri e chi può già utilizzare il nuovo servizio e-Consul

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Nel luglio 2025, il Ministero degli Affari Esteri dell'Ucraina ha compiuto un passo importante verso la semplificazione dell'accesso dei cittadini ai servizi consolari all'estero lanciando un progetto pilota per i servizi notarili digitali. Secondo il Ministro degli Affari Esteri dell'Ucraina, a partire dal 1° luglio, gli ucraini in 40 ambasciate e consolati in tutto il mondo possono presentare documenti per servizi notarili online — senza code, spese inutili o visite ripetute alle missioni diplomatiche.

Quali cambiamenti sono avvenuti: qual è il servizio notarile digitale del MFA?

Il servizio notarile digitale fa parte della riforma dei servizi consolari, che mira a fornire ai cittadini ucraini all'estero un accesso conveniente, moderno e sicuro ai documenti notarili.

La principale innovazione è l'automazione di tutte le fasi del processo di richiesta: invece di dover essere presenti di persona in diverse fasi, i cittadini compilano tutto online attraverso il sistema e-Consul e visitano la missione diplomatica solo per firmare e ricevere il documento finito.

In precedenza, gli ucraini all'estero dovevano presentare fisicamente le domande, scrivere testi a mano, pagare le tasse separatamente in banca o per posta e coordinare i testi delle procure con il console — tutto ciò richiedeva diversi giorni e talvolta richiedeva una visita ripetuta.

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Come funziona il nuovo sistema per la presentazione di documenti per una procura notarile all'estero?

1. Domanda online tramite e-Consul. Gli ucraini selezionano l'azione notarile necessaria nel sistema e-Consul, compilano un modulo, caricano i documenti necessari e allegano un documento di esempio.

2. Verifica e approvazione dei documenti. Il sistema suggerisce automaticamente quali documenti sono richiesti per l'azione selezionata. Un funzionario consolare verifica l'accuratezza e la completezza dei dati presentati.

3. Feedback dal consolato. Se vengono trovati errori o documenti mancanti, il richiedente riceve una lettera con commenti e raccomandazioni per le correzioni.

4. Preparazione del documento e pagamento. Dopo che la domanda è stata approvata, il sistema genera un documento notarile. Il cittadino riceve una notifica sulla tassa consolare e sulla possibilità di registrarsi nella e-Coda.

5. Ricezione del documento. All'orario stabilito, la persona si reca al consolato solo per firmare il documento. Il console effettua una registrazione nel registro e il documento è ufficialmente considerato elaborato.

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In quali paesi il notaio digitale è già operativo?

Dal 1° luglio 2025, il nuovo sistema è già stato implementato in 40 ambasciate e consolati ucraini in tutto il mondo. Tra questi:

● Europa: Lettonia, Italia (Milano), Germania (Amburgo, Danzica)

● Asia: Cina (Pechino, Guangzhou, Shanghai), India, Vietnam, Corea, Thailandia, Giappone

● Africa: Algeria, Kenya, Senegal, Ruanda, Marocco, Angola, Etiopia

● Medio Oriente: UAE, Qatar, Oman, Kuwait, Arabia Saudita

● America: Argentina, Cuba, Perù, Messico, Cile

● Australia e altre regioni: Australia, Botswana, Ghana, Congo, Costa d'Avorio, Malesia, Mozambico, Sudafrica

Si prevede che dopo il completamento con successo della fase pilota, il servizio sarà esteso a tutte le missioni diplomatiche ucraine.

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Perché il servizio notarile digitale del MFA è importante per gli ucraini all'estero?

Per milioni di cittadini che vivono o soggiornano temporaneamente al di fuori dell'Ucraina, la necessità di documenti notarili è regolare. Questo può includere:

● emissione di una procura per rappresentare interessi in Ucraina (ad esempio, riguardo a proprietà, pensioni o banche);

● permesso per un bambino di lasciare il paese;

● certificazione di dichiarazioni per il tribunale o altre istituzioni.

In precedenza, questa procedura richiedeva non solo tempo libero ma anche molta pazienza. Il nuovo sistema evita costi e tempi di attesa inutili — tutto è presentato a distanza e la visita al consolato è ridotta a 15-20 minuti.

Come può essere semplificato ulteriormente il processo di legalizzazione o registrazione dei documenti?

In molti casi, la registrazione di una procura o di altri documenti all'estero è associata a questioni di corretta formulazione, scelta del tipo di azione notarile o ulteriore utilizzo del documento. È importante evitare errori che potrebbero complicare la questione o rendere il documento invalido.

Per questo motivo, gli ucraini all'estero si rivolgono sempre più a avvocati per l'immigrazione di Visit Ukraine. I nostri specialisti aiutano a preparare correttamente i modelli di documento, consigliano sulla preparazione delle domande, assistono nella comunicazione con le istituzioni diplomatiche e forniscono supporto legale completo.

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Foto: Stringer/Anadolu Agency via Getty Images

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