Expandiendo fronteras: ¿cómo abrir un negocio en Europa si no eres ciudadano de la UE?

¿Cómo puede un ucraniano iniciar un negocio en la UE sin ciudadanía? ¿Qué documentos se necesitan, dónde es más fácil comenzar y cómo evitar errores? Descubre cómo registrar una empresa en Europa, adaptar tu marca y escalar tu negocio sin riesgos innecesarios en una entrevista con Visit Ukraine y expertos de MK:translations

Contacta a nuestros abogados para obtener asesoría o apoyo sobre cómo iniciar un negocio en la UE

CONTACTO

Los ucranianos están ingresando activamente a los mercados europeos: algunos a través de la reubicación de negocios y producción, y otros con la esperanza de escalar su marca. Surgen muchas preguntas: ¿es necesario mudarse físicamente a un país europeo para hacer esto?, ¿cómo adaptas tu marca al nuevo entorno?, ¿cómo contratas personal?, ¿cuáles son los riesgos para los empresarios no residentes de la UE? El secreto para escalar un negocio con éxito en Europa radica en la localización y en comprender la cultura del país donde viven tus futuros socios comerciales, empleados y clientes. Hablamos con Yulia Ventskovska, CEO y fundadora de Localica.io y MK:translations, y Andriy Shurin, experto en derecho corporativo del equipo legal de Visit Ukraine, y les pedimos que compartieran sus consejos y recomendaciones prácticas para lanzar un nuevo negocio con éxito.

¿Cuáles son los principales pasos legales a seguir para iniciar un negocio en Europa si no eres ciudadano de la UE?

Andriy Shurin: Debes sopesar cuidadosamente las ventajas y desventajas de los países que estás considerando como opciones para hacer negocios, evaluar las oportunidades económicas y las perspectivas del mercado, la carga fiscal, el nivel de burocracia, y elegir la jurisdicción que mejor se adapte a ti.

El primer paso es determinar la forma legal óptima para hacer negocios: la legislación europea ofrece una amplia gama de opciones: desde el emprendimiento individual hasta las sociedades anónimas.

Una sociedad de responsabilidad limitada (GmbH en Alemania, Sp. z o.o. en Polonia) es la opción más popular debido a la responsabilidad limitada de los fundadores y la relativa facilidad de gestión. Para grandes proyectos de inversión o empresas públicas, las sociedades anónimas (AG en Alemania, SA en Francia) son apropiadas, ya que permiten recaudar capital a través del mercado de valores.

La elección de la forma depende de muchos factores, incluyendo la cantidad de inversión, el número de fundadores, los planes de expansión del negocio y los requisitos de capital locales. Después de determinar la forma legal, debes pasar por el procedimiento de registro de una empresa en el país elegido, que incluirá:

● Preparación de documentos constitutivos

● obtención de un número de identificación fiscal

● apertura de una cuenta bancaria

● registro en el registro comercial o instituciones similares;

● Aporte del capital autorizado.

También se debe tener en cuenta que en algunas áreas de actividad (por ejemplo, servicios financieros, turismo, medicina), se requieren licencias o permisos especiales.

¿Cuáles son los primeros pasos a seguir después del registro legal para asegurar que el negocio se integre sin problemas en el mercado local?

Yulia Ventskovska: Primero que nada, incluso antes del registro legal, vale la pena evaluar la posibilidad de ingresar al mercado sin establecer una empresa local. Por ejemplo, si tienes una cuenta multimoneda y puedes aceptar pagos de clientes extranjeros, registrar una nueva empresa puede no ser el primer paso.

Sin embargo, si las reglas del mercado requieren que trabajes solo con empresas locales, por ejemplo, en algunos estados de EE. UU., entonces es necesario establecer una entidad legal en el país.

Una vez que se ha tomado la decisión de incorporar, el siguiente paso es construir un equipo. Es importante determinar si tu equipo actual podrá cubrir todas las necesidades clave, particularmente en ventas, o si necesitarás contratar nuevos especialistas. La planificación de los procesos comerciales y la estructura del personal debe ser parte del plan de negocios incluso antes de que la empresa esté oficialmente registrada.

A continuación, debes preparar una estrategia de marketing, en particular, respondiendo a las siguientes preguntas: cómo atraer clientes, qué canales utilizar, cuál será la estrategia competitiva, etc.

El siguiente paso es el análisis del mercado, que incluye la investigación de competidores, la definición de la línea de productos y la fijación de precios. Es importante evaluar las capacidades de inicio y el potencial de crecimiento, en particular, cuántos clientes podrá atender la empresa en la etapa inicial, por ejemplo, en los primeros tres meses de operación.

Después de eso, se forma un plan de lanzamiento teniendo en cuenta la estrategia de marketing, los costos y los procesos comerciales. Y solo cuando todos estos aspectos estén trabajados, deberías considerar el registro legal y la adaptación a los requisitos legales locales.

¿Qué documentos se requieren para registrar un negocio en la UE para nacionales de terceros países? ¿De qué dependen los requisitos de los documentos?

Andriy Shurin: Típicamente, los nacionales de terceros países necesitan proporcionar los siguientes documentos para registrar un negocio en la UE:

● Pasaporte extranjero.

● Documentos constitutivos de la empresa (estatuto, acta de constitución, estructura de propiedad).

● Documentos que confirmen la fuente de fondos.

● Un formulario de registro completado y firmado por todos los fundadores.

● Contrato de arrendamiento de espacio de oficina o oficina virtual, o otro documento que confirme la dirección legal de la empresa.

Todos los documentos deben ser traducidos al idioma oficial del país de registro y apostillados de acuerdo con la Convención de La Haya de 1961. Para los ciudadanos ucranianos, es importante tener en cuenta los requisitos para traducir documentos en cirílico en países con alfabeto latino.

¿Existen industrias donde las empresas ucranianas tienen una ventaja cultural en Europa?

Yulia Ventskovska: Si hablamos de las industrias donde el negocio ucraniano tiene una alta reputación, sin duda son los sectores de TI y agrícola. Las empresas ucranianas en estos sectores ya han ganado confianza en el mercado internacional.

Sin embargo, el concepto de "ventaja cultural" en los negocios es bastante subjetivo. La cultura se manifiesta en la comunicación - entre empresas, personas y comunidades profesionales. Pero la cultura no puede existir sin sus portadores.

Por ejemplo, si un ucraniano abre un salón de belleza en el extranjero, proporciona un servicio de alta calidad y una oferta competitiva, puede tener éxito. Sin embargo, este no será el resultado de peculiaridades culturales, sino de entender al cliente y al mercado.

Cuando ingresamos al mercado internacional, somos ante todo emprendedores que representan a nuestro país. Sin embargo, en los negocios, el papel principal no lo juegan las peculiaridades nacionales, sino las habilidades profesionales, el nivel de servicio y la actitud hacia los clientes y socios.

Así, la "ventaja cultural" depende más de personas específicas y del enfoque para hacer negocios que de pertenecer a una nación particular.

¿No quieres perderte actualizaciones importantes y artículos útiles? Suscríbete a nuestro boletín semanal!

¿Existen países europeos donde sea más fácil para los extranjeros iniciar un negocio? ¿Cuáles son las peculiaridades/ventajas de dichos países?

Andriy Shurin: A nivel global, el procedimiento de registro es similar en diferentes países de la UE, pero el nivel de regulación, burocracia, duración de estos procedimientos, así como la disponibilidad de preferencias para emprendedores en ciertas áreas pueden variar significativamente.

Algunos países europeos ofrecen condiciones más favorables para que los extranjeros inicien un negocio.

Entre ellos:

● Estonia: ofrece un procedimiento simplificado de registro de empresas y e-residencia para extranjeros.

● Irlanda: tiene una de las tasas impositivas corporativas más bajas y un entorno atractivo para empresas tecnológicas.

● Letonia: ofrece un régimen favorable para empresas fintech.

● Chipre: atrae a emprendedores extranjeros debido a sus bajas tasas impositivas, regímenes de inversión especiales y la posibilidad de obtener estatus de no residente.

¿Cómo adaptar una marca a otro mercado sin perder su identidad?

Yulia Ventskovska: Para que una marca siga siendo reconocible en el mercado internacional, es importante preservar su voz única: el tono, las características clave y los valores establecidos en la etapa de creación. Sin embargo, el tono puede variar de un país a otro.

Por ejemplo, en Polonia, el tratamiento formal "Sr. o Sra." es la norma, mientras que en Ucrania, se utilizan más comúnmente los nombres y apellidos. En España, a menudo se trata a las personas como "tú" en reuniones de negocios, pero se elige una forma más formal al hablar en público.

A pesar de estas matices, los valores fundamentales de la marca - respeto por socios, contratistas y clientes - permanecen sin cambios. La adaptación es evidente en los detalles, pero no afecta los principios fundamentales de la marca.

¿Cómo es el proceso de obtención de un permiso de residencia para un empresario que está abriendo una empresa en Europa? ¿Y cuáles son las alternativas para los extranjeros que quieren desarrollar negocios en Europa sin residencia permanente?

Andriy Shurin: El proceso de legalización a través de la actividad empresarial en la UE se basa en dos condiciones clave:

1. Utilidad económica - el negocio debe contribuir a la creación de empleo, innovación o inversión;

2. Estabilidad financiera - el fundador debe demostrar la disponibilidad de fondos para el desarrollo de la empresa y su propio sustento.

El mecanismo general para obtener un permiso de residencia a través de un negocio es bastante simple. El procedimiento para obtener un permiso implica registrar una empresa y presentar una solicitud de permiso al servicio de migración con un paquete de documentos de respaldo necesarios:

● Un plan de negocios con pronósticos de ganancias,

● Beneficios comerciales para la economía del país,

● confirmación de la fuente de capital

● Identidad del fundador (pasaporte, certificado de antecedentes penales con apostilla),

● pago de la tasa estatal.

Las opciones alternativas para obtener un permiso de residencia incluyen las siguientes:

● Visa de negocios - una visa de corto plazo para permanecer en el país con el propósito de desarrollar contactos comerciales o participar en conferencias.

● Visa de trabajo - que se puede obtener más rápidamente al emplearse en su propia nueva empresa.

● Visa de Nómada Digital - un régimen especial para profesionales autónomos que trabajan de forma remota y pueden gestionar su negocio desde cualquier parte del mundo.

● Programas de ciudadanía o residencia por inversión - algunos países ofrecen la posibilidad de obtener residencia bajo la condición de inversión en la economía local. Así es como se ofrecen visas y pasaportes "dorados": Portugal, Grecia, Malta y España.

Para los extranjeros que desean desarrollar su negocio en Europa sin vivir allí, deben considerar la gestión remota a través de representantes locales - con el poder notarial para representar a un director local, uso de una oficina virtual, uso de programas de residencia digital (si el país los ofrece).

¿Por qué es crítica la localización de campañas de marketing? ¿Cuáles son los errores más comunes que cometen las empresas?

Yulia Ventskovska: La localización es una herramienta, no un fin en sí mismo. Ayuda a las empresas a ingresar a nuevos mercados de manera más eficiente, ahorrando dinero en pruebas.

Una campaña de marketing adaptada permite a una marca hablar el idioma de la audiencia, lo que genera confianza y aumenta el compromiso. Los clientes perciben tal marca como "suya" y esto tiene un impacto positivo en las ventas.

Uno de los errores más comunes que cometen las empresas es la traducción literal sin tener en cuenta el contexto cultural y las características semánticas del mercado. Esto lleva a mensajes irrelevantes que no resuenan con la audiencia. Además, las empresas a menudo no comprenden las necesidades reales del mercado y en su lugar intentan vender algo que no tiene demanda allí.

Otro error típico que puedo identificar es la copia directa de un modelo de negocio y política de precios de un mercado a otro. Sin adaptarse a las realidades locales, esto hace que la marca sea no competitiva.

La entrada exitosa en un nuevo mercado no es solo una traducción de una campaña, sino su plena adaptación a las peculiaridades locales, las expectativas del consumidor y el entorno competitivo.

¿Cuáles son los mayores errores legales que cometen los emprendedores extranjeros al iniciar un negocio en la UE?

Andriy Shurin: Dividiría todo esto en grandes grupos: errores en documentos estatutarios, estructura de propiedad, errores en contratos, acuerdos, errores en la determinación del tipo de actividad e informes incorrectos.

1. Errores en documentos estatutarios y estructura de propiedad

Los documentos estatutarios son un documento fundamental que define cómo funciona una entidad legal, distribuye poderes entre participantes y funcionarios, y establece reglas para la toma de decisiones e interacción dentro de la empresa. Los defectos en los documentos constitutivos pueden causar problemas en el futuro, especialmente si el fundador de la empresa no la opera personalmente sino que nombra a un director.

2. Errores en la documentación contractual

Usar plantillas de contrato sin adaptarlas a las leyes locales crea riesgos de litigio. Por ejemplo, los contratos de trabajo en Alemania requieren la inclusión obligatoria de disposiciones sobre el período de prueba y garantías sociales.

3. Violación de los requisitos de licencias comerciales

Tanto los emprendedores autónomos como las entidades legales están obligados a obtener todas las licencias y permisos necesarios para llevar a cabo sus actividades de acuerdo con los requisitos de la ley local. El incumplimiento de estos requisitos puede resultar en multas, suspensión de operaciones y, en algunos casos, pérdida del derecho a hacer negocios en una jurisdicción particular.

4. Ignorar los requisitos de informes financieros

Los reguladores locales exigen un estricto cumplimiento de las normas contables y de informes. El incumplimiento de estos requisitos puede resultar en multas y sanciones.

¿Cómo trabajar con la barrera del idioma? ¿Es suficiente el inglés para hacer negocios en Europa?

Yulia Ventskovska: La barrera del idioma debe considerarse de dos maneras: la comunicación de marca en línea y la interacción directa entre personas (comunicación humana a humana).

La comunicación en línea es un proceso donde una marca se comunica con la audiencia sin dirigirse directamente a un individuo. Las investigaciones muestran que el 80% de los consumidores prefieren interactuar en un idioma que sea nativo o comprensible para ellos. Por lo tanto, es importante adaptar el contenido a los mercados locales, de lo contrario hay riesgos de pérdida de confianza y mala posicionamiento.

La comunicación humana a humana incluye todas las situaciones en las que los representantes de la empresa (gerentes, ejecutivos, vendedores) se comunican directamente con clientes, socios o contratistas. Es importante no solo conocer el idioma, sino también entender las peculiaridades culturales y la etiqueta empresarial. Si un representante de la marca no habla el idioma o no está familiarizado con las tradiciones locales, puede arruinar la imagen de la empresa en la que todo el equipo ha trabajado.

El inglés es el idioma principal de los negocios internacionales, pero no es suficiente para una interacción profunda en países individuales. En Alemania, Francia o España, hablar el idioma local ofrece ventajas significativas. Por lo tanto, adaptar la comunicación empresarial es esencial para una integración exitosa en nuevos mercados.

¿Cuáles son las principales peculiaridades de la tributación empresarial para extranjeros en la UE? ¿Es posible obtener beneficios fiscales o subsidios para nuevas empresas, y qué países ofrecen las mejores condiciones para esto?

Andriy Shurin: La tributación corporativa en Europa es bastante diversa y varía de un país a otro. Los principales impuestos incluyen:

● Impuesto sobre la renta corporativa - la tasa impositiva puede variar significativamente. Por ejemplo, Irlanda es conocida por su tasa de alrededor del 12.5%, mientras que otros países pueden tener tasas más altas.

● Impuesto sobre el valor añadido (IVA) - las tasas estándar de IVA varían del 17% al 27% dependiendo del país, con un tratamiento preferencial para ciertas categorías de bienes y servicios.

● Contribuciones sociales - además de los impuestos corporativos, las empresas deben tener en cuenta los costos de las contribuciones sociales y el seguro de los empleados.

Entre los países de la UE que ofrecen condiciones fiscales atractivas, podemos mencionar:

● Estonia, que lidera los rankings de facilidad para hacer negocios y ofrece un 0% de impuesto sobre la renta sobre las ganancias retenidas, lo que fomenta la reinversión

● Hungría, que ofrece una baja tasa de impuesto corporativo y exenciones fiscales para empresas que invierten en regiones con alta desempleo.

● Chipre, que sigue siendo popular para negocios internacionales debido a su baja tasa de impuesto corporativo (12.5% sobre las ganancias) y la posibilidad de optimización a través de estructuras de holding.

● Lituania se destaca por las tasas impositivas más bajas en la UE para pequeñas empresas - 5%.

Además, casi cada país de la UE ofrece preferencias para empresas que invierten en investigación e innovación. Por ejemplo, Francia ofrece el estatus JEI, bajo el cual las nuevas empresas que operan en los sectores tecnológicos definidos por el programa pueden obtener un estatus que proporciona una exención total del impuesto corporativo durante el primer año y una exención del 50% durante el segundo año.

¿Cuáles son las peculiaridades de la contratación de personal en diferentes países europeos? ¿Cómo afectan los aspectos culturales?

Yulia Ventskovska: El proceso de contratación de personal depende de la legislación, la ley laboral y las peculiaridades culturales de cada país. Es importante considerar algunos aspectos clave. Primero, antes de ingresar a un nuevo mercado, una empresa debe familiarizarse con las regulaciones legales sobre el salario mínimo, el número permitido de horas de trabajo y las especificidades de las garantías sociales y los derechos de los empleados. Por ejemplo, en España, la semana laboral se redujo en 2.5 horas sin reducir los salarios, lo que afecta la competitividad de la oferta del empleador.

En segundo lugar, las empresas deben tener en cuenta los valores culturales. Diferentes países valoran de manera diferente el equilibrio entre la vida laboral y personal. En España e Italia, los empleados valoran más el tiempo de ocio, mientras que en Alemania o Suiza, se presta más atención a la productividad. En consecuencia, la oferta del empleador debe tener en cuenta estas prioridades.

En tercer lugar, las expectativas sobre las condiciones laborales pueden variar según el nivel del puesto. Los trabajadores de línea están más enfocados en la estabilidad y las garantías sociales, mientras que los altos directivos pueden esperar bonificaciones, horarios de trabajo flexibles o paquetes de reubicación.

En cuarto lugar, es importante tener en cuenta las características de género y sociales. En algunos países, como Arabia Saudita, a las mujeres se les otorgó el derecho a trabajar solo en 2017, mientras que en Ucrania está legalmente prohibido indicar el género en las vacantes.

Para contratar personal con éxito en Europa, una empresa necesita no solo conocer los aspectos legales, sino también entender las características culturales y las expectativas de los empleados. Esto hará que la oferta sea más competitiva y atractiva para el mercado local.

¿Cuáles son los principales consejos legales que darías a los emprendedores ucranianos que quieren iniciar un negocio en Europa?

Andriy Shurin: Primero que nada, los emprendedores ucranianos deben investigar a fondo qué país es el más adecuado para su negocio, evaluar el clima de inversión y el régimen fiscal.

Antes de ingresar al mercado, vale la pena realizar una auditoría legal para evitar una situación en el futuro en la que un emprendedor se entere de una condición que tuvo que cumplir después de que ya se haya violado.

Además, se puede aconsejar a los emprendedores que exploren el uso de instrumentos de apoyo gubernamental: tanto la UE en su conjunto como sus estados miembros están muy interesados en revitalizar las economías y promover pequeñas empresas. Vale la pena averiguar qué subvenciones y regímenes de préstamos preferenciales se ofrecen en su campo de actividad.

¡Te recordamos! Puedes obtener asesoría y apoyo legal completo para la reubicación de negocios ucranianos o iniciar una empresa desde cero fuera de Ucrania a través de los especialistas de Visit Ukraine. Deja una solicitud en el sitio web para obtener ayuda de profesionales.

¿Quieres saber más? Lee las últimas noticias y materiales útiles sobre Ucrania y el mundo en la sección de Noticias .

Nuestra recomendación para un viaje seguro y cómodo: 

Visit Ukraine Insurance - seguro para una estancia segura en el extranjero sin gastos innecesarios;

Green Card - seguro de automóvil obligatorio para viajar al extranjero;

Visit Ukraine Tickets - reserva de boletos para autobuses, trenes y aviones hacia/desde Ucrania y entre ciudades de todo el mundo;

Servicio de Abogado Privado - apoyo legal profesional en cuestiones de visa y migración;

Visit Ukraine Merch - compra de ropa y accesorios patrióticos con entrega a nivel mundial.

© 2018-2025, Visit Ukraine. El uso, copia o reimpresión de materiales en este sitio está permitido solo con un enlace (hipervínculo para publicaciones en línea) a Visit Ukraine.

Todos los derechos reservados.