Polen ändert die Regeln für die Einstellung von Ausländern im Jahr 2026: Was Ukrainer wissen müssen

Polen bereitet sich auf neue Regeln zur Beschäftigung von Ausländern im Jahr 2026 vor, die Ukrainer und Unternehmen betreffen werden. Erfahren Sie, welche Änderungen der Staat plant, was mit dem Sondergesetz passieren wird, welche Risiken für Arbeitnehmer und Arbeitgeber bestehen und wie man sich im Voraus vorbereiten kann

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Der polnische Arbeitsmarkt steht vor den bedeutendsten Veränderungen der letzten Jahre. Die Reform von 2025 hat die Verfahren zur Beschäftigung von Ausländern bereits vollständig umgestaltet, und 2026 könnte aufgrund des Auslaufens des Sondergesetzes zum vorübergehenden Schutz für Ukrainer noch schwieriger werden. Dies schafft Unsicherheit sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber.

Wir erklären, was sich in Polen geändert hat, welche Risiken zu erwarten sind und wie sich Ukrainer und Unternehmen mit einem Link zu InPoland.net.pl auf das neue rechtliche Umfeld vorbereiten können.

Digitalisierung der Beschäftigung: Der polnische Staat hat mehr Kontrolle gewonnen

Die wichtigste Änderung im Jahr 2025 ist die vollständige Digitalisierung des Verfahrens zur Einstellung von Ausländern. Bewerbungen, Registrierungsunterlagen und Meldungen werden auf ein digitales Format umgestellt. Dadurch kann der Staat:

● den Status von Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigungen schneller verfolgen;

● kontrollieren, wer tatsächlich in einem Unternehmen arbeitet;

● Verstöße schnell identifizieren.

Stärkerer Schutz für Arbeitnehmer: mehr Rechte und weniger Missbrauch

Die neuen Vorschriften verlangen von Arbeitgebern:

● einen schriftlichen Vertrag mit dem Ausländer zu unterzeichnen;

● diesen in eine Sprache zu übersetzen, die der Arbeitnehmer versteht;

● Informationen über das Recht auf Beitritt zu einer Gewerkschaft bereitzustellen;

● alle Arbeitsbedingungen zu dokumentieren.

Tatsächlich werden die Arbeitsbeziehungen transparenter. Die Arbeitnehmer werden sich ihrer Rechte bewusster, was bedeutet, dass sie seltener in Situationen geraten, in denen sie ausgebeutet werden oder unfaire Löhne erhalten.

Übrigens: Wenn Sie Ihren Arbeitsvertrag, Ihre Arbeitsbedingungen oder andere Dokumente Ihres Arbeitgebers überprüfen lassen möchten, wenden Sie sich bitte an unsere Spezialisten. Visit Ukraine bietet Beratungen mit Rechtsanwälten an, die sich auf Beschäftigung im Ausland spezialisiert haben – sie helfen Ihnen dabei, herauszufinden, ob Ihr Vertrag mit dem polnischen Recht vereinbar ist und ob Risiken bestehen.

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Erhöhter Verwaltungsaufwand für Unternehmen

Neben einem stärkeren Schutz der Arbeitnehmer haben polnische Unternehmen nun neue Verpflichtungen:

● die Meldung des Beginns und Endes der Beschäftigung eines Ausländers;

● die längere Aufbewahrung von Dokumenten und Übersetzungen;

● die Überwachung der Gültigkeit von Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigungen;

● engere Zusammenarbeit mit den Aufsichtsbehörden.

Für kleine und mittlere Unternehmen, insbesondere in den Bereichen Logistik, Handel und HoReCa, entstehen dadurch zusätzliche Kosten und Risiken. Bei Fehlern in den Dokumenten können erhebliche Geldstrafen verhängt werden.

2026: Das Ende des Sondergesetzes und das Risiko des Arbeitsplatzverlusts für Ukrainer

Es wird prognostiziert, dass 2026 ein kritisches Jahr werden könnte: Das Sondergesetz, das ukrainischen Bürgern die Arbeit ohne komplizierte bürokratische Verfahren ermöglicht, wird möglicherweise nicht verlängert. Das bedeutet:

● Ukrainer müssen wieder langwierige Legalisierungsverfahren durchlaufen.

● Das Warten auf eine Aufenthaltskarte kann Monate oder Jahre dauern.

● Einige Arbeitnehmer verlieren die Möglichkeit, legal zu arbeiten.

● Unternehmen riskieren, bis zu 7 % ihrer Mitarbeiter zu verlieren, die im Rahmen der vereinfachten Regelung arbeiten.

Polen hat die Formel für die zukünftige Entscheidung noch nicht bekannt gegeben, sodass Arbeitgeber und ukrainische Arbeitnehmer in einem Zustand der Ungewissheit sind.

Meldung der Arbeitszuweisung: Bleibt der bequemste Mechanismus bestehen?

Der 2022 eingeführte Mechanismus der „Meldung der Arbeitszuweisung” hat sich als der effektivste Weg erwiesen, um Ukrainer legal einzustellen. Er ermöglicht es Arbeitgebern, Mitarbeiter schnell und ohne unnötige Verfahren und ohne das Risiko von Produktionsunterbrechungen zu registrieren.

Was jedoch nach 2026 damit geschehen wird, ist unbekannt. Wenn das Gesetz nicht verlängert wird, werden die Unternehmen zum alten Modell der Genehmigungen zurückkehren, was die Einstellung erheblich erschweren und verlangsamen wird.

Wenn Sie nicht wissen, was Sie tun müssen, um Geldstrafen, einen illegalen Status und Arbeitskonflikte zu vermeiden, wenden Sie sich an unsere Spezialisten. Bei Visit Ukraine können Ukrainer sich rechtlich beraten lassen zu Arbeitsverträgen, Arbeitgeberüberprüfung, Legalisierungsfristen und Beschäftigungsregeln in Polen.

Wir erinnern Sie daran! Die Schweiz unternimmt einen wichtigen Schritt zur Integration von Menschen mit S-Status, darunter auch Ukrainern. Lesen Sie mehr über die Änderungen der Beschäftigungsvorschriften, die am 1. Dezember 2025 in Kraft treten, und wie sie sich auf Arbeitgeber und Menschen mit Schutzstatus auswirken werden.

Foto: Unsplash

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