Цифровий нотаріат МЗС для українців за кордоном: як оформити довіреність онлайн через систему е-Консул

Українці за кордоном можуть оформлювати нотаріальні документи онлайн у 40 дипустановах світу. Дізнайтеся, як працює цифровий нотаріат МЗС та хто вже може скористатися новим сервісом е-Консул

Юридична допомога з міграційних питань для українців в Україні та за кордоном

ОТРИМАТИ

У липні 2025 року Міністерство закордонних справ України зробило важливий крок до спрощення доступу громадян до консульських послуг за кордоном — розпочав роботу пілотний проєкт цифрового нотаріату. Як повідомив міністр закордонних справ України, з 1 липня українці в 40 посольствах та консульствах світу можуть подати документи на нотаріальні дії онлайн — без черг, зайвих витрат і повторних візитів до дипустанов.

Які зміни відбулися: що таке цифровий нотаріат МЗС?

Цифровий нотаріат — це частина реформи консульських послуг, мета якої — забезпечити громадянам України за кордоном зручний, сучасний та безпечний доступ до оформлення нотаріальних документів.

Основне нововведення — автоматизація всіх етапів подачі заяви: замість особистої присутності на кількох етапах, громадянин заповнює все онлайн через систему е-Консул, а до дипустанови приходить лише для підпису й отримання готового документа.

Раніше українцям за кордоном доводилося фізично подавати заяви, писати текст від руки, платити збір окремо в банку чи поштою, узгоджувати тексти довіреностей з консулом — усе це затягувалося на кілька днів, а іноді вимагало повторного візиту.

Читайте також: Правила перетину кордону 2025: як виїхати з України?

Як працює нова система подачі документів на нотаріальну довіреність за кордоном?

1. Онлайн-заява через е-Консул. Українець обирає необхідну нотаріальну дію в системі е-Консул, заповнює анкету, завантажує необхідні документи та прикріплює зразок документа.

2. Перевірка та погодження документів. Система автоматично підказує, які документи потрібні для обраної дії. Консульська посадова особа перевіряє правильність та повноту поданих даних.

3. Зворотний зв’язок із консульства. У разі виявлення помилок або нестачі документів заявник отримує лист із коментарями й рекомендаціями щодо виправлень.

4. Формування документа та оплата. Після погодження заяви система формує нотаріальний документ. Громадянину надходить повідомлення про оплату консульського збору та можливість запису в е-Чергу.

5. Отримання документа. У визначений час особа приходить до консульства лише для підпису документа. Консул вносить запис до реєстру, і документ офіційно вважається оформленим.

Не хочете пропускати важливі оновлення та корисні матеріали? Підпишіться на нашу щотижневу розсилку!

У яких країнах вже працює цифровий нотаріат?

Станом на 1 липня 2025 року нову систему вже запроваджено у 40 українських посольствах і консульствах по всьому світу. Серед них:

● Європа: Латвія, Італія (Мілан), Німеччина (Гамбург, Гданськ)

● Азія: Китай (Пекін, Гуанчжоу, Шанхай), Індія, В’єтнам, Корея, Таїланд, Японія

● Африка: Алжир, Кенія, Сенегал, Руанда, Марокко, Ангола, Ефіопія

● Близький Схід: ОАЕ, Катар, Оман, Кувейт, Саудівська Аравія

● Америка: Аргентина, Куба, Перу, Мексика, Чилі

● Австралія та інші регіони: Австралія, Ботсвана, Гана, Конго, Кот-д’Івуар, Малайзія, Мозамбік, ПАР

Очікується, що після успішного завершення пілотного етапу географія послуги буде розширена на всі українські дипустанови.

Читайте також: Скільки має діяти паспорт, щоб виїхати за кордон?

Чому цифровий нотаріат МЗС важливий для українців за кордоном?

Для мільйонів громадян, які мешкають або тимчасово перебувають за межами України, потреба в нотаріальних документах — регулярна. Це може бути:

● оформлення довіреності на представлення інтересів в Україні (наприклад, щодо майна, пенсій чи банків);

● дозвіл на виїзд дитини;

● посвідчення заяв для суду або інших інституцій.

Раніше така процедура вимагала не лише вільного часу, а й доброго терпіння. Нова система дозволяє уникнути зайвих витрат та очікувань — усе подається дистанційно, а сам візит до консульства скорочено до 15-20 хвилин.

Як ще спростити процес легалізації або оформлення документів?

У багатьох випадках оформлення довіреності чи інших документів за кордоном пов’язане з питаннями правильного формулювання тексту, вибору типу нотаріальної дії або подальшого використання документа. Тут важливо не допустити помилок, які можуть ускладнити справу або зробити документ недійсним.

Саме тому українці за кордоном дедалі частіше звертаються до міграційних юристів Visit Ukraine. Фахівці допомагають грамотно підготувати зразки документів, консультують щодо оформлення заяв, підтримують у спілкуванні з дипломатичними установами та надають повний юридичний супровід.

Тож, якщо ви проживаєте за кордоном і маєте потребу в оформленні нотаріальних документів — не забувайте: якщо виникають складнощі з правовими нюансами — юристи Visit Ukraine завжди готові допомогти.

Отримайте консультацію фахівців онлайн прямо зараз, щоб уникнути складнощів та помилок в оформленні необхідних документів!

Нагадаємо! Україна офіційно визнає множинне громадянство. Читайте, за яких умов дозволено мати два паспорти, хто втратить українське громадянство, і як новий закон вплине на українців за кордоном та іноземців, які хочуть стати громадянами України у нашому попередньому матеріалі.

Фото: Stringer/Anadolu Agency via Getty Images