Розширюємо кордони: як відкрити бізнес у Європі, якщо ви не громадянин ЄС?

Як українцю відкрити бізнес у ЄС без громадянства? Які документи потрібні, де простіше стартувати та як уникнути помилок? Дізнайтеся, як зареєструвати компанію в Європі, адаптувати бренд і масштабувати бізнес без зайвих ризиків в інтерв'ю з експертами Visit Ukraine та MK:translations

Зв'яжіться з нашими юристами, щоб отримати консультацію або супровід щодо відкриття бізнесу в ЄС

ЗВ'ЯЗАТИСЬ

Українці активно виходять на європейські ринки: хтось через релокацію бізнесу та виробництва, а хтось — у надії масштабувати свій бренд. Постає багато питань: чи потрібно для цього фізично переїздити в європейську країну, як адаптувати бренд до нових умов, як наймати персонал, які ризики у бізнесменів-нерезидентів ЄС? Секрет успіху масштабування бізнесу в Європі полягає у локалізації та розумінні культури країни, у якій живуть ваші майбутні бізнес-партнери, працівники та клієнти. Ми поспілкувалися з CEO & Founder Localica.io та MK:translations Юлією Венцковською та Андрієм Шуріном, експертом з корпоративного права юридичної команди Visit Ukraine і попросили їх поділиться порадами та практичними рекомендаціями для успішного запуску нової справи.

Які основні юридичні кроки потрібно зробити, щоб відкрити бізнес в Європі, якщо ви не громадянин ЄС?

Андрій Шурін: Потрібно ретельно зважити переваги й недоліки країн, які ви розглядаєте як варіанти для ведення бізнесу, оцінити економічні можливості та перспективи ринку, податкове навантаження, рівень бюрократії, і обрати юрисдикцію, яка найбільше вам підходить.

Першочергово — визначити оптимальну правову форму ведення бізнесу: Європейське законодавство пропонує широкий спектр варіантів: від індивідуального підприємництва до акціонерних товариств.

Товариство з обмеженою відповідальністю (GmbH у Німеччині, Sp. z o.o. у Польщі) — найпопулярніший вибір через обмежену відповідальність засновників та відносну простоту управління¹. Для великих інвестиційних проєктів або публічних компаній доречні акціонерні товариства (AG у Німеччині, SA у Франції), що дозволяють залучати капітал через фондові ринки.

Вибір форми залежить від багатьох чинників, зокрема обсягу інвестицій, кількості засновників, планів щодо розширення бізнесу та місцевих вимог до капіталу. Після визначення правової форми потрібно пройти процедуру реєстрації компанії в обраній країні, що включатиме:

● підготовку установчих документів;

● отримання ідентифікаційного номера платника податків;

● відкриття банківського рахунку;

● реєстрацію в торговому реєстрі або аналогічних установах;

● внесення статутного капіталу.

Потрібно також врахувати що у деяких галузях діяльності (наприклад, фінансові послуги, туризм, медицина) необхідно отримати спеціальні ліцензії або дозволи.

Які перші кроки варто зробити після юридичної реєстрації, щоб бізнес органічно влився в місцевий ринок?

Юлія Венцковська: Перш за все, ще перед юридичною реєстрацією варто оцінити можливість виходу на ринок без створення місцевої компанії. Наприклад, якщо у вас є мультивалютний рахунок і ви можете приймати платежі від закордонних клієнтів, реєстрація нової компанії може бути не першочерговим кроком.

Однак, якщо правила ринку передбачають співпрацю лише з локальними компаніями, наприклад, у деяких штатах США, тоді створення юридичної особи в країні є необхідним.

Коли рішення про реєстрацію ухвалене, наступний крок — формування команди. Важливо визначити, чи зможе ваша поточна команда закрити всі ключові потреби, зокрема у продажах, або доведеться наймати нових фахівців. Планування бізнес-процесів та кадрової структури має бути частиною бізнес-плану ще до офіційної реєстрації компанії.

Далі слід підготувати маркетингову стратегію, зокрема, відповівши на наступні питання: як залучати клієнтів, які канали використовувати, якою буде конкурентна стратегія тощо.

Наступний етап — аналіз ринку, зокрема дослідження конкурентів, визначення продуктової лінійки та ціноутворення. Важливо оцінити стартові можливості та потенціал зростання, зокрема, скільки клієнтів компанія зможе обслуговувати на початковому етапі, наприклад, у перші три місяці діяльності.

Після цього формується план запуску з урахуванням маркетингової стратегії, витрат і бізнес-процесів. І лише тоді, коли всі ці аспекти опрацьовані, варто розглядати юридичну реєстрацію та адаптацію до місцевих законодавчих вимог.

Які документи необхідні для реєстрації бізнесу в ЄС для громадян третіх країн? Від чого залежать вимоги до документів?

Андрій Шурін: Зазвичай, для реєстрації бізнесу в ЄС громадянам третіх країн необхідно надати наступні документи:

● Закордонний паспорт.

● Установчі документи компанії (статут, установчий договір, структуру власності).

● Документи, що підтверджують джерело походження коштів.

● Заповнену реєстраційну форму з підписом усіх засновників.

● Договір оренди офісного приміщення або віртуального офісу, або інший документ, що підтверджує юридичну адресу компанії.

Усі документи мають бути перекладені офіційною мовою країни реєстрації та засвідчені апостилем згідно з Гаазькою конвенцією 1961 року. Для українських громадян важливо враховувати вимоги до перекладу кириличних документів у країнах з латинським алфавітом.

Чи існують індустрії, де український бізнес має культурну перевагу в Європі?

Юлія Венцковська: Якщо говорити про галузі, де український бізнес має високу репутацію, це, безумовно, ІТ та агросектор. Українські компанії в цих сферах вже завоювали довіру на міжнародному ринку.

Однак поняття «культурна перевага» в бізнесі є доволі суб’єктивним. Культура проявляється у комунікації — між компаніями, людьми, професійними спільнотами. Але культура не може існувати без своїх носіїв.

Наприклад, якщо українець відкриє салон краси за кордоном, забезпечить якісний сервіс і конкурентну пропозицію, він може досягти успіху. Однак це буде результатом не культурної особливості, а розуміння клієнта та ринку.

Виходячи на міжнародний ринок, насамперед ми є підприємцями, які представляють свою країну. Але в бізнесі головну роль відіграють не національні особливості, а професійні навички, рівень сервісу й ставлення до клієнтів і партнерів.

Отже, «культурна перевага» більше залежить від конкретних людей і підходу до ведення бізнесу, аніж від приналежності до певної нації.

Не хочете пропускати важливі оновлення та корисні матеріали? Підпишіться на нашу щотижневу розсилку!

Чи є країни Європи, де відкрити бізнес для іноземців простіше? У чому особливості/ переваги таких країн?

Андрій Шурін: Глобально процедура реєстрації схожа у різних країнах ЄС, але може суттєво різнитись рівень зарегульованості, бюрократії, тривалості цих процедур, а також наявності преференцій для підприємців у певних сферах.

Деякі країни Європи справді пропонують більш сприятливі умови для відкриття бізнесу іноземцями.

Серед них:

● Естонія: пропонує спрощену процедуру реєстрації компаній та електронне резидентство для іноземців.

● Ірландія: має одну з найнижчих ставок корпоративного податку і привабливе середовище для технологічних компаній.

● Латвія: пропонує сприятливий режим для фінтех компаній.

● Кіпр: приваблює іноземних підприємців завдяки низьким податковим ставкам, спеціальним режимам для інвестицій та можливості отримання статусу нерезидента

Як правильно адаптувати бренд до іншого ринку, не втрачаючи своєї ідентичності?

Юлія Венцковська: Щоб бренд залишався впізнаваним на міжнародному ринку, важливо зберігати його унікальний голос — тональність, ключові характеристики та цінності, закладені на етапі створення. Проте тональність може змінюватися залежно від країни.

Наприклад, у Польщі формальне звертання «пан» або «пані» є нормою, тоді як в Україні частіше використовують ім’я та по батькові. В Іспанії на ділових зустрічах нерідко звертаються на «ти», але під час публічних виступів обирають більш формальну форму.

Попри ці нюанси, основні цінності бренду — повага до партнерів, підрядників і клієнтів — залишаються незмінними. Адаптація проявляється в деталях, але не впливає на фундаментальні принципи бренду.

Як виглядає процес отримання дозволу на проживання для бізнесмена, який відкриває компанію в Європі? І які є альтернативи для іноземців, які хочуть розвивати бізнес в Європі без постійного проживання?

Андрій Шурін: Процес легалізації через підприємницьку діяльність в ЄС базується на двох ключових умовах:

1. Економічна корисність – бізнес має сприяти створенню робочих місць, інноваціям або інвестуванням;

2. Фінансова стійкість – засновник повинен довести наявність коштів для розвитку компанії та власного забезпечення.

Загальний механізм отримання дозволу на проживання через бізнес доволі простий. Процедура отримання дозволу передбачає власне реєстрацію компанії та подачу заяви на дозвіл до міграційної служби з пакетом необхідних документів, що підтверджують:

● Бізнес-план з прогнозами прибутку,

● користь бізнесу для економіки країни,

● підтвердження джерела капіталу,

● особу засновника (Паспорт, Довідка про відсутність судимостей з апостилем),

● сплату державного мита.

Серед альтернативних варіантів дозволу на проживання можна виділити наступні:

● Ділова віза — короткострокова віза для перебування в країні з метою розвитку бізнесових контактів або участі у конференціях.

● Робоча віза — яку можна швидше отримати, працевлаштувавши себе до своєї ж нової компанії.

● Digital Nomad Visa — спеціальний режим для самозайнятих спеціалістів, хто працює дистанційно та може управляти своїм бізнесом з будь-якої точки світу.

● Програми інвестиційного громадянства або резидентства — деякі країни пропонують можливість отримання резидентства за умови інвестицій у місцеву економіку. Так «золоті» візи й паспорти пропонують: Португалія, Греція, Мальта, Іспанія.

Для іноземців, що хочуть розвивати бізнес в Європі, без особистого проживання там, слід розглянути варіанти з дистанційним керування через місцевих представників – з уповноваженням на представництво місцевого директора, використання віртуального офісу, використання цифрових резидентських програм (якщо країна такі пропонує).

Чому локалізація маркетингових кампаній критично важлива? Які найпоширеніші помилки бізнесів?

Юлія Венцковська: Локалізація — це інструмент, а не самоціль. Вона допомагає компаніям ефективніше заходити на нові ринки, заощаджуючи кошти на тестуванні.

Адаптована маркетингова кампанія дозволяє бренду «говорити» мовою аудиторії, що формує довіру та підвищує залученість. Клієнти сприймають такий бренд як «свій» і це позитивно впливає на показники продажів.

Одна з найпоширеніших помилок бізнесів – дослівний переклад без урахування культурного контексту та семантичних особливостей ринку. Це призводить до нерелевантних меседжів, які не знаходять відгуку в аудиторії. Крім цього, бізнеси часто не розуміють реальні потреби ринку, а натомість намагаються продавати те, що там не має попиту.

Ще одна типова помилка, яку я можу виокремити, – це пряме копіювання бізнес-моделі та цінової політики з одного ринку на інший. Без адаптації під місцеві реалії це робить бренд неконкурентоспроможним.

Успішний вихід на новий ринок — це не лише переклад кампанії, а її повноцінна адаптація під локальні особливості, споживчі очікування та конкурентне середовище.

Які найбільші юридичні помилки роблять іноземні підприємці при відкритті бізнесу в ЄС?

Андрій Шурін: я б розділив все це на великі групи: помилки в статутних документах, структурі власності, помилки в договорах, угодах, помилки при визначенні виду діяльності та неправильна звітність.

1. Помилки в статутних документах, і структурі власності

Статутні документи – це основоположний документ, який визначає, як функціонує юридична особа, розподіляє повноваження між учасниками та посадовими особами, встановлює правила прийняття рішень і взаємодії всередині компанії. Недоліки в установчих документах можуть спричинити проблеми в майбутньому, особливо якщо засновник компанії, здійснює її діяльність не особисто, а призначивши директора.

2. Помилки в договірній документації

Використання шаблонів договорів без адаптації до місцевого законодавства створює ризики судових спорів. Наприклад, трудові договори в Німеччині вимагають обов'язкового включення положень про випробувальний термін та соціальні гарантії.

3. Порушення вимог ліцензування діяльності

Як самозайняті підприємці, так і юридичні особи зобов’язані отримувати всі необхідні ліцензії та дозволи для здійснення своєї діяльності згідно з вимогами місцевого законодавства. Недотримання цих вимог може призвести до накладення штрафів, призупинення операційної діяльності, а в окремих випадках – до втрати права на ведення бізнесу в конкретній юрисдикції.

4. Ігнорування вимог до фінансової звітності

Місцеві регулятори вимагають суворого дотримання норм бухгалтерського обліку та звітності. Недотримання цих вимог загрожує штрафами та санкціями.

Як правильно працювати з мовним бар’єром? Чи достатньо англійської для ведення бізнесу в Європі?

Юлія Венцковська: Мовний бар’єр варто розглядати у двох площинах: онлайн-комунікації бренду та безпосередньої взаємодії між людьми (human-to-human комунікації).

Онлайн-комунікація – це процес, коли бренд спілкується з аудиторією без прямого звернення до окремої людини. Дослідження показують, що 80% споживачів віддають перевагу взаємодії мовою, яка є для них є рідною або зрозумілою. Тому важливо адаптувати контент під локальні ринки, інакше є ризики втрати довіри та невдалого позиціювання.

Human-to-human комунікація – це всі ситуації, коли представники компанії (менеджери, керівники, продавці) безпосередньо спілкуються з клієнтами, партнерами чи підрядниками. Тут важливо не лише знання мови, а й розуміння культурних особливостей і бізнес-етикету. Якщо представник бренду не володіє мовою чи не знайомий із місцевими традиціями, він може зруйнувати образ компанії, над яким працювала вся команда.

Англійська є основною мовою міжнародного бізнесу, але її недостатньо для глибокої взаємодії в окремих країнах. У Німеччині, Франції чи Іспанії володіння місцевою мовою надає значні переваги. Тому адаптація бізнес-комунікації має вагоме значення для успішної інтеграції на нових ринках.

Які основні особливості оподаткування бізнесу для іноземців у ЄС? І чи є можливість отримати податкові пільги чи субсидії для нових компаній, і які країни надають найкращі умови для цього?

Андрій Шурін: Корпоративне оподаткування в Європі досить різноманітне та залежить від країни. Основні податки включають:

● Податок на прибуток – ставка податку може значно відрізнятися. Наприклад, Ірландія відома своєю ставкою близько 12,5%, тоді як інші країни можуть мати вищі показники.

● Податок на додану вартість (ПДВ) – стандартні ставки ПДВ варіюються від 17% до 27% залежно від країни, при цьому існують пільгові режими для деяких категорій товарів та послуг.

● Соціальні внески – крім корпоративних податків, компанії мають враховувати витрати на соціальні внески та страхування працівників.

Серед країн ЄС, що пропонують привабливі податкові умови можемо відзначити:

● Естонію, яка лідирує в рейтингах легкості ведення бізнес і пропонує 0% податок на прибуток на нерозподілений прибуток, що стимулює реінвестування

● Угорщину, що пропонує низьку ставку податку на прибуток підпримєств і податкові канікули для компаній, що інвестують у регіони з високим рівнем безробіття.

● Кіпр, який все ще залишається популярним для міжнародного бізнесу через низьку ставку корпоративного податку (12.5% на прибуток) та можливість оптимізації через холдингові структури.

● Литву виділяється найнижчими податковими ставками в ЄС для малого бізнесу – 5%.

Крім того, майже кожна країна ЄС пропонує преференції для компаній, що інвестують в дослідження й інноваційні розробки. Для прикладу Франція пропонує статус JEI – за яким нові компанії, що проводять діяльність у визначених програмою технологічних секторах, можуть отримати статус, який надає повне звільнення від корпоративного податку протягом першого року і 50% звільнення протягом другого року.

Які особливості наймання персоналу в різних країнах Європи? Як на це впливають культурні аспекти?

Юлія Венцковська: Процес найма персоналу залежить від законодавства, трудового права та культурних особливостей кожної країни. Важливо враховувати деякі ключові аспекти. По-перше, перед виходом на новий ринок компанія повинна ознайомитися з законодавчими нормами щодо мінімальної заробітної плати, допустимою кількістю робочих годин, особливостей соціальних гарантій та прав працівників. Наприклад, в Іспанії робочий тиждень скоротили на 2,5 години без зменшення зарплати, що впливає на конкурентність пропозиції роботодавця.

По-друге, бізнесам необхідно враховувати культурні цінності. У різних країнах цінується різний баланс між роботою та особистим життям. В Іспанії та Італії працівники більше цінують вільний час, тоді як у Німеччині чи Швейцарії більше уваги приділяється продуктивності. Відповідно, пропозиція роботодавця має враховувати ці пріоритети.

По-третє, очікування щодо умов роботи можуть змінюватися залежно від рівня посади. Лінійні працівники більше орієнтовані на стабільність і соціальні гарантії, тоді як топменеджери можуть очікувати бонуси, гнучкий графік або релокаційні пакети.

По-четверте, важливо враховувати гендерні та соціальні особливості. У деяких країнах, таких як Саудівська Аравія, жінки отримали право працювати лише у 2017 році, в той час, як в Україні законодавчо заборонено вказувати гендер у вакансіях.

Щоб успішно наймати персонал у Європі, компанії необхідно не лише знати юридичні аспекти, а й розуміти культурні особливості та очікування працівників. Це зробить пропозицію більш конкурентоспроможною і привабливою для місцевого ринку.

Які основні юридичні поради ви б дали українським підприємцям, які хочуть відкрити бізнес в Європі?

Андрій Шурін: Перш за все, українським підприємцям варто ретельно дослідити, яка країна найбільш підходить для діяльності, оцінити інвестиційний клімат, податковий режим.

Перед виходом на ринок варто провести юридичний аудит, щоб у майбутньому не виникла ситуація, коли підприємець дізнається про умову, що мав виконати, вже після факту її порушення.

Крім того, можна порадити підприємцям дослідити використання державних інструментів підтримки: як ЄС загалом, так і держави-члени дуже зацікавлені у пожвавленні економік і сприяють діяльності малих підприємств. Варто дізнатись які пропонуються гранти та пільгові режими кредитування саме у вашій сфері діяльності.

Нагадаємо! Отримати консультацію та повний юридичний супровід релокації українського бізнесу або відкриття компанії з нуля за межами України можна отримати через фахівців Visit Ukraine. Залишайте заявку на сайті, щоб отримати допомогу від професіоналів.