Élargir les frontières : comment ouvrir une entreprise en Europe si vous n'êtes pas citoyen de l'UE ?

Comment un Ukrainien peut-il créer une entreprise dans l'UE sans citoyenneté ? Quels documents sont nécessaires, où est-il plus facile de commencer et comment éviter les erreurs ? Découvrez comment enregistrer une entreprise en Europe, adapter votre marque et développer votre activité sans risques inutiles lors d'un entretien avec les experts de Visit Ukraine et MK:translations

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Les Ukrainiens entrent activement sur les marchés européens : certains par le biais de la relocalisation des affaires et de la production, et d'autres dans l'espoir de développer leur marque. De nombreuses questions se posent : faut-il déménager physiquement dans un pays européen pour cela, comment adapter votre marque à ce nouvel environnement, comment recruter du personnel, quels sont les risques pour les hommes d'affaires non résidents de l'UE ? Le secret d'une expansion commerciale réussie en Europe réside dans la localisation et la compréhension de la culture du pays où vivent vos futurs partenaires commerciaux, employés et clients. Nous avons parlé à Yulia Ventskovska, PDG et fondatrice de Localica.io et MK:translations, et Andriy Shurin, expert en droit des affaires au sein de l'équipe juridique de Visit Ukraine, et leur avons demandé de partager leurs conseils et recommandations pratiques pour réussir le lancement d'une nouvelle entreprise.

Quelles sont les principales étapes juridiques à suivre pour démarrer une entreprise en Europe si vous n'êtes pas citoyen de l'UE ?

Andriy Shurin : Vous devez peser soigneusement les avantages et les inconvénients des pays que vous envisagez comme options pour faire des affaires, évaluer les opportunités économiques et les perspectives de marché, la charge fiscale, le niveau de bureaucratie, et choisir la juridiction qui vous convient le mieux.

La première étape consiste à déterminer la forme juridique optimale pour faire des affaires : la législation européenne offre un large éventail d'options : de l'entrepreneuriat individuel aux sociétés par actions.

Une société à responsabilité limitée (GmbH en Allemagne, Sp. z o.o. en Pologne) est le choix le plus populaire en raison de la responsabilité limitée des fondateurs et de la relative facilité de gestion. Pour les grands projets d'investissement ou les sociétés cotées, les sociétés par actions (AG en Allemagne, SA en France) sont appropriées, car elles permettent de lever des fonds par le biais du marché boursier.

Le choix de la forme dépend de nombreux facteurs, y compris le montant de l'investissement, le nombre de fondateurs, les plans d'expansion de l'entreprise et les exigences de capital local. Après avoir déterminé la forme juridique, vous devez suivre la procédure d'enregistrement d'une entreprise dans le pays choisi, qui comprendra :

● Préparation des documents constitutifs

● Obtention d'un numéro d'identification fiscale

● Ouverture d'un compte bancaire

● Enregistrement au registre du commerce ou dans des institutions similaires ;

● Apport du capital autorisé.

Il convient également de garder à l'esprit que dans certains domaines d'activité (par exemple, les services financiers, le tourisme, la médecine), des licences ou des permis spéciaux sont requis.

Quelles sont les premières étapes à suivre après l'enregistrement légal pour garantir que l'entreprise s'intègre parfaitement sur le marché local ?

Yulia Ventskovska : Tout d'abord, même avant l'enregistrement légal, il vaut la peine d'évaluer la possibilité d'entrer sur le marché sans créer une entreprise locale. Par exemple, si vous avez un compte multi-devises et pouvez accepter des paiements de clients étrangers, l'enregistrement d'une nouvelle entreprise peut ne pas être la première étape.

Cependant, si les règles du marché exigent que vous travailliez uniquement avec des entreprises locales, par exemple, dans certains États américains, alors établir une entité légale dans le pays est nécessaire.

Une fois la décision de constituer une société prise, l'étape suivante consiste à constituer une équipe. Il est important de déterminer si votre équipe actuelle sera en mesure de couvrir tous les besoins clés, en particulier en matière de ventes, ou si vous devrez recruter de nouveaux spécialistes. La planification des processus commerciaux et de la structure du personnel devrait faire partie du plan d'affaires même avant que l'entreprise ne soit officiellement enregistrée.

Ensuite, vous devez préparer une stratégie marketing, en particulier en répondant aux questions suivantes : comment attirer des clients, quels canaux utiliser, quelle sera la stratégie concurrentielle, etc.

L'étape suivante est l'analyse du marché, y compris la recherche de concurrents, la définition de la gamme de produits et la tarification. Il est important d'évaluer les capacités de démarrage et le potentiel de croissance, en particulier, combien de clients l'entreprise sera en mesure de servir à l'étape initiale, par exemple, au cours des trois premiers mois d'activité.

Après cela, un plan de lancement est formé en tenant compte de la stratégie marketing, des coûts et des processus commerciaux. Et ce n'est qu'une fois tous ces aspects travaillés que vous devriez envisager l'enregistrement légal et l'adaptation aux exigences légales locales.

Quels documents sont nécessaires pour enregistrer une entreprise dans l'UE pour les ressortissants de pays tiers ?
De quoi dépendent les exigences documentaires ?

Andriy Shurin : En général, les ressortissants de pays tiers doivent fournir les documents suivants pour enregistrer une entreprise dans l'UE :

● Passeport étranger.

● Documents constitutifs de l'entreprise (statuts, mémorandum d'association, structure de propriété).

● Documents confirmant la source des fonds.

● Un formulaire d'enregistrement rempli, signé par tous les fondateurs.

● Contrat de location pour un espace de bureau ou un bureau virtuel, ou tout autre document confirmant l'adresse légale de l'entreprise.

Tous les documents doivent être traduits dans la langue officielle du pays d'enregistrement et apostillés conformément à la Convention de La Haye de 1961. Pour les citoyens ukrainiens, il est important de prendre en compte les exigences de traduction des documents en cyrillique dans les pays ayant un alphabet latin.

Y a-t-il des secteurs où les entreprises ukrainiennes ont un avantage culturel en Europe ?

Yulia Ventskovska : Si nous parlons des secteurs où les entreprises ukrainiennes ont une bonne réputation, il s'agit certainement des secteurs de l'informatique et de l'agriculture. Les entreprises ukrainiennes dans ces secteurs ont déjà gagné la confiance sur le marché international.

Cependant, le concept d'"avantage culturel" en affaires est assez subjectif. La culture se manifeste dans la communication - entre entreprises, personnes et communautés professionnelles. Mais la culture ne peut exister sans ses porteurs.

Par exemple, si un Ukrainien ouvre un salon de beauté à l'étranger, fournit un service de haute qualité et une offre compétitive, il ou elle peut réussir. Cependant, cela ne sera pas le résultat de particularités culturelles, mais de la compréhension du client et du marché.

Lorsque nous entrons sur le marché international, nous sommes avant tout des entrepreneurs représentant notre pays. Cependant, dans les affaires, le rôle principal n'est pas joué par les particularités nationales, mais par les compétences professionnelles, le niveau de service et l'attitude envers les clients et les partenaires.

Ainsi, l'"avantage culturel" dépend davantage de personnes spécifiques et de l'approche des affaires que d'appartenir à une nation particulière.

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Y a-t-il des pays européens où il est plus facile pour les étrangers de créer une entreprise ?
Quelles sont les particularités/avantages de ces pays ?

Andriy Shurin : À l'échelle mondiale, la procédure d'enregistrement est similaire dans différents pays de l'UE, mais le niveau de réglementation, la bureaucratie, la durée de ces procédures, ainsi que la disponibilité de préférences pour les entrepreneurs dans certains domaines peuvent varier considérablement.

Certains pays européens offrent des conditions plus favorables aux étrangers pour créer une entreprise.

Parmi eux :

● Estonie : offre une procédure d'enregistrement d'entreprise simplifiée et une e-résidence pour les étrangers.

● Irlande : a l'un des taux d'imposition des sociétés les plus bas et un environnement attrayant pour les entreprises technologiques.

● Lettonie : offre un régime favorable pour les entreprises fintech.

● Chypre : attire les entrepreneurs étrangers en raison de ses faibles taux d'imposition, de régimes d'investissement spéciaux et de la possibilité d'obtenir un statut de non-résident.

Comment adapter une marque à un autre marché sans perdre son identité ?

Yulia Ventskovska : Pour qu'une marque reste reconnaissable sur le marché international, il est important de préserver sa voix unique - le ton, les caractéristiques clés et les valeurs établies au stade de la création. Cependant, le ton peut varier d'un pays à l'autre.

Par exemple, en Pologne, l'adresse formelle "Monsieur ou Madame" est la norme, tandis qu'en Ukraine, les prénoms et noms sont plus couramment utilisés. En Espagne, les gens sont souvent appelés "vous" lors des réunions d'affaires, mais choisissent une forme plus formelle lorsqu'ils s'expriment en public.

Malgré ces nuances, les valeurs fondamentales de la marque - le respect des partenaires, des entrepreneurs et des clients - restent inchangées. L'adaptation est évidente dans les détails, mais n'affecte pas les principes fondamentaux de la marque.

À quoi ressemble le processus d'obtention d'un permis de séjour pour un entrepreneur qui ouvre une entreprise en Europe ?
Et quelles sont les alternatives pour les étrangers qui souhaitent développer des affaires en Europe sans résidence permanente ?

Andriy Shurin : Le processus de légalisation par l'activité entrepreneuriale dans l'UE repose sur deux conditions clés :

1. Utilité économique - l'entreprise doit contribuer à la création d'emplois, à l'innovation ou à l'investissement ;

2. Stabilité financière - le fondateur doit prouver la disponibilité de fonds pour le développement de l'entreprise et son propre soutien.

Le mécanisme général d'obtention d'un permis de séjour par le biais d'une entreprise est assez simple. La procédure d'obtention d'un permis implique l'enregistrement d'une entreprise et la soumission d'une demande de permis au service des migrations avec un ensemble de documents justificatifs nécessaires :

● Un plan d'affaires avec des prévisions de bénéfices,

● Les avantages commerciaux pour l'économie du pays,

● Confirmation de la source de capital

● Identité du fondateur (passeport, certificat de non-condamnation avec apostille),

● Paiement de la taxe d'État.

Les options alternatives pour obtenir un permis de séjour incluent les suivantes :

● Visa d'affaires - un visa de courte durée pour séjourner dans le pays dans le but de développer des contacts commerciaux ou de participer à des conférences.

● Visa de travail - qui peut être obtenu plus rapidement en s'employant dans sa propre nouvelle entreprise.

● Visa de nomade numérique - un régime spécial pour les professionnels indépendants qui travaillent à distance et peuvent gérer leur entreprise de n'importe où dans le monde.

● Programmes de citoyenneté ou de résidence par investissement - certains pays offrent la possibilité d'obtenir la résidence sous condition d'investissement dans l'économie locale. C'est ainsi que sont proposés des visas et passeports "dorés" : Portugal, Grèce, Malte et Espagne.

Pour les étrangers qui souhaitent développer leur entreprise en Europe sans y vivre, ils devraient envisager une gestion à distance par l'intermédiaire de représentants locaux - avec un pouvoir de représentation d'un directeur local, l'utilisation d'un bureau virtuel, l'utilisation de programmes de résidence numérique (si le pays les propose).

Pourquoi la localisation des campagnes marketing est-elle critique ?
Quelles sont les erreurs les plus courantes commises par les entreprises ?

Yulia Ventskovska : La localisation est un outil, pas une fin en soi. Elle aide les entreprises à entrer sur de nouveaux marchés plus efficacement, en économisant de l'argent sur les tests.

Une campagne marketing adaptée permet à une marque de parler la langue de son public, ce qui crée la confiance et augmente l'engagement. Les clients perçoivent une telle marque comme "la leur" et cela a un impact positif sur les ventes.

Une des erreurs les plus courantes que les entreprises commettent est la traduction littérale sans tenir compte du contexte culturel et des caractéristiques sémantiques du marché. Cela conduit à des messages non pertinents qui ne résonnent pas avec le public. De plus, les entreprises échouent souvent à comprendre les véritables besoins du marché et essaient plutôt de vendre quelque chose qui n'est pas demandé là-bas.

Une autre erreur typique que je peux identifier est la copie directe d'un modèle commercial et d'une politique de prix d'un marché à un autre. Sans adaptation aux réalités locales, cela rend la marque non compétitive.

Une entrée réussie sur un nouveau marché n'est pas simplement une traduction d'une campagne, mais son adaptation complète aux particularités locales, aux attentes des consommateurs et à l'environnement concurrentiel.

Quelles sont les plus grandes erreurs juridiques que les entrepreneurs étrangers commettent lors de la création d'une entreprise dans l'UE ?

Andriy Shurin : Je diviserais tout cela en grandes catégories : erreurs dans les documents statutaires, structure de propriété, erreurs dans les contrats, accords, erreurs dans la détermination du type d'activité et reporting incorrect.

1. Erreurs dans les documents statutaires et la structure de propriété

Les documents statutaires sont un document fondamental qui définit comment une entité légale fonctionne, distribue les pouvoirs entre les participants et les fonctionnaires, et établit des règles pour la prise de décision et l'interaction au sein de l'entreprise. Des défauts dans les documents constitutifs peuvent causer des problèmes à l'avenir, surtout si le fondateur de l'entreprise ne l'exploite pas personnellement mais nomme un directeur.

2. Erreurs dans la documentation contractuelle

Utiliser des modèles de contrat sans les adapter aux lois locales crée des risques de litige. Par exemple, les contrats de travail en Allemagne exigent l'inclusion obligatoire de dispositions sur la période d'essai et les garanties sociales.

3. Violation des exigences de licence commerciale

Tant les entrepreneurs indépendants que les entités légales doivent obtenir toutes les licences et permis nécessaires pour exercer leurs activités conformément aux exigences de la loi locale. Le non-respect de ces exigences peut entraîner des amendes, la suspension des opérations et, dans certains cas, la perte du droit de faire des affaires dans une juridiction particulière.

4. Ignorer les exigences de reporting financier

Les régulateurs locaux exigent un strict respect des normes comptables et de reporting. Le non-respect de ces exigences peut entraîner des amendes et des pénalités.

Comment travailler avec la barrière linguistique ?
L'anglais est-il suffisant pour faire des affaires en Europe ?

Yulia Ventskovska : La barrière linguistique doit être considérée de deux manières : la communication de marque en ligne et l'interaction directe entre les personnes (communication humaine à humaine).

La communication en ligne est un processus où une marque communique avec le public sans s'adresser directement à un individu. Des recherches montrent que 80 % des consommateurs préfèrent interagir dans une langue qui leur est native ou compréhensible. Par conséquent, il est important d'adapter le contenu aux marchés locaux, sinon il y a des risques de perte de confiance et de mauvaise position.

La communication humaine à humaine inclut toutes les situations où des représentants de l'entreprise (gestionnaires, dirigeants, commerciaux) communiquent directement avec des clients, partenaires ou entrepreneurs. Il est important non seulement de connaître la langue, mais aussi de comprendre les particularités culturelles et l'étiquette commerciale. Si un représentant de la marque ne parle pas la langue ou n'est pas familier avec les traditions locales, il ou elle peut ruiner l'image de l'entreprise sur laquelle toute l'équipe a travaillé.

L'anglais est la langue principale des affaires internationales, mais il n'est pas suffisant pour une interaction approfondie dans certains pays. En Allemagne, en France ou en Espagne, parler la langue locale offre des avantages significatifs. Par conséquent, adapter la communication commerciale est essentiel pour une intégration réussie sur de nouveaux marchés.

Quelles sont les principales particularités de la fiscalité des entreprises pour les étrangers dans l'UE ? Est-il possible d'obtenir des avantages fiscaux ou des subventions pour les nouvelles entreprises, et quels pays offrent les meilleures conditions pour cela ?

Andriy Shurin : La fiscalité des entreprises en Europe est assez diverse et varie d'un pays à l'autre. Les principaux impôts comprennent :

● Impôt sur les sociétés - le taux d'imposition peut varier considérablement. Par exemple, l'Irlande est connue pour son taux d'environ 12,5 %, tandis que d'autres pays peuvent avoir des taux plus élevés.

● Taxe sur la valeur ajoutée (TVA) - les taux de TVA standard varient de 17 % à 27 % selon le pays, avec un traitement préférentiel pour certaines catégories de biens et de services.

● Contributions sociales - en plus des impôts sur les sociétés, les entreprises doivent prendre en compte les coûts des contributions sociales et de l'assurance des employés.

Parmi les pays de l'UE qui offrent des conditions fiscales attractives, nous pouvons mentionner :

● L'Estonie, qui est en tête des classements de facilité de faire des affaires et offre 0 % d'impôt sur les bénéfices non distribués, ce qui encourage la réinvestissement.

● La Hongrie, qui offre un faible taux d'imposition des sociétés et des exonérations fiscales pour les entreprises investissant dans des régions à fort taux de chômage.

● Chypre, qui est toujours populaire pour les entreprises internationales en raison de son faible taux d'imposition des sociétés (12,5 % sur les bénéfices) et de la possibilité d'optimisation par le biais de structures de holding.

● La Lituanie se distingue par les taux d'imposition les plus bas de l'UE pour les petites entreprises - 5 %.

De plus, presque chaque pays de l'UE offre des préférences pour les entreprises investissant dans la recherche et l'innovation. Par exemple, la France propose le statut JEI, selon lequel les nouvelles entreprises opérant dans les secteurs technologiques définis par le programme peuvent obtenir un statut qui leur permet d'être totalement exonérées d'impôt sur les sociétés pendant la première année et d'une exonération de 50 % pendant la deuxième année.

Quelles sont les particularités de l'embauche de personnel dans différents pays européens ?
Comment les aspects culturels l'affectent-ils ?

Yulia Ventskovska : Le processus d'embauche de personnel dépend de la législation, du droit du travail et des particularités culturelles de chaque pays. Il est important de prendre en compte certains aspects clés. Tout d'abord, avant d'entrer sur un nouveau marché, une entreprise doit se familiariser avec les réglementations légales concernant le salaire minimum, le nombre d'heures de travail autorisées, et les spécificités des garanties sociales et des droits des employés. Par exemple, en Espagne, la semaine de travail a été réduite de 2,5 heures sans réduction de salaire, ce qui affecte la compétitivité de l'offre de l'employeur.

Deuxièmement, les entreprises doivent tenir compte des valeurs culturelles. Différents pays valorisent différemment l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. En Espagne et en Italie, les employés valorisent davantage leur temps de loisirs, tandis qu'en Allemagne ou en Suisse, on accorde plus d'attention à la productivité. En conséquence, l'offre de l'employeur doit tenir compte de ces priorités.

Troisièmement, les attentes concernant les conditions de travail peuvent varier en fonction du niveau du poste. Les travailleurs de base sont plus axés sur la stabilité et les garanties sociales, tandis que les cadres supérieurs peuvent s'attendre à des primes, des horaires de travail flexibles ou des packages de relocalisation.

Quatrièmement, il est important de prendre en compte les caractéristiques de genre et sociales. Dans certains pays, comme l'Arabie Saoudite, les femmes n'ont obtenu le droit de travailler qu'en 2017, tandis qu'en Ukraine, il est légalement interdit d'indiquer le genre dans les offres d'emploi.

Pour réussir à embaucher du personnel en Europe, une entreprise doit non seulement connaître les aspects juridiques, mais aussi comprendre les caractéristiques culturelles et les attentes des employés. Cela rendra l'offre plus compétitive et attrayante pour le marché local.

Quels sont les principaux conseils juridiques que vous donneriez aux entrepreneurs ukrainiens qui souhaitent créer une entreprise en Europe ?

Andriy Shurin : Tout d'abord, les entrepreneurs ukrainiens devraient bien étudier quel pays est le plus adapté à leur entreprise, évaluer le climat d'investissement et le régime fiscal.

Avant d'entrer sur le marché, il vaut la peine de réaliser un audit juridique pour éviter une situation à l'avenir où un entrepreneur apprend une condition qu'il ou elle devait remplir après qu'elle ait déjà été violée.

De plus, il peut être conseillé aux entrepreneurs d'explorer l'utilisation des instruments de soutien gouvernementaux : tant l'UE dans son ensemble que ses États membres sont très intéressés par la revitalisation des économies et la promotion des petites entreprises. Il vaut la peine de se renseigner sur les subventions et les régimes de prêt préférentiels offerts dans votre domaine d'activité.

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