Périodes de conservation des documents pour les entreprises individuelles : que doivent savoir les entrepreneurs ?

En 2024, le ministère de la Justice a introduit des modifications législatives qui définissent de nouvelles périodes de conservation des documents pour les entreprises individuelles. Découvrez-en plus sur les délais actuels, ainsi que sur d'autres restrictions que chaque entrepreneur doit prendre en compte lors de la gestion et de la fermeture d'une entreprise individuelle

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Tout entrepreneur doit comprendre que le fait que la procédure de cessation de l'entreprise individuelle ait été engagée est une raison de procéder à un audit documentaire du contribuable pour au moins les 3 dernières années. Et c'est la réalisation de cet audit qui constituera la base légale pour radier l'entrepreneur des autorités fiscales. En même temps, les autorités fiscales ont le droit de procéder à un audit documentaire non programmé. Par conséquent, si elles le jugent nécessaire, elles peuvent l'effectuer à tout moment. D'où la nécessité de comprendre les délais de conservation des documents pour les entreprises individuelles et d'autres restrictions.

Lire cet article pour apprendre comment fermer correctement une entreprise individuelle.

Cadre juridique : combien de temps devez-vous conserver des documents pour une entreprise individuelle ?

Le 10 février 2024, un arrêté du Ministère de la Justice est entré en vigueur, qui a modifié la "Liste des documents standards créés lors des activités des gouvernements d'État et locaux, d'autres institutions, entreprises et organisations, indiquant les périodes de conservation des documents". Cette liste détermine les délais de conservation des documents concernés.

Le changement principal et le plus significatif introduit par cet Arrêté est l'exigence de conserver les documents financiers et fiscaux conformément aux dispositions du Code fiscal, alors qu'auparavant, cela était volontaire pour les entrepreneurs individuels.

Le délai de conservation des documents et informations liés au calcul et au paiement des impôts et taxes pour les entrepreneurs individuels, qui est fixé conformément au TCU, est de 3 ans.

En ce qui concerne la possibilité de détruire des documents, les documents relatifs aux périodes de reporting pour lesquelles un audit fiscal ne peut plus être effectué et pour lesquelles le délai de conservation minimum a expiré (pour les entreprises individuelles - 3 ans) sont soumis à destruction.

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Comment calculer correctement la période ?

La même Liste stipule que les délais de conservation des documents liés au calcul et au paiement des impôts et taxes, contributions et autres paiements obligatoires sont calculés

➤ à partir de la date de soumission de la déclaration fiscale ou d'autres rapports, pour la préparation desquels lesdits documents et/ou informations sont utilisés ;

➤ en cas de non-soumission, à partir de la date limite de soumission de tels rapports prévue par le TCU.

Autres exigences à prendre en compte par les entrepreneurs individuels

Le délai de conservation de certains documents liés aux activités financières et commerciales a été augmenté de 1 (ou 3) ans à 5 ans. Et ils sont soumis aux réserves suivantes :

1. Les documents liés à un audit fiscal, à une inspection (audit) par un organe de contrôle financier d'État et/ou à un recours administratif ou judiciaire d'une décision fondée sur les résultats d'un tel audit doivent être conservés pendant au moins la période minimale établie et pendant un an après l'expiration du délai légal de recours judiciaire de cette décision.

— En cas de recours - dans un délai d'un an à compter de la date d'entrée en vigueur de la décision du tribunal qui a conclu l'affaire.

— En cas de recours contre une telle décision judiciaire - dans un délai de trois mois à compter de la date d'entrée en vigueur de la décision judiciaire définitive, qui ne peut plus être contestée.

2. Les documents ayant expiré le délai de conservation minimum et relatifs aux périodes de reporting pour lesquelles des audits fiscaux (inspections) ne seront plus effectués doivent être détruits (sauf ceux qui peuvent être utilisés pour documenter une compensation pour des dommages matériels causés à la Fédération de Russie).

3. Les documents et informations soumis aux exigences des Articles 39 et 39-2 du TCU doivent être conservés pendant au moins 7 ans.

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Nous vous rappelons ! Aujourd'hui, les entrepreneurs individuels peuvent soumettre leurs déclarations fiscales en ligne. Nous vous avons expliqué comment le faire via Diia ou l'application fiscale plus tôt.

Vous voulez en savoir plus ? Lisez les dernières nouvelles et matériaux utiles sur l'Ukraine et le monde dans la section Actualités .

Ihor Usyk est le Responsable du Département Juridique chez Visit Ukraine

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