Apostillizzazione dei documenti per gli ucraini nel 2025: cos'è un'apostille e perché è necessaria

L'apostille è un modulo standardizzato internazionale per la compilazione di informazioni sulla legalità di un documento. In particolare, il timbro "Apostille" viene applicato agli originali e alle copie dei documenti. Scopri di più sulle attuali modifiche nel 2025 riguardo all'apostillizzazione e chi ne ha bisogno

L'Ucraina ha regole chiare per la certificazione dei documenti ufficiali. In questo articolo ti diremo cos'è l'apostillizzazione dei documenti e chi ha bisogno di un'apostilla.

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Che cos'è un'apostilla per un documento?

Un'apostilla è un timbro speciale apposto su documenti ufficiali che certifica l'autenticità della firma, la capacità della persona che ha firmato il documento e l'autenticità del sigillo o timbro che appone il documento.

Lo scopo principale di un'apostilla è quello di legalizzare i documenti per il loro utilizzo all'estero nei paesi che hanno aderito alla Convenzione dell'Aia del 1961.

Un'apostilla è, in termini semplici, una procedura semplificata per legalizzare un documento ucraino in 112 paesi.

Un timbro apostille può essere apposto sia sul documento stesso che su un foglio separato allegato al documento.

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Apostille in Ucraina nel 2025

Nel 2023 è entrato in vigore un'ordinanza interministeriale che stabilisce regole uniformi per l'apostillizzazione in Ucraina. Il documento n. 125/209/293/139/999/5, sviluppato congiuntamente da cinque ministeri chiave - Affari Esteri, Affari Interni, Istruzione e Scienza, Finanza e Giustizia - definisce un chiaro meccanismo per la certificazione dei documenti ucraini per l'uso all'estero.

Le regole regolano in dettaglio la procedura per l'apposizione di un timbro speciale Apostille in conformità con la Convenzione dell'Aia del 5 ottobre 1961. Questo è un metodo di legalizzazione dei documenti riconosciuto a livello internazionale, che semplifica notevolmente il loro riconoscimento in altri paesi.

Aspetti chiave della procedura di apostillizzazione:

- unificazione della procedura di apostille;
- chiara definizione dell'elenco dei documenti da apostillizzare;
- stabilire standard uniformi per il marchio internazionale.

Stabilire una chiara procedura di apostillizzazione è importante per gli ucraini che lavorano, studiano o fanno affari all'estero, poiché semplifica notevolmente il processo di riconoscimento dei documenti ucraini nei paesi che sono parti della Convenzione dell'Aia.

Per ottenere un lavoro nella tua specialità all'estero, devi confermare il tuo diploma ucraino. Puoi scoprire dove i diplomi ucraini sono riconosciuti, come confermare il documento e come nostrificare un diploma straniero in Ucraina qui.

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Apostille per documenti ucraini

Spieghiamo in termini semplici quali documenti possono essere apposti con un timbro speciale - un'apostilla - e quali non possono.

Cosa può essere certificato:

- documenti dai tribunali;
- documenti dalle autorità giudiziarie, archivi statali e istituzioni penitenziarie;
- documenti di istruzione dal Ministero dell'Istruzione, scuole, università e altre istituzioni educative;
- qualsiasi cosa certificata da un notaio;
- documenti dal Ministero degli Affari Interni, compresi i certificati di buona condotta;
- documenti dal Servizio di Migrazione sulla cittadinanza e sullo stato di rifugiato;
- documenti dall'ufficio delle imposte;
- certificati rilasciati dagli uffici di stato civile: nascita o morte, matrimonio o divorzio, adozione di un bambino, cambio di nome, ecc.;
- altri documenti ufficiali rilasciati in Ucraina.

In altre parole, se hai bisogno di presentare documenti ucraini a qualsiasi istituzione ufficiale all'estero, devono essere apostillizzati. Ad esempio, se desideri ottenere un lavoro nella tua specialità e hai bisogno di presentare il tuo diploma di istruzione pertinente, il tuo diploma deve essere apostillizzato per confermare la validità del tuo documento educativo. Prima di viaggiare all'estero, ti consigliamo di apporre un'apostilla sui documenti di cui potresti avere bisogno lì.

Non puoi apporre un'apostilla su:

- passaporti;
- tessere militari;
- libretto di lavoro;
- permessi per armi;
- passaporti tecnici per auto;
- leggi e altre normative;
- corrispondenza tra istituzioni.

Le regole non si applicano ai documenti rilasciati dalle missioni diplomatiche straniere dell'Ucraina e presentati nei paesi della loro accreditamento, così come ai documenti ufficiali direttamente correlati a operazioni commerciali o doganali.

Si prega di notare! Se un documento è richiesto per un paese che non è membro della Convenzione dell'Aia, potrebbe essere necessaria un'altra modalità di certificazione - legalizzazione consolare.

Dove ottenere un'apostilla in Ucraina?

Si prega di notare che l'apostilla sui documenti ufficiali ucraini è apposta esclusivamente sul territorio dell'Ucraina. Cioè, non sarà possibile apporre un'apostilla sui documenti ucraini presso le ambasciate o i consolati ucraini all'estero.

Alcuni documenti precedentemente apostillizzati dal Ministero degli Affari Esteri sono ora certificati dal Ministero degli Affari Interni, dal Servizio Statale per la Migrazione e dal Servizio Fiscale Statale. Pertanto, è necessario capire chi appone un'apostilla su determinati documenti:

- Il Ministero degli Affari Interni appone un'apostilla sui documenti rilasciati da questo ministero e dai suoi organi territoriali, ad eccezione dei documenti relativi all'istruzione e alla scienza.
- Il Ministero dell'Istruzione e della Scienza appone un'apostilla sui documenti ufficiali rilasciati da questo Ministero, così come dai suoi organi territoriali, istituzioni educative, imprese, istituzioni e organizzazioni che forniscono servizi nel campo dell'istruzione e della scienza o svolgono altre attività correlate alla fornitura di tali servizi.
- Il Ministero della Giustizia appone un'apostilla sui documenti rilasciati dal potere giudiziario, dai tribunali, dalle istituzioni archivistiche statali, dalle autorità penitenziarie e di probation; così come sui documenti redatti da pubblici ufficiali o notai dell'Ucraina.
-Il Servizio Statale per la Migrazione appone apostille sui documenti rilasciati da questo servizio, dai suoi sottodivisioni territoriali e territoriali relativi alla migrazione.
- Il Servizio Fiscale Statale appone un'apostilla sui documenti rilasciati da questo servizio e dai suoi organi territoriali.

Il Ministero degli Affari Esteri appone un'apostilla su tutti gli altri tipi di documenti.

Quali paesi non richiedono un'apostilla?

Alcuni paesi accettano documenti senza apostilla e legalizzazione consolare.

In base alla Convenzione di Minsk del 1993, né l'apostilla né la legalizzazione consolare dei documenti ucraini è richiesta in Armenia, Kazakistan, Kirghizistan, Moldavia, Tagikistan e Uzbekistan.

Inoltre, l'Ucraina ha trattati bilaterali di assistenza legale, che annullano la necessità di apostille e legalizzazione consolare con i seguenti paesi: Bulgaria, Repubblica Ceca, Georgia, Estonia, Lettonia, Lituania, Mongolia, Macedonia del Nord, Polonia, Romania, Serbia, Slovacchia, Turchia, Vietnam e Ungheria.

Per confermare la validità dei documenti ucraini in questi paesi, potrebbe essere necessario solo una traduzione ufficiale del documento e la notarizzazione.

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