Legalisierung in Europa 2025: Ein vollständiger Leitfaden zur Erlangung einer Aufenthaltserlaubnis für Ukrainer

Um eine Aufenthaltserlaubnis in Europa zu erhalten, ist es wichtig, die Dokumente korrekt vorzubereiten und einige wichtige Nuancen bei der Einreichung zu berücksichtigen. Erfahren Sie, wie Sie einen Antrag auf eine Aufenthaltserlaubnis korrekt stellen, Fehler vermeiden und legal im Ausland bleiben.

Rechtliche Unterstützung bei Migrationsfragen für Ukrainer in der Ukraine und im Ausland

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Für viele Ukrainer ist der Umzug nach Europa von einem Traum zu einer Notwendigkeit geworden. Der vorübergehende Schutzstatus gewährt zwar bestimmte Rechte, garantiert jedoch keine langfristige Stabilität. Daher erwägen immer mehr Menschen, eine vollständige Aufenthaltsgenehmigung zu beantragen, die ihnen viel umfassendere Möglichkeiten eröffnet – von der freien Wahl des Arbeitsplatzes bis hin zum Anspruch auf Sozialleistungen und medizinische Versorgung.

Im Jahr 2025 haben die europäischen Länder ihre Migrationsverfahren erheblich modernisiert. Es entstanden Online-Portale für die Einreichung von Dokumenten, die Anforderungen für bestimmte Kategorien von Antragstellern wurden vereinfacht, und einige Staaten führten sogar Fast-Track-Programme für hochqualifizierte Fachkräfte ein. Gleichzeitig wurden die Regeln hinsichtlich der Einhaltung von Fristen und der Vollständigkeit der eingereichten Dokumente verschärft – ein Fehler kann Monate Wartezeit kosten.

In diesem Artikel haben wir speziell für Ukrainer einfache und bewährte Tipps zusammengestellt, wie sie die Vorbereitung von Dokumenten und die Beantragung einer Aufenthaltsgenehmigung (RP) kompetent angehen können.

Wo man mit der Legalisierung in Europa beginnt: Vorbereitung der Dokumente für eine Aufenthaltsgenehmigung

Der Prozess der Erlangung einer Aufenthaltsgenehmigung sollte bereits in der Ukraine begonnen werden – das spart viel Zeit und Nerven. Zunächst müssen Sie sich für das Zielland und die Grundlage für die Legalisierung entscheiden, da dies die Liste der erforderlichen Dokumente bestimmt.

Wenn Sie mit Ihrem eigenen Auto reisen, sollten Sie unbedingt eine Grüne Karte beantragen – ohne diese internationale Kfz-Versicherung können Sie die Grenze nicht überqueren. Ebenso wichtig ist eine Reisekrankenversicherung für Auslandsreisen, die Notfallversorgung und grundlegende medizinische Leistungen abdeckt. Die Einwanderungsbehörden anderer Länder werden Ihren Antrag auf eine Aufenthaltsgenehmigung ohne eine gültige Versicherungspolice nicht berücksichtigen.

Achten Sie besonders auf Ihre Bildungsunterlagen. Wenn Sie vorhaben, in Ihrem Beruf zu arbeiten oder Ihre Ausbildung fortzusetzen, muss Ihr Diplom in der Ukraine apostilliert werden. Der Apostille-Stempel wird vom Bildungsministerium ausgestellt, und ohne ihn wird Ihr Diplom im Ausland einfach nicht anerkannt. Professionelle Apostille- und Dokumentübersetzungsdienste helfen Ihnen dabei, dies schnell und fehlerfrei zu erledigen, was besonders wichtig ist, wenn Sie sich bereits im Ausland befinden und die ukrainischen Behörden nicht persönlich aufsuchen können.

Übersetzungen: Warum Sie nicht an Qualität sparen sollten

Der häufigste Fehler ist, Dokumente von Bekannten oder unprofessionellen Diensten übersetzen zu lassen. Die Einwanderungsbehörden sind sehr akribisch, was Übersetzungen angeht: Jede Ungenauigkeit, jede Unstimmigkeit in der Terminologie oder das Fehlen eines Siegels kann ein Grund für eine Ablehnung sein.

Eine besondere Rolle spielt die Apostille. Dieser Stempel kann nur in dem Land angebracht werden, in dem das Dokument ausgestellt wurde. Das bedeutet, dass Apostillen für ukrainische Urkunden nur in der Ukraine angebracht werden können – für persönliche Dokumente beim Justizministerium, für Diplome beim Bildungsministerium und für Führungszeugnisse beim Innenministerium. Wenn Sie vor Ihrer Abreise keine Zeit dafür hatten, müssen Sie entweder zurückkehren oder die Dokumente an eine vertrauenswürdige Person in der Ukraine schicken.

Auf der Website von Visit Ukraine können Sie jederzeit eine professionelle Übersetzung und Apostille von Dokumenten bestellen. Unsere Anwälte helfen Ihnen dabei, die erforderlichen Dienstleistungen aus der Ferne in Anspruch zu nehmen, und senden die fertigen Dokumente in jedes beliebige Land.

Welche Dokumente werden für eine Aufenthaltsgenehmigung wirklich benötigt?

Die grundlegenden Dokumente sind in den meisten europäischen Ländern ähnlich, können jedoch je nach Grund für die Beantragung einer Aufenthaltsgenehmigung erheblich variieren. Die Standardliste umfasst:

● Ausländischer Reisepass – muss mindestens sechs Monate nach dem geplanten Antragsdatum gültig sein, vorzugsweise für den gesamten Zeitraum der Bearbeitung des Antrags, der bis zu einem Jahr dauern kann.

● Ein interner Reisepass ist oft als zusätzliches Ausweisdokument nützlich, insbesondere wenn Sie familiäre Bindungen nachweisen müssen.

● Heirats- und Geburtsurkunden sind für Familienzusammenführungen obligatorisch – sie müssen ebenfalls übersetzt und beglaubigt werden.

● Ein Führungszeugnis ist eines der launischsten Dokumente auf dieser Liste. Erstens muss es aktuell sein – in der Regel nicht älter als drei Monate zum Zeitpunkt der Einreichung. Zweitens benötigen Sie möglicherweise eine ähnliche Bescheinigung aus dem Land, in dem Sie in den letzten Jahren gelebt haben, wenn Sie dort gewohnt haben. Dies kommt oft überraschend für diejenigen, die beispielsweise in Polen studiert haben und dann beschlossen haben, nach Deutschland zu ziehen.

● Finanzielle Garantien sind ein weiterer wichtiger Aspekt. Viele Länder verlangen einen Nachweis, dass Sie sich ohne staatliche Unterstützung selbst versorgen können. Dies können Kontoauszüge, Einkommensbescheinigungen oder eine Bürgschaftserklärung von Verwandten oder einem Arbeitgeber sein.

● Ein Visum ist das Erste, was Sie für Ihren Umzug vorbereiten sollten, denn um eine Aufenthaltsgenehmigung zu erhalten, müssen Sie zunächst ein Langzeitvisum (in der Regel ein Visum vom Typ D) beantragen.

Möglichkeiten zur Legalisierung Ihres Status: Wählen Sie Ihre Option

Vorübergehender Schutz ist für Ukrainer nach wie vor die einfachste Möglichkeit, sich legal aufzuhalten, hat jedoch Einschränkungen. Erstens ist er nur vorübergehend, da das Programm jedes Jahr erneuert werden muss und es keine Garantie gibt, dass es nicht in einigen Jahren beendet wird. Darüber hinaus gewährt der vorübergehende Schutz in einigen Ländern kein Recht auf Familienzusammenführung oder schränkt den Zugang zu bestimmten Berufen ein. Gleichzeitig können Sie eine Aufenthaltsgenehmigung auf der Grundlage folgender Kriterien erhalten:

● Eine Anstellung ist eine der zuverlässigsten Möglichkeiten. Ein offizieller Arbeitsvertrag berechtigt Sie automatisch zu einer Arbeitsaufenthaltsgenehmigung, die leicht verlängert werden kann, wenn Sie weiter arbeiten. Viele Arbeitgeber helfen sogar bei den Formalitäten, da sie wissen, dass dies in ihrem eigenen Interesse liegt.

● Bildung öffnet nicht nur die Tür zu Wissen, sondern auch zur Legalisierung. Eine Aufenthaltsgenehmigung für Studenten berechtigt Sie dazu, eine bestimmte Anzahl von Stunden pro Woche zu arbeiten, und nach Abschluss Ihres Studiums können Sie in den meisten Ländern ein zusätzliches Jahr Zeit erhalten, um eine Stelle in Ihrem Fachgebiet zu suchen. Dies ist besonders für junge Menschen von Vorteil.

● Eine Familienzusammenführung ist möglich, wenn einer Ihrer nahen Verwandten bereits eine Aufenthaltsgenehmigung oder Staatsbürgerschaft besitzt. Allerdings gibt es einige Nuancen: Sie müssen die Echtheit der familiären Bindungen nachweisen, manchmal eine Sprachprüfung ablegen, und in einigen Ländern muss der einladende Verwandte ein ausreichendes Einkommen nachweisen, um die gesamte Familie zu versorgen.

● Unternehmertum und Investitionen sind der Weg in die Zukunft für diejenigen, die über Startkapital verfügen und ihr eigenes Unternehmen aufbauen möchten. Jedes Land legt seine eigenen Bedingungen fest: In einigen Ländern reicht es aus, ein Einzelunternehmen zu gründen und einen Umsatz nachzuweisen, während Sie in anderen Ländern Arbeitsplätze für Einheimische schaffen oder mindestens 50.000 € investieren müssen.

Weitere Informationen zu den Besonderheiten des Umzugs, den erforderlichen Dokumenten und den Legalisierungsverfahren in bestimmten Ländern finden Sie in unseren Materialien zur Auswanderung, insbesondere dazu, wie Ukrainer nach Italien, Portugal, Kroatien, Kanada, Dänemark, Frankreich, Luxemburg, Deutschland, Großbritannien, Bulgarien, Ungarn, Slowenien, Rumänien, Moldawien, Albanien, Litauen, Lettland, Estland, Montenegro, Türkei, Georgien, Finnland, Schweden, Schweiz, Österreich, Tschechien, Polen, Irland, Griechenland, Niederlande, USA, Spanien, Kasachstan, Japan, Neuseeland, Thailand, China, Kosovo sowie Zypern und Malta auswandern können.

Wie man Dokumente einreicht: online vs. offline

Die Digitalisierung der Migrationsdienste erreichte 2025 ein neues Niveau. Polen, Deutschland und die Tschechische Republik führten vollwertige elektronische Ämter ein, in denen man nicht nur einen Antrag einreichen, sondern auch dessen Bearbeitungsstatus verfolgen, zusätzliche Dokumente hochladen und sogar mit einem Sachbearbeiter chatten kann.

Allerdings gibt es auch Fallstricke. Erstens können nicht alle Arten von Aufenthaltsgenehmigungen online beantragt werden – manchmal muss man immer noch persönlich erscheinen, um biometrische Daten zu übermitteln. Zweitens sind bei Online-Anträgen die Anforderungen an die Qualität der Scans höher: Sie müssen farbig, klar und ohne abgeschnittene Ränder sein. Ein schlechtes Foto kann die Prüfung um Wochen verzögern.

Für Offline-Anträge in beliebten Städten werden Termine Monate im Voraus vergeben. Vereinbaren Sie daher einen Termin, sobald Sie Ihre Unterlagen zusammengestellt haben – warten Sie nicht auf den „perfekten Moment”. Einige Migrationsbehörden reservieren separate Termine für dringende Fälle, aber dafür fallen in der Regel zusätzliche Kosten an.

Ein wichtiges Detail: der Wohnsitznachweis. In den meisten Ländern reicht es nicht aus, einfach eine Wohnung zu mieten – Sie benötigen eine offizielle Registrierung unter der von der Gemeinde oder Polizei ausgestellten Adresse. Ohne diesen Stempel wird Ihr Antrag auf eine Aufenthaltsgenehmigung nicht einmal geprüft. Der Registrierungsprozess kann je nach Land zwischen einem Tag und mehreren Wochen dauern.

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Rechtliche Unterstützung: wenn Sie sie wirklich brauchen

Wenn Ihre Situation unkompliziert ist, können Sie die Formalitäten durchaus selbst erledigen: Sie haben einen Job oder studieren, Ihre Unterlagen sind in Ordnung, Sie haben keine Vorstrafen und keine komplizierten familiären Verhältnisse. Wenn es jedoch Komplikationen gibt – eine frühere Visumsverweigerung, eine lückenhafte Beschäftigungsgeschichte, fehlende Unterlagen – ist es besser, einen Spezialisten zu konsultieren.

Die Spezialisten von Visit Ukraine bieten professionelle Rechtsberatung zu Migrationsfragen und umfassende Unterstützung: Sie helfen bei der Vorbereitung von Dokumenten für Visa, Aufenthaltsgenehmigungen, Beschäftigung und Studium im Ausland. Ein erfahrener Anwalt überprüft nicht nur Ihre Unterlagen, sondern berät Sie auch, wie Sie Ihre Situation im günstigsten Licht darstellen können, welche Dokumente Sie zur Glaubwürdigkeit hinzufügen sollten und welche Sie besser nicht einreichen sollten, um keine unnötigen Fragen aufzuwerfen.

Praktische Tipps von denen, die diesen Weg bereits gegangen sind

Erstellen Sie ein separates E-Mail-Konto ausschließlich für den offiziellen Schriftverkehr. Verwenden Sie es nicht für soziale Netzwerke oder Newsletter – so gehen wichtige Briefe der Migrationsbehörde nicht zwischen Werbeanzeigen unter. Richten Sie Push-Benachrichtigungen für diese E-Mail auf Ihrem Smartphone ein.

Erstellen Sie einen Ordner im Cloud-Speicher (Google Drive, Dropbox) mit Scans aller Dokumente. Strukturieren Sie ihn nach Kategorien: „Persönliche Dokumente“, „Ausbildung“, „Zeugnisse“, „Finanzen“. Fügen Sie jedem Scan das Datum des Uploads und das Ablaufdatum des Dokuments hinzu.

Tragen Sie immer nicht nur die Originale, sondern auch Kopien bei sich. Es ist besser, Kopien sowohl in Papierform (für den Fall, dass Ihr Telefon keinen Akku mehr hat) als auch in elektronischer Form (für den Fall, dass Sie die Papiere verlieren) dabei zu haben.

Lernen Sie grundlegende Fachbegriffe in der Sprache Ihres Gastlandes – nicht Alltagsvokabular, sondern speziell Vokabeln im Zusammenhang mit Dokumenten und Institutionen. Begriffe wie „Personalausweis“, „Registrierung“, „Ablaufdatum“ und „Verlängerung“ werden Ihnen ständig nützlich sein.

Suchen Sie in sozialen Netzwerken und Messengern nach ukrainischen Communities, die sich Ihrer Stadt widmen. Dort werden oft die neuesten Informationen über Änderungen in den Verfahren geteilt, vertrauenswürdige Fachleute empfohlen und vor Warteschlangen bei der Migrationsbehörde gewarnt.

Ignorieren Sie nicht die kostenlosen Sprachkurse und Integrationsprogramme, die von den Kommunen angeboten werden. Erstens helfen sie Ihnen wirklich dabei, sich einzuleben. Zweitens kann ein Abschlusszertifikat solcher Kurse bei der Verlängerung Ihrer Aufenthaltsgenehmigung von Vorteil sein – es zeigt Ihre Motivation zur Integration.

Wenn Sie Probleme mit der Migrationsbehörde haben, geraten Sie nicht in Panik und streiten Sie nicht mit den Beamten. Fragen Sie ruhig, was genau das Problem ist, und verlangen Sie eine schriftliche Erklärung. Wenn Sie die Entscheidung für ungerecht halten, wenden Sie sich an das ukrainische Konsulat oder an Anwälte – diese können die Situation professionell beurteilen.

Die Beantragung einer Aufenthaltsgenehmigung in Europa ist ein Prozess, der Geduld, Liebe zum Detail und eine systematische Herangehensweise erfordert. Es gibt kein allgemeingültiges Rezept, da jedes Land seine eigenen Besonderheiten hat und jede Situation ihre eigenen Nuancen aufweist. Die Grundprinzipien sind jedoch dieselben: Beginnen Sie frühzeitig mit den Vorbereitungen, sammeln Sie Ihre Unterlagen sorgfältig, halten Sie die Fristen ein und zögern Sie nicht, die Hilfe von Fachleuten in Anspruch zu nehmen.

Zur Erinnerung! Die Einführung des Einreise-/Ausreisesystems (EES) am 12. Oktober war die bedeutendste Veränderung an den EU-Grenzen in den letzten Jahren. Die neuen Regeln sollen die Sicherheit und die Migrationskontrolle verbessern, aber die ersten Tage verliefen chaotisch – insbesondere für Ukrainer, die die Grenze zu Polen überquerten. Warteschlangen, Pannen und eine unvorbereitete Infrastruktur zeigten, dass das System noch verbessert werden muss. Lesen Sie, wie das EES derzeit funktioniert und was Reisende erwarten können.

Foto: EPA/UPG

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