Periodi di conservazione dei documenti per le imprese individuali: cosa devono sapere gli imprenditori?

Nel 2024, il Ministero della Giustizia ha introdotto alcune modifiche legislative che hanno definito nuovi periodi di conservazione dei documenti per le imprese individuali. Scopri di più sulle scadenze attuali, così come su altre restrizioni che ogni imprenditore deve considerare quando gestisce e chiude un'impresa individuale

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Ogni imprenditore dovrebbe comprendere che il fatto che sia stata avviata la procedura per la cessazione della ditta individuale è un motivo per condurre un audit documentale del contribuente per almeno gli ultimi 3 anni. Ed è la conduzione di tale audit che costituirà la base legale per la cancellazione dell'imprenditore dagli organi fiscali. Allo stesso tempo, gli organi fiscali hanno il diritto di condurre un audit documentale non programmato. Pertanto, se lo ritengono necessario, possono condurlo in qualsiasi momento. Da qui, è necessario comprendere i termini di conservazione dei documenti per le ditte individuali e altre restrizioni.

Leggi questo articolo per scoprire come chiudere correttamente una ditta individuale.

Quadro legale: per quanto tempo è necessario conservare i documenti per una ditta individuale?

Il 10 febbraio 2024 è entrato in vigore un ordine del Ministero della Giustizia, che ha modificato il “Elenco dei documenti standard creati durante le attività degli organi statali e locali, altre istituzioni, imprese e organizzazioni, indicando i periodi di conservazione dei documenti”. Questo elenco determina i termini di conservazione per i documenti pertinenti.

Il cambiamento principale e più significativo introdotto da questo Ordine è il requisito di conservare i documenti finanziari e fiscali in conformità con le disposizioni del Codice Fiscale, mentre in precedenza era facoltativo per gli imprenditori individuali.

Il periodo di conservazione per i documenti e le informazioni relative al calcolo e al pagamento delle tasse e delle imposte per gli imprenditori individuali, stabilito in conformità con il TCU, è 3 anni.

Per quanto riguarda la possibilità di distruggere i documenti, i documenti relativi ai periodi di rendicontazione per i quali non è più possibile condurre un audit fiscale e per i quali è scaduto il periodo minimo di conservazione (per le ditte individuali - 3 anni) sono soggetti a distruzione.

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Come calcolare correttamente il periodo?

Lo stesso Elenco stabilisce che i termini di conservazione per i documenti relativi al calcolo e al pagamento delle tasse e delle imposte, dei contributi e di altri pagamenti obbligatori sono calcolati

➤ dalla data di presentazione della dichiarazione fiscale o di altro tipo, per la preparazione della quale sono stati utilizzati i suddetti documenti e/o informazioni;

➤ in caso di mancata presentazione, dalla scadenza per la presentazione di tali rapporti prevista dal TCU.

Altri requisiti da tenere in considerazione per gli imprenditori individuali

Il periodo di conservazione per alcuni documenti relativi alle attività finanziarie e commerciali è stato aumentato da 1 (o 3) anni a 5 anni. E sono stati soggetti alle seguenti riserve:

1. I documenti relativi a un audit fiscale, ispezione (audit) da parte di un organo di controllo finanziario statale e/o un ricorso amministrativo o giudiziario di una decisione basata sui risultati di tale audit devono essere conservati per almeno il periodo minimo stabilito e per un anno dopo la scadenza del periodo legale per il ricorso giudiziario di tale decisione.

— In caso di ricorso - entro un anno dalla data di entrata in vigore della decisione del tribunale che ha concluso il caso.

— In caso di ricorso contro tale decisione del tribunale - entro tre mesi dalla data di entrata in vigore della decisione finale del tribunale, che non può essere ulteriormente impugnata.

2. I documenti che hanno superato il periodo minimo di conservazione e riguardano i periodi di rendicontazione per i quali non verranno più condotti audit fiscali (ispezioni) devono essere distrutti (eccetto quelli che possono essere utilizzati per documentare il risarcimento per danni materiali causati alla Federazione Russa).

3. I documenti e le informazioni soggetti ai requisiti degli Articoli 39 e 39-2 del TCU devono essere conservati per almeno 7 anni.

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