Rozszerzanie granic: jak otworzyć firmę w Europie, jeśli nie jesteś obywatelem UE?

Jak może Ukrainiec założyć firmę w UE bez obywatelstwa? Jakie dokumenty są potrzebne, gdzie łatwiej zacząć i jak unikać błędów? Dowiedz się, jak zarejestrować firmę w Europie, dostosować swoją markę i rozwijać biznes bez zbędnego ryzyka w wywiadzie z ekspertami Visit Ukraine i MK:translations

Skontaktuj się z naszymi prawnikami, aby uzyskać porady lub wsparcie w zakładaniu firmy w UE

KONTAKT

Ukraińcy aktywnie wchodzą na rynki europejskie: niektórzy poprzez relokację biznesu i produkcji, a inni w nadziei na rozwój swojej marki. Pojawia się wiele pytań: czy trzeba fizycznie przenieść się do kraju europejskiego, aby to zrobić, jak dostosować swoją markę do nowego środowiska, jak zatrudniać pracowników, jakie są ryzyka dla przedsiębiorców spoza UE? Sekret udanego skalowania biznesu w Europie leży w lokalizacji i zrozumieniu kultury kraju, w którym żyją twoi przyszli partnerzy biznesowi, pracownicy i klienci. Rozmawialiśmy z Yulią Ventskovską, dyrektorem generalnym i założycielką Localica.io oraz MK:translations, oraz Andriym Shurinem, ekspertem prawa korporacyjnego w zespole prawnym Visit Ukraine, i poprosiliśmy ich o podzielenie się wskazówkami i praktycznymi radami na temat udanego uruchamiania nowego biznesu.

Jakie są główne kroki prawne, które należy podjąć, aby rozpocząć działalność gospodarczą w Europie, jeśli nie jesteś obywatelem UE?

Andriy Shurin: Musisz dokładnie rozważyć zalety i wady krajów, które rozważasz jako opcje do prowadzenia działalności, ocenić możliwości gospodarcze i perspektywy rynkowe, obciążenie podatkowe, poziom biurokracji i wybrać jurysdykcję, która najlepiej ci odpowiada.

Pierwszym krokiem jest określenie optymalnej formy prawnej prowadzenia działalności: europejskie przepisy prawne oferują szeroki wachlarz opcji: od indywidualnego przedsiębiorstwa po spółki akcyjne.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (GmbH w Niemczech, Sp. z o.o. w Polsce) jest najpopularniejszym wyborem ze względu na ograniczoną odpowiedzialność założycieli i względną łatwość zarządzania. Dla dużych projektów inwestycyjnych lub spółek publicznych odpowiednie są spółki akcyjne (AG w Niemczech, SA we Francji), ponieważ pozwalają na pozyskiwanie kapitału poprzez rynek akcji.

Wybór formy zależy od wielu czynników, w tym od wysokości inwestycji, liczby założycieli, planów rozwoju biznesu i lokalnych wymogów kapitałowych. Po określeniu formy prawnej należy przejść przez procedurę rejestracji firmy w wybranym kraju, która będzie obejmować:

● Przygotowanie dokumentów założycielskich

● uzyskanie numeru identyfikacji podatkowej

● otwarcie konta bankowego

● rejestracja w rejestrze handlowym lub podobnych instytucjach;

● Wniesienie kapitału zakładowego.

Należy również pamiętać, że w niektórych obszarach działalności (np. usługi finansowe, turystyka, medycyna) wymagane są specjalne licencje lub zezwolenia.

Jakie są pierwsze kroki, które należy podjąć po rejestracji prawnej, aby zapewnić, że biznes bezproblemowo integruje się z lokalnym rynkiem?

Yulia Ventskovska: Przede wszystkim, nawet przed rejestracją prawną, warto ocenić możliwość wejścia na rynek bez zakładania lokalnej firmy. Na przykład, jeśli masz konto wielowalutowe i możesz przyjmować płatności od zagranicznych klientów, rejestracja nowej firmy może nie być pierwszym krokiem.

Jednak jeśli zasady rynkowe wymagają, abyś współpracował tylko z lokalnymi firmami, na przykład w niektórych stanach USA, to konieczne jest założenie podmiotu prawnego w kraju.

Gdy decyzja o założeniu firmy została podjęta, następnym krokiem jest zbudowanie zespołu. Ważne jest, aby określić, czy twój obecny zespół będzie w stanie pokryć wszystkie kluczowe potrzeby, szczególnie w sprzedaży, czy też będziesz musiał zatrudnić nowych specjalistów. Planowanie procesów biznesowych i struktury zatrudnienia powinno być częścią biznesplanu jeszcze przed oficjalną rejestracją firmy.

Następnie powinieneś przygotować strategię marketingową, w szczególności odpowiadając na następujące pytania: jak przyciągnąć klientów, jakie kanały wykorzystać, jaka będzie strategia konkurencyjna itp.

Następnym krokiem jest analiza rynku, w tym badanie konkurencji, definiowanie linii produktów i ustalanie cen. Ważne jest, aby ocenić możliwości startowe i potencjał wzrostu, w szczególności, ilu klientów firma będzie w stanie obsłużyć na początkowym etapie, na przykład w ciągu pierwszych trzech miesięcy działalności.

Po tym formułowany jest plan uruchomienia, uwzględniający strategię marketingową, koszty i procesy biznesowe. I tylko wtedy, gdy wszystkie te aspekty są opracowane, należy rozważyć rejestrację prawną i dostosowanie do lokalnych wymogów prawnych.

Jakie dokumenty są wymagane do rejestracji działalności gospodarczej w UE dla obywateli krajów trzecich? Od czego zależą wymagania dotyczące dokumentów?

Andriy Shurin: Zazwyczaj obywatele krajów trzecich muszą przedstawić następujące dokumenty, aby zarejestrować działalność gospodarczą w UE:

● Paszport zagraniczny.

● Dokumenty założycielskie firmy (statut, umowa spółki, struktura własności).

● Dokumenty potwierdzające źródło funduszy.

● Wypełniony formularz rejestracyjny podpisany przez wszystkich założycieli.

● Umowa najmu lokalu biurowego lub wirtualnego biura, lub inny dokument potwierdzający adres prawny firmy.

Wszystkie dokumenty muszą być przetłumaczone na język urzędowy kraju rejestracji i opatrzone apostille zgodnie z Konwencją Haską z 1961 roku. Dla obywateli Ukrainy ważne jest uwzględnienie wymagań dotyczących tłumaczenia dokumentów cyrylicą w krajach z alfabetem łacińskim.

Czy są jakieś branże, w których ukraińskie firmy mają przewagę kulturową w Europie?

Yulia Ventskovska: Jeśli mówimy o branżach, w których ukraiński biznes ma wysoką reputację, to z pewnością są to sektory IT i rolnictwa. Ukraińskie firmy w tych sektorach już zdobyły zaufanie na rynku międzynarodowym.

Jednak pojęcie "przewagi kulturowej" w biznesie jest dość subiektywne. Kultura przejawia się w komunikacji - między firmami, ludźmi i społecznościami zawodowymi. Ale kultura nie może istnieć bez swoich nosicieli.

Na przykład, jeśli Ukrainiec otworzy salon piękności za granicą, zapewni wysoką jakość usług i konkurencyjną ofertę, może odnieść sukces. Jednak nie będzie to wynikiem kulturowych szczególności, lecz zrozumienia klienta i rynku.

Kiedy wchodzimy na rynek międzynarodowy, przede wszystkim jesteśmy przedsiębiorcami reprezentującymi nasz kraj. Jednak w biznesie główną rolę odgrywają nie narodowe szczególności, lecz umiejętności zawodowe, poziom obsługi i podejście do klientów i partnerów.

W ten sposób "przewaga kulturowa" zależy bardziej od konkretnych ludzi i podejścia do prowadzenia biznesu niż od przynależności do konkretnego narodu.

Nie chcesz przegapić ważnych aktualizacji i przydatnych artykułów? Zapisz się do naszego cotygodniowego newslettera!

Czy są jakieś kraje europejskie, w których obcokrajowcom łatwiej jest rozpocząć działalność gospodarczą? Jakie są szczególności/zalety takich krajów?

Andriy Shurin: Na całym świecie procedura rejestracji jest podobna w różnych krajach UE, ale poziom regulacji, biurokracji, czas trwania tych procedur, a także dostępność preferencji dla przedsiębiorców w niektórych obszarach mogą się znacznie różnić.

Niektóre kraje europejskie oferują bardziej korzystne warunki dla obcokrajowców, którzy chcą rozpocząć działalność gospodarczą.

Wśród nich:

● Estonia: oferuje uproszczoną procedurę rejestracji firmy i e-rezydencję dla obcokrajowców.

● Irlandia: ma jedną z najniższych stawek podatku dochodowego od osób prawnych i atrakcyjne środowisko dla firm technologicznych.

● Łotwa: oferuje korzystny reżim dla firm fintech.

● Cypr: przyciąga zagranicznych przedsiębiorców dzięki niskim stawkom podatkowym, specjalnym reżimom inwestycyjnym i możliwości uzyskania statusu nierezydenta.

Jak dostosować markę do innego rynku, nie tracąc jej tożsamości?

Yulia Ventskovska: Aby marka pozostała rozpoznawalna na rynku międzynarodowym, ważne jest, aby zachować jej unikalny głos - ton, kluczowe cechy i wartości, które zostały określone na etapie tworzenia. Jednak ton może się różnić w zależności od kraju.

Na przykład w Polsce formalne zwroty "Pan" lub "Pani" są normą, podczas gdy na Ukrainie częściej używa się imion i nazwisk. W Hiszpanii ludzie często zwracają się do siebie per "ty" na spotkaniach biznesowych, ale wybierają bardziej formalną formę podczas wystąpień publicznych.

Pomimo tych niuansów, podstawowe wartości marki - szacunek dla partnerów, kontrahentów i klientów - pozostają niezmienne. Adaptacja jest widoczna w szczegółach, ale nie wpływa na fundamentalne zasady marki.

Jak wygląda proces uzyskiwania zezwolenia na pobyt dla przedsiębiorcy, który otwiera firmę w Europie? A jakie są alternatywy dla obcokrajowców, którzy chcą rozwijać działalność w Europie bez stałego pobytu?

Andriy Shurin: Proces legalizacji poprzez działalność gospodarczą w UE opiera się na dwóch kluczowych warunkach:

1. Użyteczność ekonomiczna - biznes musi przyczyniać się do tworzenia miejsc pracy, innowacji lub inwestycji;

2. Stabilność finansowa - założyciel musi udowodnić dostępność funduszy na rozwój firmy i własne utrzymanie.

Ogólny mechanizm uzyskiwania zezwolenia na pobyt poprzez działalność gospodarczą jest dość prosty. Procedura uzyskania zezwolenia obejmuje rejestrację firmy i złożenie wniosku o zezwolenie do służb migracyjnych z pakietem niezbędnych dokumentów potwierdzających:

● Biznesplan z prognozami zysków,

● Korzyści biznesowe dla gospodarki kraju,

● potwierdzenie źródła kapitału

● Tożsamość założyciela (paszport, zaświadczenie o niekaralności z apostille),

● opłata skarbowa.

Alternatywne opcje uzyskania zezwolenia na pobyt obejmują:

● Wiza biznesowa - krótka wiza na pobyt w kraju w celu rozwijania kontaktów biznesowych lub uczestnictwa w konferencjach.

● Wiza pracownicza - którą można uzyskać szybciej, zatrudniając się w swojej własnej nowej firmie.

● Wiza dla cyfrowych nomadów - specjalny reżim dla samozatrudnionych profesjonalistów, którzy pracują zdalnie i mogą zarządzać swoją firmą z dowolnego miejsca na świecie.

● Programy obywatelstwa lub rezydencji inwestycyjnej - niektóre kraje oferują możliwość uzyskania rezydencji pod warunkiem inwestycji w lokalną gospodarkę. W ten sposób oferowane są "złote" wizy i paszporty: Portugalia, Grecja, Malta i Hiszpania.

Dla obcokrajowców, którzy chcą rozwijać swój biznes w Europie bez zamieszkania tam, powinni rozważyć zdalne zarządzanie przez lokalnych przedstawicieli - z pełnomocnictwem do reprezentowania lokalnego dyrektora, korzystanie z wirtualnego biura, korzystanie z programów cyfrowej rezydencji (jeśli kraj je oferuje).

Dlaczego lokalizacja kampanii marketingowych jest kluczowa? Jakie są najczęstsze błędy popełniane przez firmy?

Yulia Ventskovska: Lokalizacja to narzędzie, a nie cel sam w sobie. Pomaga firmom efektywniej wchodzić na nowe rynki, oszczędzając pieniądze na testowaniu.

Dostosowana kampania marketingowa pozwala marce mówić językiem odbiorców, co buduje zaufanie i zwiększa zaangażowanie. Klienci postrzegają taką markę jako "swoją" i ma to pozytywny wpływ na sprzedaż.

Jednym z najczęstszych błędów, jakie popełniają firmy, jest dosłowne tłumaczenie bez uwzględnienia kontekstu kulturowego i cech semantycznych rynku. Prowadzi to do nieodpowiednich komunikatów, które nie rezonują z odbiorcami. Ponadto firmy często nie rozumieją rzeczywistych potrzeb rynku i zamiast tego próbują sprzedać coś, co nie jest tam poszukiwane.

Innym typowym błędem, który mogę zidentyfikować, jest bezpośrednie kopiowanie modelu biznesowego i polityki cenowej z jednego rynku na inny. Bez dostosowania do lokalnych realiów czyni to markę niekonkurencyjną.

Udane wejście na nowy rynek to nie tylko tłumaczenie kampanii, ale jej pełna adaptacja do lokalnych szczególności, oczekiwań konsumentów i środowiska konkurencyjnego.

Jakie są największe błędy prawne, jakie popełniają zagraniczni przedsiębiorcy, rozpoczynając działalność w UE?

Andriy Shurin: Podzieliłbym to na duże grupy: błędy w dokumentach statutowych, strukturze własności, błędy w umowach, porozumieniach, błędy w określaniu rodzaju działalności i błędne raportowanie.

1. Błędy w dokumentach statutowych i strukturze własności

Dokumenty statutowe to fundamentalny dokument, który definiuje, jak funkcjonuje podmiot prawny, rozdziela uprawnienia między uczestników i urzędników oraz ustala zasady podejmowania decyzji i interakcji w firmie. Wady w dokumentach założycielskich mogą powodować problemy w przyszłości, szczególnie jeśli założyciel firmy nie prowadzi jej osobiście, lecz powołuje dyrektora.

2. Błędy w dokumentacji umownej

Korzystanie z szablonów umów bez dostosowania ich do lokalnych przepisów stwarza ryzyko sporów sądowych. Na przykład umowy o pracę w Niemczech wymagają obowiązkowego uwzględnienia postanowień dotyczących okresu próbnego i gwarancji socjalnych.

3. Naruszenie wymogów dotyczących licencjonowania działalności gospodarczej

Zarówno samozatrudnieni przedsiębiorcy, jak i osoby prawne są zobowiązani do uzyskania wszystkich niezbędnych licencji i zezwoleń na prowadzenie swojej działalności zgodnie z wymaganiami lokalnego prawa. Niezastosowanie się do tych wymogów może skutkować grzywnami, wstrzymaniem działalności, a w niektórych przypadkach utratą prawa do prowadzenia działalności w danej jurysdykcji.

4. Ignorowanie wymogów dotyczących sprawozdawczości finansowej

Lokalni regulatorzy wymagają ścisłego przestrzegania standardów rachunkowości i sprawozdawczości. Niezastosowanie się do tych wymogów może skutkować grzywnami i karami.

Jak pracować z barierą językową? Czy angielski wystarczy, aby prowadzić działalność w Europie?

Yulia Ventskovska: Barierę językową należy rozpatrywać w dwóch aspektach: komunikacji marki w Internecie i bezpośredniej interakcji między ludźmi (komunikacja człowiek-człowiek).

Komunikacja online to proces, w którym marka komunikuje się z odbiorcami bez bezpośredniego zwracania się do konkretnej osoby. Badania pokazują, że 80% konsumentów woli komunikować się w języku, który jest dla nich ojczysty lub zrozumiały. Dlatego ważne jest dostosowanie treści do lokalnych rynków, w przeciwnym razie istnieje ryzyko utraty zaufania i złej pozycji.

Komunikacja człowiek-człowiek obejmuje wszystkie sytuacje, w których przedstawiciele firmy (menedżerowie, kierownicy, sprzedawcy) komunikują się bezpośrednio z klientami, partnerami lub kontrahentami. Ważne jest, aby nie tylko znać język, ale także rozumieć kulturowe szczególności i etykietę biznesową. Jeśli przedstawiciel marki nie mówi w danym języku lub nie zna lokalnych tradycji, może zrujnować wizerunek firmy, nad którym pracował cały zespół.

Angielski jest głównym językiem międzynarodowego biznesu, ale nie wystarcza do głębokiej interakcji w poszczególnych krajach. W Niemczech, Francji czy Hiszpanii znajomość lokalnego języka oferuje znaczące korzyści. Dlatego dostosowanie komunikacji biznesowej jest niezbędne dla udanej integracji na nowych rynkach.

Jakie są główne szczególności opodatkowania działalności gospodarczej dla obcokrajowców w UE? Czy możliwe jest uzyskanie ulg podatkowych lub dotacji dla nowych firm, a które kraje oferują najlepsze warunki w tym zakresie?

Andriy Shurin: Opodatkowanie korporacyjne w Europie jest dość zróżnicowane i różni się w zależności od kraju. Główne podatki obejmują:

● Podatek dochodowy od osób prawnych - stawka podatkowa może się znacznie różnić. Na przykład Irlandia jest znana ze stawki wynoszącej około 12,5%, podczas gdy inne kraje mogą mieć wyższe stawki.

● Podatek od wartości dodanej (VAT) - standardowe stawki VAT wahają się od 17% do 27% w zależności od kraju, z preferencyjnym traktowaniem dla niektórych kategorii towarów i usług.

● Składki społeczne - oprócz podatków korporacyjnych firmy muszą uwzględnić koszty składek społecznych i ubezpieczenia pracowników.

Wśród krajów UE, które oferują atrakcyjne warunki podatkowe, można wymienić:

● Estonia, która prowadzi w rankingach łatwości prowadzenia działalności i oferuje 0% podatku dochodowego od zatrzymanych zysków, co zachęca do reinwestycji

● Węgry, które oferują niską stawkę podatku dochodowego od osób prawnych i ulgi podatkowe dla firm inwestujących w regiony z wysokim bezrobociem.

● Cypr, który wciąż jest popularny wśród międzynarodowych firm ze względu na niską stawkę podatku dochodowego od osób prawnych (12,5% od zysków) i możliwość optymalizacji poprzez struktury holdingowe.

● Litwa wyróżnia się najniższymi stawkami podatkowymi w UE dla małych firm - 5%.

Ponadto prawie każdy kraj UE oferuje preferencje dla firm inwestujących w badania i innowacje. Na przykład Francja oferuje status JEI, na podstawie którego nowe firmy działające w sektorach technologicznych określonych przez program mogą uzyskać status, który zapewnia całkowite zwolnienie z podatku dochodowego w pierwszym roku i 50% zwolnienie w drugim roku.

Jakie są szczególności zatrudniania pracowników w różnych krajach europejskich? Jak aspekty kulturowe wpływają na to?

Yulia Ventskovska: Proces zatrudniania pracowników zależy od przepisów prawnych, prawa pracy i kulturowych szczególności każdego kraju. Ważne jest, aby uwzględnić kilka kluczowych aspektów. Po pierwsze, przed wejściem na nowy rynek firma powinna zapoznać się z regulacjami prawnymi dotyczącymi minimalnej płacy, dopuszczalnej liczby godzin pracy oraz specyfiką gwarancji społecznych i praw pracowników. Na przykład w Hiszpanii tydzień roboczy został skrócony o 2,5 godziny bez obniżania wynagrodzenia, co wpływa na konkurencyjność oferty pracodawcy.

Po drugie, firmy muszą uwzględnić wartości kulturowe. Różne kraje różnie cenią równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. W Hiszpanii i Włoszech pracownicy bardziej cenią czas wolny, podczas gdy w Niemczech czy Szwajcarii większą uwagę przykłada się do wydajności. Odpowiednio, oferta pracodawcy powinna uwzględniać te priorytety.

Po trzecie, oczekiwania dotyczące warunków pracy mogą się różnić w zależności od poziomu stanowiska. Pracownicy liniowi bardziej koncentrują się na stabilności i gwarancjach społecznych, podczas gdy menedżerowie wyższego szczebla mogą oczekiwać premii, elastycznych godzin pracy lub pakietów relokacyjnych.

Po czwarte, ważne jest uwzględnienie cech płciowych i społecznych. W niektórych krajach, takich jak Arabia Saudyjska, kobietom przyznano prawo do pracy dopiero w 2017 roku, podczas gdy na Ukrainie prawnie zabrania się wskazywania płci w ofertach pracy.

Aby skutecznie zatrudniać pracowników w Europie, firma musi znać nie tylko aspekty prawne, ale także rozumieć kulturowe cechy i oczekiwania pracowników. To uczyni ofertę bardziej konkurencyjną i atrakcyjną dla lokalnego rynku.

Jakie są główne porady prawne, które dałbyś ukraińskim przedsiębiorcom, którzy chcą rozpocząć działalność w Europie?

Andriy Shurin: Przede wszystkim ukraińscy przedsiębiorcy powinni dokładnie zbadać, który kraj jest najbardziej odpowiedni dla ich biznesu, ocenić klimat inwestycyjny i reżim podatkowy.

Przed wejściem na rynek warto przeprowadzić audyt prawny, aby uniknąć sytuacji w przyszłości, gdy przedsiębiorca dowiaduje się o warunku, który musiał spełnić, po tym jak już został naruszony.

Ponadto przedsiębiorcom można doradzić, aby zbadali możliwości korzystania z instrumentów wsparcia rządowego: zarówno UE jako całość, jak i jej państwa członkowskie są bardzo zainteresowane ożywieniem gospodarek i promowaniem małych firm. Warto dowiedzieć się, jakie dotacje i preferencyjne reżimy kredytowe są oferowane w twojej dziedzinie działalności.

Przypominamy! Możesz uzyskać porady i pełne wsparcie prawne w zakresie relokacji ukraińskiego biznesu lub zakupu firmy od podstaw poza Ukrainą poprzez specjalistów Visit Ukraine. Złóż zapytanie na stronie, aby uzyskać pomoc od profesjonalistów.

Chcesz wiedzieć więcej? Przeczytaj najnowsze wiadomości i przydatne materiały o Ukrainie i świecie w Sekcji wiadomości .

Nasza rekomendacja na bezpieczną i komfortową podróż: 

Ubezpieczenie Visit Ukraine - ubezpieczenie na bezpieczny pobyt za granicą bez zbędnych wydatków;

Zielona Karta - obowiązkowe ubezpieczenie samochodu na podróż za granicę;

Bilety Visit Ukraine - rezerwuj bilety na autobusy, pociągi i samoloty do/z Ukrainy oraz między miastami na całym świecie;

Usługa prywatnego prawnika - profesjonalne wsparcie prawne w sprawach wizowych i migracyjnych;

Visit Ukraine Merch - kup patriotyczną odzież i akcesoria z dostawą na całym świecie.

© 2018-2025, Visit Ukraine. Użycie, kopiowanie lub przedruk materiałów na tej stronie jest dozwolone tylko z linkiem (hiperlinkiem dla publikacji internetowych) do Visit Ukraine.

Wszystkie prawa zastrzeżone.