Períodos de retención de documentos para empresas unipersonales: ¿qué necesitan saber los emprendedores?

En 2024, el Ministerio de Justicia introdujo algunos cambios legislativos que definieron nuevos períodos de retención de documentos para empresas unipersonales. Infórmate sobre los plazos actuales, así como sobre otras restricciones que cada emprendedor debe considerar al operar y cerrar una empresa unipersonal

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Todo emprendedor debe entender que el hecho de que se haya iniciado el procedimiento para la terminación de la empresa unipersonal es una razón para realizar una auditoría documental del contribuyente durante al menos los últimos 3 años. Y es la realización de dicha auditoría la que será la base legal para dar de baja al emprendedor de las autoridades fiscales. Al mismo tiempo, las autoridades fiscales tienen el derecho de realizar una auditoría documental no programada. Por lo tanto, si lo consideran necesario, pueden llevarla a cabo en cualquier momento. De ahí que sea necesario entender los plazos de conservación de documentos para empresas unipersonales y otras restricciones.

Lee este artículo para aprender cómo cerrar correctamente una empresa unipersonal.

Marco legal: ¿cuánto tiempo necesitas conservar documentos para una empresa unipersonal?

El 10 de febrero de 2024, entró en vigor una orden del Ministerio de Justicia que modificó el “Listado de documentos estándar creados durante las actividades de los gobiernos estatales y locales, otras instituciones, empresas y organizaciones, indicando los períodos de conservación de documentos”. Este listado determina los plazos de conservación de los documentos pertinentes.

El cambio principal y más significativo introducido por esta Orden es el requisito de conservar documentos financieros y fiscales de acuerdo con las disposiciones del Código Tributario, mientras que anteriormente era voluntario para los emprendedores individuales.

El plazo de conservación de documentos e información relacionados con el cálculo y pago de impuestos y tasas para emprendedores individuales, que se establece de acuerdo con el TCU, es 3 años.

Con respecto a la posibilidad de destruir documentos, los documentos relacionados con períodos de informes para los cuales ya no se puede realizar una auditoría fiscal y para los cuales ha expirado el período mínimo de conservación (para empresas unipersonales - 3 años) están sujetos a destrucción.

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¿Cómo calcular correctamente el período?

El mismo Listado estipula que los plazos de conservación de documentos relacionados con el cálculo y pago de impuestos y tasas, contribuciones y otros pagos obligatorios se calculan

➤ desde la fecha de presentación de la declaración fiscal u otro informe, para la preparación de los cuales se utilizan los mencionados documentos y/o información;

➤ en caso de no presentación, desde el plazo de presentación de tales informes previsto por el TCU.

Otros requisitos a tener en cuenta por los emprendedores individuales

El plazo de conservación de ciertos documentos relacionados con actividades financieras y comerciales se ha incrementado de 1 (o 3) años a 5 años. Y están sujetos a las siguientes reservas:

1. Los documentos relacionados con una auditoría fiscal, inspección (auditoría) por un órgano de control financiero estatal y/o un recurso administrativo o judicial de una decisión basada en los resultados de dicha auditoría se conservarán durante al menos el período mínimo establecido y durante un año después de la expiración del período legal para el recurso judicial de dicha decisión.

— En caso de apelación - dentro de un año a partir de la fecha de entrada en vigor de la decisión judicial que concluyó el caso.

— En caso de apelar dicha decisión judicial - dentro de tres meses a partir de la fecha de entrada en vigor de la decisión judicial final, que no puede ser apelada más.

2. Los documentos que han expirado el período mínimo de conservación y que se relacionan con períodos de informes para los cuales no se realizarán más auditorías fiscales (inspecciones) serán destruidos (excepto aquellos que puedan ser utilizados para documentar la compensación por daños materiales causados a la Federación Rusa).

3. Los documentos e información sujetos a los requisitos de los Artículos 39 y 39-2 del TCU se conservarán durante al menos 7 años.

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