Espandere i confini: come aprire un'attività in Europa se non sei un cittadino dell'UE?

Come può un ucraino avviare un'attività nell'UE senza cittadinanza? Quali documenti sono necessari, dove è più facile iniziare e come evitare errori? Scopri come registrare un'azienda in Europa, adattare il tuo marchio e scalare la tua attività senza rischi inutili in un'intervista con gli esperti di Visit Ukraine e MK:translations

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Gli ucraini stanno entrando attivamente nei mercati europei: alcuni attraverso la delocalizzazione di attività e produzione, e altri nella speranza di espandere il proprio marchio. Nascono molte domande: è necessario trasferirsi fisicamente in un paese europeo per farlo, come si adatta il proprio marchio al nuovo ambiente, come si assumono dipendenti, quali sono i rischi per gli imprenditori non residenti nell'UE? Il segreto per una scalata aziendale di successo in Europa risiede nella localizzazione e nella comprensione della cultura del paese in cui vivono i tuoi futuri partner commerciali, dipendenti e clienti. Abbiamo parlato con Yulia Ventskovska, CEO e fondatrice di Localica.io e MK:translations, e Andriy Shurin, esperto di diritto societario del team legale di Visit Ukraine, e abbiamo chiesto loro di condividere i loro consigli e suggerimenti pratici per avviare con successo una nuova attività.

Quali sono i principali passi legali da seguire per avviare un'attività in Europa se non sei un cittadino dell'UE?

Andriy Shurin: Devi valutare attentamente i vantaggi e gli svantaggi dei paesi che stai considerando come opzioni per fare affari, valutare le opportunità economiche e le prospettive di mercato, il carico fiscale, il livello di burocrazia e scegliere la giurisdizione che ti si addice di più.

Il primo passo è determinare la forma legale ottimale per fare affari: la legislazione europea offre un'ampia gamma di opzioni: dall'imprenditoria individuale alle società per azioni.

Una società a responsabilità limitata (GmbH in Germania, Sp. z o.o. in Polonia) è la scelta più popolare grazie alla responsabilità limitata dei fondatori e alla relativa facilità di gestione. Per grandi progetti di investimento o società pubbliche, le società per azioni (AG in Germania, SA in Francia) sono appropriate, poiché consentono di raccogliere capitali attraverso il mercato azionario.

La scelta della forma dipende da molti fattori, tra cui l'importo dell'investimento, il numero di fondatori, i piani di espansione aziendale e i requisiti di capitale locali. Dopo aver determinato la forma legale, è necessario seguire la procedura per registrare un'azienda nel paese scelto, che includerà:

● Preparazione dei documenti costitutivi

● ottenimento di un numero di identificazione fiscale

● apertura di un conto bancario

● registrazione nel registro delle imprese o in istituzioni simili;

● Conferimento del capitale autorizzato.

Va anche tenuto presente che in alcune aree di attività (ad es. servizi finanziari, turismo, medicina) sono necessarie licenze o permessi speciali.

Quali sono i primi passi da compiere dopo la registrazione legale per garantire che l'attività si integri senza problemi nel mercato locale?

Yulia Ventskovska: Prima di tutto, anche prima della registrazione legale, vale la pena valutare la possibilità di entrare nel mercato senza costituire un'azienda locale. Ad esempio, se hai un conto multi-valuta e puoi accettare pagamenti da clienti stranieri, registrare una nuova azienda potrebbe non essere il primo passo.

Tuttavia, se le regole di mercato richiedono di lavorare solo con aziende locali, ad esempio in alcuni stati americani, allora è necessario costituire un'entità legale nel paese.

Una volta presa la decisione di costituire, il passo successivo è costruire un team. È importante determinare se il tuo attuale team sarà in grado di coprire tutte le esigenze chiave, in particolare nelle vendite, o se sarà necessario assumere nuovi specialisti. La pianificazione dei processi aziendali e della struttura del personale dovrebbe far parte del piano aziendale anche prima che l'azienda sia ufficialmente registrata.

Successivamente, dovresti preparare una strategia di marketing, in particolare rispondendo alle seguenti domande: come attrarre clienti, quali canali utilizzare, quale sarà la strategia competitiva, ecc.

Il passo successivo è l'analisi di mercato, compresa la ricerca dei concorrenti, la definizione della linea di prodotti e la determinazione dei prezzi. È importante valutare le capacità di avvio e il potenziale di crescita, in particolare quanti clienti l'azienda sarà in grado di servire nella fase iniziale, ad esempio, nei primi tre mesi di attività.

Dopo di che, viene formulato un piano di lancio tenendo conto della strategia di marketing, dei costi e dei processi aziendali. E solo quando tutti questi aspetti sono stati elaborati dovresti considerare la registrazione legale e l'adattamento ai requisiti legali locali.

Quali documenti sono necessari per registrare un'attività nell'UE per i cittadini di paesi terzi? Da cosa dipendono i requisiti documentali?

Andriy Shurin: In genere, i cittadini di paesi terzi devono fornire i seguenti documenti per registrare un'attività nell'UE:

● Passaporto straniero.

● Documenti costitutivi dell'azienda (statuto, atto costitutivo, struttura proprietaria).

● Documenti che confermano la fonte dei fondi.

● Un modulo di registrazione compilato firmato da tutti i fondatori.

● Contratto di locazione per spazi ufficio o ufficio virtuale, o altro documento che confermi l'indirizzo legale dell'azienda.

Tutti i documenti devono essere tradotti nella lingua ufficiale del paese di registrazione e apostillati in conformità con la Convenzione dell'Aia del 1961. Per i cittadini ucraini, è importante tenere conto dei requisiti per la traduzione di documenti in cirillico nei paesi con alfabeto latino.

Ci sono settori in cui le aziende ucraine hanno un vantaggio culturale in Europa?

Yulia Ventskovska: Se parliamo dei settori in cui le aziende ucraine hanno un'alta reputazione, sicuramente ci sono i settori IT e agricolo. Le aziende ucraine in questi settori hanno già guadagnato fiducia nel mercato internazionale.

Tuttavia, il concetto di "vantaggio culturale" nel business è piuttosto soggettivo. La cultura si manifesta nella comunicazione - tra aziende, persone e comunità professionali. Ma la cultura non può esistere senza i suoi portatori.

Ad esempio, se un ucraino apre un salone di bellezza all'estero, fornisce un servizio di alta qualità e un'offerta competitiva, può avere successo. Tuttavia, questo non sarà il risultato delle peculiarità culturali, ma della comprensione del cliente e del mercato.

Quando entriamo nel mercato internazionale, siamo prima di tutto imprenditori che rappresentano il nostro paese. Tuttavia, nel business, il ruolo principale non è svolto dalle peculiarità nazionali, ma dalle competenze professionali, dal livello di servizio e dall'atteggiamento verso clienti e partner.

Pertanto, il "vantaggio culturale" dipende più da persone specifiche e dall'approccio al fare affari che dall'appartenenza a una particolare nazione.

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Ci sono paesi europei in cui è più facile per gli stranieri avviare un'attività? Quali sono le peculiarità/ vantaggi di tali paesi?

Andriy Shurin: A livello globale, la procedura di registrazione è simile nei diversi paesi dell'UE, ma il livello di regolamentazione, burocrazia, durata di queste procedure, così come la disponibilità di preferenze per gli imprenditori in determinate aree possono variare significativamente.

Alcuni paesi europei offrono condizioni più favorevoli per gli stranieri che vogliono avviare un'attività.

Tra questi:

● Estonia: offre una procedura semplificata di registrazione delle aziende e la residenza elettronica per gli stranieri.

● Irlanda: ha uno dei tassi di imposta sulle società più bassi e un ambiente attraente per le aziende tecnologiche.

● Lettonia: offre un regime favorevole per le aziende fintech.

● Cipro: attrae imprenditori stranieri grazie a tassi fiscali bassi, regimi di investimento speciali e la possibilità di ottenere lo status di non residente

Come adattare un marchio a un altro mercato senza perdere la propria identità?

Yulia Ventskovska: Affinché un marchio rimanga riconoscibile nel mercato internazionale, è importante preservare la propria voce unica - il tono, le caratteristiche chiave e i valori stabiliti nella fase di creazione. Tuttavia, il tono può variare da paese a paese.

Ad esempio, in Polonia, l'indirizzo formale "Signor o Signora" è la norma, mentre in Ucraina, i nomi e i cognomi sono più comunemente usati. In Spagna, le persone vengono spesso chiamate "tu" durante le riunioni di lavoro, ma si sceglie una forma più formale quando si parla in pubblico.

Nonostante queste sfumature, i valori fondamentali del marchio - rispetto per partner, appaltatori e clienti - rimangono invariati. L'adattamento è evidente nei dettagli, ma non influisce sui principi fondamentali del marchio.

Come appare il processo di ottenimento di un permesso di soggiorno per un imprenditore che sta aprendo un'azienda in Europa? E quali sono le alternative per gli stranieri che vogliono sviluppare un'attività in Europa senza residenza permanente?

Andriy Shurin: Il processo di legalizzazione attraverso l'attività imprenditoriale nell'UE si basa su due condizioni chiave:

1. Utilità economica - l'attività deve contribuire alla creazione di posti di lavoro, innovazione o investimento;

2. Stabilità finanziaria - il fondatore deve dimostrare la disponibilità di fondi per lo sviluppo dell'azienda e il proprio sostentamento.

Il meccanismo generale per ottenere un permesso di soggiorno attraverso un'attività è piuttosto semplice. La procedura per ottenere un permesso prevede la registrazione di un'azienda e la presentazione di una domanda per un permesso al servizio di migrazione con un pacchetto di documenti di supporto necessari:

● Un piano aziendale con previsioni di profitto,

● Benefici aziendali per l'economia del paese,

● conferma della fonte di capitale

● Identità del fondatore (passaporto, certificato di assenza di precedenti penali con apostille),

● pagamento della tassa statale.

Le opzioni alternative per ottenere un permesso di soggiorno includono le seguenti:

● Visto d'affari - un visto a breve termine per soggiornare nel paese al fine di sviluppare contatti commerciali o partecipare a conferenze.

● Visto di lavoro - che può essere ottenuto più rapidamente assumendo te stesso nella tua nuova azienda.

● Visto per nomadi digitali - un regime speciale per professionisti autonomi che lavorano a distanza e possono gestire la propria attività da qualsiasi parte del mondo.

● Programmi di cittadinanza o residenza per investimento - alcuni paesi offrono la possibilità di ottenere la residenza a condizione di investire nell'economia locale. Questo è il modo in cui vengono offerti i visti e i passaporti "d'oro": Portogallo, Grecia, Malta e Spagna.

Per gli stranieri che vogliono sviluppare la propria attività in Europa senza viverci, dovrebbero considerare la gestione remota attraverso rappresentanti locali - con procura per rappresentare un direttore locale, utilizzo di un ufficio virtuale, utilizzo di programmi di residenza digitale (se il paese li offre).

Perché la localizzazione delle campagne di marketing è critica? Quali sono gli errori più comuni commessi dalle aziende?

Yulia Ventskovska: La localizzazione è uno strumento, non un fine in sé. Aiuta le aziende a entrare in nuovi mercati in modo più efficiente, risparmiando denaro sui test.

Una campagna di marketing adattata consente a un marchio di parlare la lingua del pubblico, il che costruisce fiducia e aumenta il coinvolgimento. I clienti percepiscono un marchio del genere come "loro" e questo ha un impatto positivo sulle vendite.

Uno degli errori più comuni che le aziende commettono è la traduzione letterale senza tenere conto del contesto culturale e delle caratteristiche semantiche del mercato. Questo porta a messaggi irrilevanti che non risuonano con il pubblico. Inoltre, le aziende spesso non riescono a comprendere i reali bisogni del mercato e cercano invece di vendere qualcosa che non è richiesto lì.

Un altro errore tipico che posso identificare è la copia diretta di un modello di business e della politica dei prezzi da un mercato all'altro. Senza adattarsi alle realtà locali, questo rende il marchio non competitivo.

Un ingresso di successo in un nuovo mercato non è solo una traduzione di una campagna, ma la sua piena adattamento alle peculiarità locali, alle aspettative dei consumatori e all'ambiente competitivo.

Quali sono i più grandi errori legali che gli imprenditori stranieri commettono quando avviano un'attività nell'UE?

Andriy Shurin: Suddividerei tutto questo in grandi gruppi: errori nei documenti statutari, nella struttura proprietaria, errori nei contratti, accordi, errori nella determinazione del tipo di attività e reporting errato.

1. Errori nei documenti statutari e nella struttura proprietaria

I documenti statutari sono un documento fondamentale che definisce come funziona un'entità legale, distribuisce i poteri tra i partecipanti e i funzionari e stabilisce le regole per la presa di decisioni e l'interazione all'interno dell'azienda. Difetti nei documenti costitutivi possono causare problemi in futuro, soprattutto se il fondatore dell'azienda non la gestisce personalmente ma nomina un direttore.

2. Errori nella documentazione contrattuale

Utilizzare modelli di contratto senza adattarli alle leggi locali crea rischi di contenzioso. Ad esempio, i contratti di lavoro in Germania richiedono l'inclusione obbligatoria di disposizioni sulla prova e sulle garanzie sociali.

3. Violazione dei requisiti di licenza aziendale

Sia gli imprenditori autonomi che le entità legali sono tenuti a ottenere tutte le licenze e i permessi necessari per svolgere le proprie attività in conformità con i requisiti della legge locale. La mancata osservanza di questi requisiti può comportare multe, sospensione delle operazioni e, in alcuni casi, perdita del diritto di fare affari in una particolare giurisdizione.

4. Ignorare i requisiti di reporting finanziario

I regolatori locali richiedono il rispetto rigoroso degli standard contabili e di reporting. La mancata osservanza di questi requisiti può comportare multe e sanzioni.

Come lavorare con la barriera linguistica? L'inglese è sufficiente per fare affari in Europa?

Yulia Ventskovska: La barriera linguistica dovrebbe essere considerata in due modi: comunicazione del marchio online e interazione diretta tra persone (comunicazione umana).

La comunicazione online è un processo in cui un marchio comunica con il pubblico senza rivolgersi direttamente a un individuo. Le ricerche mostrano che l'80% dei consumatori preferisce interagire in una lingua che è nativa o comprensibile per loro. Pertanto, è importante adattare i contenuti ai mercati locali, altrimenti ci sono rischi di perdita di fiducia e cattiva posizione.

La comunicazione umana include tutte le situazioni in cui i rappresentanti dell'azienda (manager, dirigenti, venditori) comunicano direttamente con clienti, partner o appaltatori. È importante non solo conoscere la lingua, ma anche comprendere le peculiarità culturali e l'etichetta commerciale. Se un rappresentante del marchio non parla la lingua o non è a conoscenza delle tradizioni locali, può rovinare l'immagine dell'azienda su cui ha lavorato l'intero team.

L'inglese è la lingua principale del business internazionale, ma non è sufficiente per un'interazione profonda nei singoli paesi. In Germania, Francia o Spagna, parlare la lingua locale offre vantaggi significativi. Pertanto, adattare la comunicazione aziendale è essenziale per una integrazione di successo nei nuovi mercati.

Quali sono le principali peculiarità della tassazione aziendale per gli stranieri nell'UE? È possibile ottenere benefici fiscali o sussidi per le nuove aziende, e quali paesi offrono le migliori condizioni per questo?

Andriy Shurin: La tassazione delle società in Europa è piuttosto diversificata e varia da paese a paese. Le principali tasse includono:

● Imposta sul reddito delle società - l'aliquota fiscale può variare significativamente. Ad esempio, l'Irlanda è nota per il suo tasso di circa il 12,5%, mentre altri paesi possono avere tassi più elevati.

● Imposta sul valore aggiunto (IVA) - le aliquote standard dell'IVA variano dal 17% al 27% a seconda del paese, con trattamenti preferenziali per determinate categorie di beni e servizi.

● Contributi sociali - oltre alle tasse aziendali, le aziende devono tenere conto dei costi dei contributi sociali e dell'assicurazione dei dipendenti.

Tra i paesi dell'UE che offrono condizioni fiscali attraenti, possiamo menzionare:

● Estonia, che guida le classifiche sulla facilità di fare affari e offre un'imposta sul reddito del 0% sugli utili reinvestiti, il che incoraggia il reinvestimento

● Ungheria, che offre un'aliquota fiscale sulle società bassa e esenzioni fiscali per le aziende che investono in regioni con alta disoccupazione.

● Cipro, che è ancora popolare per le aziende internazionali grazie alla sua bassa aliquota fiscale sulle società (12,5% sui profitti) e alla possibilità di ottimizzazione attraverso strutture di holding.

● La Lituania si distingue per le aliquote fiscali più basse nell'UE per le piccole imprese - 5%.

Inoltre, quasi ogni paese dell'UE offre preferenze per le aziende che investono in ricerca e innovazione. Ad esempio, la Francia offre lo status JEI, secondo il quale le nuove aziende che operano nei settori tecnologici definiti dal programma possono ottenere uno status che fornisce esenzione totale dall'imposta sulle società durante il primo anno e il 50% di esenzione durante il secondo anno.

Quali sono le peculiarità dell'assunzione di personale in diversi paesi europei? Come influiscono gli aspetti culturali?

Yulia Ventskovska: Il processo di assunzione del personale dipende dalla legislazione, dal diritto del lavoro e dalle peculiarità culturali di ciascun paese. È importante considerare alcuni aspetti chiave. Innanzitutto, prima di entrare in un nuovo mercato, un'azienda dovrebbe familiarizzare con le normative legali sul salario minimo, il numero consentito di ore lavorative e le specifiche delle garanzie sociali e dei diritti dei dipendenti. Ad esempio, in Spagna, la settimana lavorativa è stata ridotta di 2,5 ore senza ridurre i salari, il che influisce sulla competitività dell'offerta del datore di lavoro.

In secondo luogo, le aziende devono tenere conto dei valori culturali. I diversi paesi attribuiscono valore a diversi equilibri tra vita lavorativa e vita privata. In Spagna e Italia, i dipendenti apprezzano di più il tempo libero, mentre in Germania o Svizzera, si presta maggiore attenzione alla produttività. Di conseguenza, l'offerta del datore di lavoro dovrebbe tenere conto di queste priorità.

In terzo luogo, le aspettative riguardo alle condizioni di lavoro possono variare a seconda del livello della posizione. I lavoratori di linea sono più concentrati sulla stabilità e sulle garanzie sociali, mentre i dirigenti possono aspettarsi bonus, orari di lavoro flessibili o pacchetti di trasferimento.

In quarto luogo, è importante tenere conto delle caratteristiche di genere e sociali. In alcuni paesi, come l'Arabia Saudita, le donne hanno ottenuto il diritto di lavorare solo nel 2017, mentre in Ucraina è legalmente vietato indicare il genere negli annunci di lavoro.

Per assumere con successo personale in Europa, un'azienda deve non solo conoscere gli aspetti legali, ma anche comprendere le caratteristiche culturali e le aspettative dei dipendenti. Questo renderà l'offerta più competitiva e attraente per il mercato locale.

Quali sono i principali consigli legali che daresti agli imprenditori ucraini che vogliono avviare un'attività in Europa?

Andriy Shurin: Prima di tutto, gli imprenditori ucraini dovrebbero studiare a fondo quale paese è più adatto per la loro attività, valutare il clima degli investimenti e il regime fiscale.

Prima di entrare nel mercato, vale la pena condurre un audit legale per evitare una situazione in futuro in cui un imprenditore apprende di una condizione che doveva soddisfare dopo che è già stata violata.

Inoltre, agli imprenditori può essere consigliato di esplorare l'uso di strumenti di supporto governativo: sia l'UE nel suo complesso che i suoi stati membri sono molto interessati a rivitalizzare le economie e promuovere le piccole imprese. Vale la pena scoprire quali sovvenzioni e regimi di prestito preferenziali sono offerti nel tuo campo di attività.

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